La ville de Morges sécurise ses messageries

Morges, municipalité du canton de Vaud, en Suisse, s’est associée à Arkheos afin de sécuriser l’archivage des messageries électroniques de tous ses collaborateurs. Elle utilise désormais la solution d’archivage électronique Saark de cet éditeur.

PUBLI-INFO. Le PowerPoint de présentation d’un nouveau service ? Cela représente (au bas mot) 25 e-mails de 5 mégaoctets abondamment relayés avant le lancement ? Les cartes du cadastre partagées avec certaines institutions ? Comptez quelques dizaines d’e-mails de 6 ou 7 mégaoctets par semaine... Et c’est sans parler des vidéos, des PDF, des maquettes numériques et des fichiers de CAO, toujours plus volumineux...

À Morges, petite ville aux abords du lac Léman (environ 16 000 habitants), « le volume des documents que nous recevons tous les jours croit de façon exponentielle », explique Philippe Broccard, chef du service informatique, qui gère toutes les infrastructures et les postes de travail de près de 350 collaborateurs. « Nous sommes équipés de plus en plus de terminaux – tablettes, smartphones... – qui permettent de prendre des images haute résolution. Nous avons aussi de plus en plus tendance à envoyer ces images à nos contacts sans prendre le temps de les compresser. Et plus grave pour nos chers serveurs, les utilisateurs font moins de tri dans leurs messageries et ont tendance à tout conserver ! »

Archivage sécurisé

Face à cette situation, et pour éviter d’avoir à multiplier les investissements dans les serveurs et autres disques flash, la DSI de la ville de Morges se devait de réagir, soit en plafonnant les capacités des boîtes de ses utilisateurs, soit en déployant un nouveau système d’archivage électronique en mesure d’offrir une alternative centralisée et sécurisée aux multiples sauvegardes locales des collaborateurs. Elle a opté pour cette deuxième solution, quelques mois seulement après avoir migré tous ses comptes de messagerie vers Microsoft Exchange Server 2010, et installé le système d’exploitation Windows 7 sur tous les terminaux. « Au-delà de notre souhait d’optimiser le stockage des e-mails, nous avions besoin d’une solution nous permettant de conserver certains documents faisant office de pièce légale, spécifiquement dans le domaine comptable par exemple », indique Philippe Broccard.

Entre autres bénéfices, la plate-forme d’archivage SAARK, développée avec une base de données open source, est équipée d’un outil très performant de migration des archives (ArkMig), d’une solution d’optimisation du stockage (ArkStore) et d’une console d’administration de l’archivage des e-mails (ArkMail). « L’interface utilisateur est très ergonomique et facile à prendre en mains », relève le DSI.

En termes de gestion, les pièces jointes adressées à plusieurs utilisateurs « sont dédoublonnées et archivées en mode centralisé, ce qui permet d’optimiser le stockage », poursuit-il. Les utilisateurs, eux, ne perdent pas au change : « Chaque pièce archivée est remplacée par un raccourci, qui pointe vers son archive sur SAARK. »

À ce jour, la ville de Morges a déjà opté pour un archivage automatique (et transparent) de tous les e-mails conservés plus de 15 jours par chacun de ses collaborateurs (la base PostgreSQL associée pèse plus de 130 gigaoctets). Et prochainement, elle pourrait faire appel à Arkheos pour se procurer, également, un système d’archivage des fichiers bureautiques. 

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