Comment les documentalistes et les veilleurs ont-ils (télé)travaillé durant le confinement ?

Le 19/05/2020 Louise Guerre

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Durant le confinement lié à la pandémie de coronavirus (Covid-19) le télétravail s'est généralisé pour les documentalistes et les veilleurs : leur temps de travail à rarement diminué, signe que les organisations jugent ces métiers stratégiques. (Freepik)

Le confinement lié à la pandémie de coronavirus (Covid-19) a poussé nombre de documentalistes et de veilleurs à adapter leurs conditions de travail. Si les veilleurs étaient déjà familiers du télétravail, 52 % des documentalistes l'ont découvert durant cette période exceptionnelle. De nombreux documentalistes et veilleurs ont même déclaré travailler plus qu'avant : les craintes de récession économique, en face desquelles la veille et l’anticipation ont un rôle important à jouer ont davantage sollicité les veilleurs. De leur côté, les documentalistes ont profité de cette période pour approfondir leur travail et faire davantage de veille.

Ndlr : Archimag a lancé une grande enquête auprès des entreprises et des organisations publiques pour en savoir plus sur les conditions de travail de leurs collaborateurs et de leurs agents en cette période particulière. Nous en déclinons les résultats dans une série d'articles dédiés à vos différents métiers et fonctions. Cet article, dédié aux documentalistes et aux veilleurs (enquête menée en ligne par Archimag du 20 avril au 13 mai 2020 avec 365 répondants à cette date), est le quatrième de cette série. (Si vous les avez manqués, découvrez ici les trois premiers articles dédiés au confinement et au télétravail des directions métier et commerciales, au confinement et au télétravail des archivistes et au confinement et au télétravail des bibliothécaires).

Avec la fermeture des centres de documentation dès le 14 mars dernier, puis le confinement généralisé le 17 mars, le télétravail s’est généralisé pour les documentalistes et les veilleurs. 15 % seulement des documentalistes ont vu leur temps de travail diminuer et 0 % des veilleurs, signes que les organisations et les entreprises jugent ces deux métiers stratégiques.

Un bémol pour la mise en oeuvre : 19 % des documentalistes et des veilleurs estiment que leur organisation était déjà entièrement prête pour le télétravail, et 45 % en partie seulement.

Le télétravail : une nouveauté pour un documentaliste - veilleur sur deux

Le télétravail est moins une découverte pour les documentalistes et les veilleurs que pour les archivistes ou les bibliothécaires, davantage obligés d’être sur place du fait des documents physiques et de l’accueil de public.

Néanmoins, ce qui était inexistant ou ponctuel est devenu possible avec le confinement : beaucoup se sont aperçu qu'il était possible de travailler à distance et le management constate que cela fonctionne.

Au final, 95 % des documentalistes et des veilleurs souhaitent poursuivre le télétravail, si possible en moyenne 2 jours par semaine. Une petite minorité d'entre eux est contre, par goût personnel ou parce que leur environnement de travail à domicile n'est pas adapté.

Accès aux espaces de travail numériques de l’entreprise

Au bout de quelques jours de confinement, tout au plus, 81 % des documentalistes et des veilleurs ont pu bénéficier d'un accès direct aux espaces de travail numériques de leur organisation. 12 % ont récupéré leurs dossiers sur leur lieu de travail ou des fichiers sur une clé USB. Certains ont disposé d'un accès mais seulement à des horaires imposés. En revanche, 98 % des documentalistes et des veilleurs ont déclaré utiliser leur messagerie habituelle sans aucun problème.

Une charge de travail qui a augmenté

15 % seulement des documentalistes et des veilleurs déclarent que leurs tâches ont beaucoup changé, ce qui est bien moindre que les archivistes et bibliothécaires, lesquels ont été obligés de réinventer leur métier du fait de la distance.

En revanche, la charge de travail a augmenté pour 32 % des documentalistes et 63 % des veilleurs, qui ont dû répondre à une demande plus forte. Seuls 1/4 des répondants ont trouvé plus de temps pour s’informer, rechercher de l’information, faire de la veille ou gérer des projets.

Certains des documentalistes et des veilleurs qui ont répondu à notre enquête ont profité de cette période exceptionnelle pour revisiter leurs tâches et leurs méthodes de travail. Nous avons reçu beaucoup de témoignages en ce sens.

Généraliser le numérique et engager les outils collaboratifs

La grande tendance est de consacrer plus de temps au numérique, bien sûr, en mettant davantage de contenus à disposition, en mettant à jour les sites internet ou intranet ; et de supprimer au maximum le papier une fois de retour au bureau. Beaucoup de documentalistes et de veilleurs ont profité du confinement et du télétravail pour réfléchir, revoir l’offre de services et même radicalement la remettre en cause. Les avis vont vers une diversification autant que vers une augmentation des services proposés.

Autre tendance : une volonté de mettre en place des outils collaboratifs, aussi bien pour la veille que pour le travail d’équipe ou les échanges avec les autres services de l’organisation.

Et enfin, la recherche de contenus vidéo à proposer, pour diversifier aussi les formats a été également une tendance observée. Tous ces projets, dites vous, ont vocation à se poursuivre après le déconfinement.

Un équipement à la maison conforme à la moyenne

Sur l’environnement de travail à la maison, 85 % des documentalistes et des veilleurs sont équipés d’un ordinateur portable, et 17 % d’un ordinateur fixe.

Certains disposent d’une imprimante (22 %) ou d’un scanner (15 %) et utilisent la signature électronique (9 %).

Néanmoins, 10 % des répondants se plaignent de l’absence de possibilité de valider ou signer des bons de commande électroniquement.

Comment communiquez-vous ? Le raz de marée des conf' et vidéo call

Sans surprise, les conf' call et les réunions vidéo ont été plébiscitées pendant le confinement, et 88 % des documentalistes et des veilleurs les pratiquent plus qu’avant ; c’est un vrai raz-de-marée !

Le changement vient également autour des intranets, qui trouvent encore plus leur utilité (71 % des documentalistes et des veilleurs l’utilisent davantage) ou encore des modes de partage et de collaboration autour des informations et des documents (84 % le pratiquent davantage qu’avant !) Là aussi, les pratiques vont perdurer.

Les inconvénients : vous êtes loin de vos collègues !

42 % des documentalistes constatent que leurs collègues leur manquent ; c’est presque autant que les bibliothécaires. En revanche, les veilleurs sont seulement 25 % à le constater.

Pour près d’1/3 des documentalistes et des veilleurs, le deuxième inconvénient est l’absence de frontière entre vie professionnelle et vie personnelle. Puis le fait de ne pas disposer à la maison d’un lieu de travail adapté. Un petit quart des répondants se plaint de problèmes de connexion internet et d’outils non adaptés.

Mais vous pouvez vous organiser comme vous voulez

Avant le confinement, beaucoup déclaraient déjà être plus efficaces en télétravail. On comprend ici pourquoi avec tous les avantages listés, dans l’ordre d’importance :

"j’organise mon temps comme je veux" : 50 à 60 % ;
"je suis moins dérangé", "je peux enfin travailler au calme", "j’ai davantage de temps pour réfléchir" : 40 % ;
"je travaille mieux", "je travaille plus vite", "je suis plus autonome” : 20 %.