Comment le Centre de Documentation de la Région Nouvelle-Aquitaine utilise Syracuse pour diffuser de l’information personnalisée à tous les agents

 Suite à la réforme territoriale de 2015, les Régions Aquitaine, Limousin et Poitou-Charentes ont fusionné pour donner naissance à la Nouvelle-Aquitaine. Une région dont la préfecture est Bordeaux, l’une des plus grandes villes de France. La Région Nouvelle-Aquitaine réunit aujourd’hui quelque 8 500 agents répartis entre les sites administratifs de Bordeaux, Limoges et Poitiers et les lycées. Aujourd’hui, c’est donc un unique centre de documentation qui propose de l’information à l’ensemble de ces agents. “Avec une région aussi étendue, il nous fallait un outil capable d’agréger finement l’information et surtout la rendre accessible à tous” précise Catherine Pestre-Tortella, la responsable du service documentation de la Région Nouvelle-Aquitaine. 

Rationalisation et harmonisation applicative

Lors de cette fusion régionale, la Direction des Systèmes d’Information a récupéré l’ensemble du parc applicatif des 3 régions originelles, soit près de 280 applications au total, dont certaines en doublon, voire en triplon. “En ce qui concerne l’outil de gestion documentaire, nous nous sommes rendus compte, après audit, que plusieurs instances du même outil étaient installées sur plusieurs serveurs dans différents services, » indique Denis Crouzevialle, chef de projet informatique au sein de la DSI. « Engagés dans une démarche de rationalisation et d’harmonisation des applications informatiques, nous avions pour objectif de passer à une application unique plus moderne sur un serveur unique. » L’étude réalisée a montré que l’existant ne correspondait plus du tout aux besoins du centre de documentation ni aux attentes des agents, aussi bien en termes de fonctionnalités que d’ergonomie.

Vers une solution user-friendly plus puissante

“Nous souhaitions nous tourner vers un outil personnalisable offrant les mêmes possibilités qu’un moteur de recherche sur le net, précise Catherine Pestre-Tortella. Les utilisateurs exigent aujourd’hui de l’information filtrée et personnalisée. Une information, qui plus est, accessible sur tout type de terminaux, y compris en mobilité, ce qui n’était pas le cas avec notre ancien outil après 25 ans de bons et loyaux services”. In fine, c’est Syracuse d’Alfeo qui a répondu au cahier des charges dressé par l’équipe du centre de documentation et de la DSI dans le cadre d’un appel d’offres. Le projet de déploiement a la particularité d’avoir été mené en totalité en distanciel  pendant les différentes phases de confinement de l’année 2021. Ce qui n’a d’ailleurs absolument pas freiné le déroulement des opérations prévues avec une mise en ligne du portail courant juillet et l’ambition d’en faire un outil de cohésion pour tous les agents de Nouvelle-Aquitaine.

Diffusion Sélective de l’Information

L’accès au portail se fait de manière transparente grâce aux identifiants informatiques habituels de chaque agent. Et ce, grâce à une interconnexion entre la solution et l’annuaire informatique de la Région. Si les possibilités d’éditorialisation n’ont pas encore été pleinement exploitées, LaDoc’ (c’est le nom du portail) propose chaque jour une revue de presse régionale et permet aux agents de s’abonner à la DSI (Diffusion Sélective de l’information) sur les thématiques de leur choix (Agriculture, Éducation, Patrimoine, Collectivité, etc.). Ils reçoivent cette sélection par mail, peuvent définir sa périodicité et disposent d’un lien direct vers le portail pour lire l’intégralité des articles. “Nous disposons ainsi de statistiques de consultation sur lesquelles nous comptons nous appuyer pour faire évoluer les services proposés par le portail, note la responsable. Car notre ambition est de proposer aux agents de la Région le portail d’information le plus facile d’accès et le plus complet qui soit.”

Une bibliothèque numérique ciblée

Le portail propose par ailleurs un accès à la BNT, la Bibliothèque Numérique Territoriale de Cyberlibris. Et ce, grâce à un connecteur spécifique. “Il s’agit d’une sélection de livres numériques spécialement conçue pour les agents de la fonction publique, notamment pour la préparation aux concours, explique Catherine Pestre-Tortella. C’est un formidable gain pour eux, car jusqu’à présent seuls ceux situés à proximité de nos antennes pouvaient accéder à un ouvrage physique. Aujourd’hui, tous ont à leur disposition, via LaDoc’, des ouvrages numériques pour les aider dans l’évolution de leur carrière.”

Des demandes plus simples et plus rapides

Les agents peuvent également accéder à des formulaires pré-remplis en ligne pour rechercher un ouvrage ou demander de la documentation. “L’idée, c’est de faciliter l’accès à l’information pour l’utilisateur, précise Ambre Pourreau, documentaliste au sein du service Documentation de la Région Nouvelle-Aquitaine. Auparavant, les agents devaient nous envoyer un mail via une adresse générique. Aujourd’hui, tout se fait depuis le portail et tout le monde gagne du temps.”

Une entrée unique vers l’information utile

LaDoc’ n’a d’autre vocation que de fédérer toutes les ressources de la Région et de les mettre à disposition via un accès unifié. L’équipe espère même pouvoir ajouter aux contenus déjà proposés toutes les études produites en interne qui se perdent dans les placards et sur des postes de travail, alors qu’elles pourraient parfaitement intéresser certains services. Si dans la sphère publique, la culture du partage de l’information n’est pas encore vraiment ancrée, la crise sanitaire et l’essor des solutions collaboratives ont malgré tout permis de faire avancer les choses. “Nous essayons de voir grand et d’anticiper, reprend Denis Crouzevialle. C’est la raison pour laquelle, nous nous sommes dotés d’un outil comme Syracuse capable de supporter une importante volumétrie de ressources interopérables avec notre système d’information.”

Vers des vidéos à la demande

LaDoc’ étant désormais opérationnelle, les projections sur l’avenir vont désormais bon train et les pistes d’évolution se multiplient. “Nous prévoyons d’intégrer d’autres supports, notamment des vidéos, la plupart produites par des chaînes de télévision régionale en partenariat avec la Région et bien d’autres”, explique Catherine Pestre-Tortella. “Nous souhaiterions également interconnecter Syracuse avec l’environnement Microsoft utilisé au quotidien par les agents de la Région”, ajoute Denis Crouzevialle.

Veille & correspondants locaux

Mais le principal chantier du début d’année 2022 concerne la veille. “Nous faisons d’ailleurs partie d’un groupe d’utilisateurs travaillant avec l’éditeur, sous forme d’ateliers, sur le développement d’un module de veille”, continue Catherine Pestre-Tortella. “Nous avons également été sollicités par d’autres services pour valoriser et diffuser l’information les concernant. A terme, nous voulons aussi proposer à certains agents d’être les correspondants documentaires locaux afin qu’ils puissent eux aussi contribuer à l’enrichissement et à l’éditorialisation du portail.” Si l’usage de cette plateforme est encore neuf, le centre de documentation observe une réelle convergence autour du dispositif mis en œuvre . “Elle nous a d’ailleurs incontestablement permis de gagner en visibilité”, conclut la responsable.