Ged transversale : au carrefour des contenus

En ces temps de dématérialisation à tous crins, les plateformes de Ged transversales ont une vocation essentielle : fédérer, tracer et diffuser l’ensemble des contenus électroniques créés en interne ou sur le web.

Les notions de « flux tendus », très appréciées des industriels et logisticiens, s’appliquent désormais aussi aux systèmes d’information. Dans la continuité des Ged historiques (Gestion électronique des documents), les nouvelles plateformes de Ged transversales, et les « content services », ont en effet pour objet de réduire à la portion congrue les délais de transmission des informations entre toutes les solutions et les services en ligne utilisés par les collaborateurs.

« Avec la Ged transverse, nous connectons un ensemble de logiciels à un repository Alfresco », précise Jean-François Donikian, président de l’intégrateur français StarXpert (partenaire d’Alfresco et spécialiste de la dématérialisation). « Les documents et les données générés par les logiciels sont automatiquement déversés dans cet entrepôt, de sorte à simplifier et faciliter les recherches dans tous les documents. Les entreprises utilisatrices, incitées à dématérialiser le plus possible les documents qu’elles produisent, peuvent aussi s’appuyer sur la Ged transverse afin de stocker et de partager les documents produits ».

Fédérer les contenus éparpillés dans les silos

En opposition aux silos documentaires isolés, « la Ged transverse permet de capitaliser un ensemble de documents (RH, finance, bons de transport...) et éventuellement de préparer leur archivage intermédiaire ou définitif », ajoute Éric Le Garec, cofondateur de la société de services BlueXML, experte des projets liés à la gestion de contenu. « L’important n’est pas de stocker tous les documents en un lieu unique, mais plutôt d’offrir aux utilisateurs une vision transversale sur toute l’information disponible ».

Pour cela, les éditeurs de solutions de Ged transverse, loin de transformer leurs solutions en datawarehouses (entrepôts de données), multiplient les fonctionnalités permettant d’indexer et de fédérer des contenus diversifiés, partout où ils se trouvent. Parmi les évolutions notables introduites récemment, Alain Escaffre, responsable de l’offre produit chez Nuxeo, cite l’extraction plein texte et l’indexation des métadonnées associées à chaque fichier. Il ajoute que Nuxeo s’est doté d’outils permettant de faire s’exécuter des processus métier à partir de contenus créés et stockés sur des clouds comme Dropbox.

Avec la nouvelle version de sa plateforme d’ECM, M-Files 2018, l’éditeur M-Files se félicite quant à lui d’éviter aux entreprises « la mise en œuvre de projets complexes et coûteux de migration de données ». Il met l’accent sur « la gestion des métadonnées intelligentes », en arguant de la nécessité de créer des connexions avec les systèmes externes. Le principal bénéfice réside dans la possibilité d’utiliser ces métadonnées pour enrichir l’information stockée dans les systèmes externes : « Par exemple, les documents placés dans un dossier réseau ou un système SharePoint peuvent être classés par type (contrat, proposition...) et rapprochés d’autres objets d’entreprise importants, comme un compte client dans l’application Salesforce ou encore un projet dans un système de gestion intégrée (ERP) », justifie l’éditeur.

Fluidifier l’exécution des processus

Dans ce nouveau contexte, « la qualité des interfaces de programmation (API) et des connecteurs », permettant de relier la plateforme de « content services » à des applicatifs externes, « est essentielle », selon Alain Escaffre. Il en va de même de la capacité de la plateforme « à tenir la charge » (dans certaines entreprises, Nuxeo Platform traite jusqu’à 6 000 requêtes par seconde), à restituer les données sur des architectures tierces, à extraire et analyser les informations importantes, ou encore à capter automatiquement les événements signalés dans les logiciels métier pour adresser sans tarder des notifications aux utilisateurs de la plateforme.

L’évolution, déjà palpable dans les entreprises, est aujourd’hui au cœur de toutes les attentions dans le secteur public, où le mouvement de transition numérique aurait fait exploser le volume de données à traiter. Les collectivités concernées traitent « de plus en plus de contenus électroniques et se confrontent à des problématiques de lieux de stockage et d’archivage des documents adaptés aux nouveaux e-process qui sont déployés », écrivait en 2017 la société de services Sollan, intégrateur et éditeur de solutions de gestion d’information et de contenus numériques. « Les collectivités voient bien l’intérêt de bénéficier d’une Ged transverse en surcouche de leurs Ged métier (finance, juridique, RH, commande publique…), car en mutualisant les besoins de Ged des différents services dans un outil commun, la circulation des documents est facilitée entre les processus qui les utilisent ».

Avec la Ged transverse, les éditeurs font plus que jamais évoluer la notion de « document », qui ne correspond plus aux seuls fichiers. Que l’on parle d’une demande de congé, d’une note de frais ou bien d’une réponse à un appel d’offres, « le document est souvent avant tout le résultat du traitement d’un processus », souligne aujourd’hui Paul Terray, consulting manager chez Sollan. « Il est porteur de beaucoup de données qui vont permettre aux processus internes de s’articuler. À condition que la plateforme sache stocker, gérer et faire circuler les données ». D’après ce spécialiste, c’est ce qui explique le regain d’attention des collectivités et administrations pour la Ged transverse : « Elles veulent s’assurer que les documents, qui constituent des justificatifs de leurs activités, sont bien archivés. Elles cherchent aussi à améliorer la gouvernance de toutes les informations liées, qu’il faut savoir suivre, rechercher et mobiliser dans le cadre des processus des différents métiers ».

+ repères

Trois questions à William Bailhache, vice-président EMEA Sud de l’éditeur Alfresco, racheté en février 2018 par le fonds Thomas H. Lee Partners.

Qu’est-ce que la Ged transverse ?

L’expression a fait son apparition dans les discours marketing des éditeurs il y a déjà quelques années. Elle reflète l’évolution des systèmes de Ged (ECM, en anglais), qui n’ont plus grand-chose à voir avec leurs ancêtres historiques. À l’origine, les solutions de gestion de documents apportaient peu de valeur ajoutée et fonctionnaient surtout comme des espaces de stockage centralisés. Des espaces vers lesquels pointaient de multiples portails web. Mais aujourd’hui, les entreprises utilisent les documents de façon bien plus éclatée. La Ged doit donc interopérer avec de plus en plus d’applications métier, mais aussi avec les « nouveaux » silos du cloud, tels Salesforce.com ou Concur...

Quels sont les nouveaux objectifs ?

L’objectif n’est plus de forcer la centralisation des contenus. Il s’agit de faire en sorte que ces contenus puissent en permanence être mis à disposition là où ils sont consommés. On parle d’ailleurs moins de Ged transverse que de plateformes de « content services », permettant d’exposer les contenus dans divers contextes applicatifs et de leur appliquer les traitements souhaités par l’entreprise. Par exemple en termes d’archivage ou de protection des données personnelles.

Quelles sont les réponses d’Alfresco ?

Notre plateforme Alfresco Digital, lancée l’an dernier, permet aux entreprises d’établir des liens entre tous les clouds qu’elles utilisent déjà et pourraient utiliser à l’avenir (les standards ouverts privilégiés par Alfresco, pionnier des microservices, facilitent les intégrations de services tiers). Elle est par exemple dotée de connecteurs bidirectionnels, qui facilitent l’utilisation d’Alfresco dans Salesforce pour tout ce qui a trait à la gestion de contenus. Ces connecteurs facilitent aussi l’intégration, dans Salesforce, de contenus provenant d’autres univers applicatifs.