Pourquoi est-il préférable de dématérialiser et d'automatiser les processus métiers ? Quels en sont les avantages ?

Le 01/12/2020 (Mis à jour le 26/01/2024 ) communiqué

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Selon plusieurs études, les initiatives du type DPA (Digital Process Automation) ou BPM (Business Process Management) sont efficaces dans 73% des cas. (Fotolia)

La crise que nous traversons met encore plus en évidence l’importance de la dématérialisation et de l’automatisation des flux et processus de l’entreprise. La digitalisation n’est plus un luxe mais une nécessité et les dirigeants d’entreprises sont bien conscients qu’ils doivent accélérer leur transformation sous peine de se retrouver dans l’impasse. La question n’est donc plus de savoir s’il est judicieux de dématérialiser et d’automatiser les processus métiers, mais plutôt comment le faire et par quoi commencer.

Toutes les études récentes, en particulier celles réalisées récemment par Gartner et IDC, démontrent que non seulement l’automatisation des processus métiers est devenue la 1ère priorité de 69% des dirigeants d’entreprises, mais que dans 73% des cas, des initiatives du type DPA (Digital Process Automation) ou BPM (Business Process Management) ont prouvé leur efficacité :

Amélioration de la productivité, en supprimant le papier et les tâches manuelles et chronophages
Qualité de travail et meilleur engagement des collaborateurs, en simplifiant l’accès à l’information et en accélérant les prises de décisions
Conformité et traçabilité du processus, puisqu’on sait à tout moment ce qui a été fait, par qui, quand et ce qui reste à faire
Continuité de service en période de crise
Simplicité de pilotage grâce aux indicateurs accessibles en temps-réel.

Quels sont les prérequis à avoir en tête avant de se lancer dans de tels projets ?

Si la digitalisation permet aux entreprises de s’affranchir des tâches « manuelles et chronophages » pour « renforcer leur intelligence collective » et viser « l’excellence opérationnelle », dans les faits elles ne sont pas toujours bien préparées.

Pour les aider dans leurs démarches, Avanteam, éditeur spécialisé dans la gestion de documents (ECM) et processus métiers (DPA/BPM), a publié un livre blanc intitulé « 10 conseils pour réussir son projet de digitalisation des processus métiers ». Ces recommandations, largement détaillées dans le document, s’appuient sur les 15 années d’expérience des chefs de projets et consultants de l’entreprise et sont autant de prérequis nécessaires à la réussite d’un projet de dématérialisation et d’automatisation :

Faire une étude d’opportunité (en s’appuyant, par exemple, sur la matrice présentée ci-après)
Définir le cadre de son projet
S’organiser en mode projet
Voir grand mais commencer petit
Impliquer les utilisateurs
Ne pas sous-estimer l’intégration à son système d’information
Rester pragmatique
Choisir une solution transversale
Ne pas oublier la mobilité
Activer tous les leviers.

Vous pouvez vous inspirer de cette matrice pour sélectionner les processus les plus aptes à être automatisés en priorité. Comment procéder ?

Remplissez et personnalisez le tableau ci-dessus avec vos processus cibles et critères business
Positionnez les processus sur le tableau suivant selon les notes obtenues

Se faire accompagner à toutes les étapes du projet

Après la validation des prérequis vient le temps du passage à l’acte ! Plusieurs étapes clés, présentées dans le schéma ci-après, sont indispensables à la bonne gestion de tout projet de dématérialisation et d’automatisation.

Pour se faire aider, les entreprises peuvent s’entourer d’experts du secteur, d’autant plus qu’il existe beaucoup d’éditeurs, d’intégrateurs et de cabinets conseils dans le domaine.

« Une fois votre processus cible identifié, faites des recherches et comparez les solutions potentielles selon une grille fonctionnelle, technique et budgétaire pré établie et précise. Il faut ensuite benchmarker les trois solutions retenues en short-list et ne pas hésiter à les tester via un POC (Proof Of Concept). Des visites clients sont également un excellent moyen de s’assurer de la qualité des produits et des services du partenaire potentiel. D’autant plus que ce sont aussi des occasions privilégiées pour s’enrichir de leurs retours d’expérience, y compris en termes d’organisation et du management de projet. », recommande Richard Garcia, Directeur de projets chez Avanteam.

Une réponse concrète aux besoins des entreprises

« Pour bien choisir le bon partenaire qui les accompagnera dans leur projet de dématérialisation GED/BPM/DPA, les entreprises doivent non seulement choisir la bonne solution, mais aussi le prestataire ayant la bonne expertise métier » précise Mickaël Vandamme, Directeur Customer Success.

En la matière, Avanteam dispose en effet des solutions technologiques modernes et des compétences métiers et sectorielles largement éprouvées.

Fondée en 2003, la société édite une suite logicielle de gestion intelligente des documents et processus métiers, utilisée à ce jour par plus de 580 clients en Europe, dont 25% du CAC 40 en France. Avec une mission claire : aider ses clients à accélérer leur digitalisation pour gagner en agilité et en conformité, réduire les risques, renforcer leur intelligence collective et développer leurs avantages concurrentiels.

Pour ce faire, Avanteam s’appuie sur 3 leviers décisifs :

Une plateforme GED et BPM moderne, capable d’adresser en un temps record et en mode agile les différents besoins du métier ;
Un catalogue d’applications prêtes à l’emploi (qualité, risque, achats, factures fournisseurs, courriers, ressources humaines, juridique, projets, marketing, commercial et service client) ;
Une équipe d’experts, maîtrisant parfaitement les enjeux techniques et business de ses clients et capable de s’engager totalement dans la réussite de leurs projets.

Avanteam affiche d’ailleurs un taux de satisfaction clients de 92 % et une croissance à deux chiffres depuis de nombreuses années.

Une implication qui fait toute la différence

Avanteam se distingue surtout par sa volonté de démocratiser l’automatisation des processus métiers dans les entreprises. Ainsi, au-delà de son catalogue d’applications prêts à l’emploi, l’entreprise propose une vraie plateforme de digitalisation des processus accessible aux utilisateurs métiers. Finis les développements lourds et onéreux !

« Avec Avanteam Process Studio, les responsables fonctionnels au même titre que les experts techniques peuvent modéliser et automatiser en un temps record leurs processus métiers. C’est la garantie pour l’entreprise que l’application s’adaptera rapidement aux changements organisationnels ou demandes fonctionnelles des utilisateurs, et ceci sans coût de développement supplémentaire et sans sollicitation des équipes informatiques internes », conclut Mehrad Rushenas, Directeur Général d’Avanteam.