Facture électronique : les entreprises entre défis et interrogations

Cette enquête DocuWare/Archimag confirme que 46% des organisations interrogées abordent cette réforme avec inquiétude et avouent ne pas savoir par où commencer. 6% se disent même totalement perdues et ne cachent pas leur inquiétude. Des questions se posent, en effet, sur la compatibilité de leur système informatique avec les différents schémas de facturation électronique, mais aussi sur : 

• l’investissement dans de nouveaux outils et le choix de la plateforme,
• l’interlocuteur à privilégier pour initier ce projet de transformation,
• la formation du personnel et l’accompagnement au changement, 
• la sécurité des données (en particulier lorsqu'il s'agit de transférer des informations financières sensibles via des plateformes électroniques),
• la conformité (et les sanctions qui pourraient être appliquées en cas de contrôle),
• les coûts que cette transition implique.  

Un manque de compréhension et de clarté

Si ces inquiétudes émergent, c’est avant tout parce que le vocabulaire engendré par cette réforme n’est absolument pas maîtrisé, y compris par les organisations qui disent aborder cette question avec sérénité. Ainsi, 45% des entreprises interrogées disent ne pas maîtriser l’ensemble du vocabulaire (OD, PDP, PPF, schéma en Y, etc.) et des enjeux techniques de cette réforme. 52% avouent même ne pas connaître la différence entre un OD (opérateur de dématérialisation) et une PDP (plateforme de dématérialisation partenaire). Un important travail d’éducation reste donc à faire. 

Les entreprises, dans l’attente…

Conséquence de cette méconnaissance et de cette complexité, 55% des organisations reconnaissent ne pas avoir entrepris d’actions spécifiques pour se mettre en conformité avec cette réforme. Or, le temps presse… Mais pour ces dernières (uniquement des TPE/PME), aucune action concrète ne sera menée dans l’année. Elles atteindront 2025 pour se mettre au diapason de la facture électronique et engager des dépenses en ce sens. 

Une mise en conformité au ralenti 

Celles qui ont enclenché des actions n’en sont cependant qu’au stade du lancement de projet (pour 58% d’entre elles). Un quart disent avoir initié des démarches pour accompagner au mieux ce nouveau processus et 17% avouent être en train de benchmarker les différentes solutions du marché. Logiquement donc, près de deux organisations sur trois ne savent pas encore quelle plateforme elles choisiront pour se mettre en conformité avec la réforme. Et pour celles qui ont déjà fait leur choix, 23% indiquent qu’elles opteront pour un OD (Opérateur de dématérialisation) et 15% pour une PDP (Plateforme de dématérialisation partenaire). Notez que c’est en grande majorité la Direction Générale ou le service Achats/Finances qui porte le projet (plus de deux tiers des cas). 

Une transformation digitale à compléter

Vécue certainement comme une contrainte, cette adoption de la facture électronique se fait de manière isolée et cloisonnée. En effet, pour la majorité des organisations (69%), seul le processus de facturation sera digitalisé. Moins d’une organisation sur quatre (23%) pense profiter de cette réforme pour digitaliser d’autres processus et moderniser leur fonctionnement. 

Beaucoup reste d’ailleurs à faire en matière de digitalisation au sein des entreprises interrogées. 50% d’entre elles avouent ne pas encore disposer de solution de dématérialisation de factures. Et pour celles qui en sont dotées, dans 55% des cas, la solution n’est pas interfacée avec l’ERP. Par ailleurs, dans 60% des cas, aucun workflow de validation n’est paramétré. Quant à la signature électronique, elle n’est présente et opérationnelle que dans 45% des cas. 

Pourquoi faut-il se préparer dès maintenant ?

Les résultats de cette enquête le confirment, la transition vers la facturation électronique obligatoire représente un défi complexe pour de nombreuses entreprises, nécessitant des ajustements importants sur le plan technologique, réglementaire et organisationnel. Pour réussir cette transition, les entreprises doivent anticiper ces défis et prendre des mesures proactives pour s'y préparer, en investissant dans des technologies appropriées, en collaborant étroitement avec leurs partenaires et en accompagnant leurs collaborateurs. 

La conduite du changement doit, en effet, être rapidement appréhendée, car cette réforme touche non seulement l’entreprise et ses processus, mais a aussi un impact fort sur ses relations avec ses fournisseurs et ses clients. Comment les organisations prévoient-elles de soutenir leurs collaborateurs et leurs parties prenantes dans cette transition vers la facturation électronique ? Dans la majorité des cas, par des sessions de coaching et de formation, et par de simples opérations de communication. 

Anticiper pour plus de sérénité et d’efficacité

In fine, bien que la mise en place de la facture électronique puisse être initialement laborieuse, les entreprises qui s’emparent dès maintenant de la question peuvent bénéficier de gains significatifs en termes d'efficacité opérationnelle, de conformité réglementaire et de réduction des coûts à long terme. Ainsi, 25% des organisations sondées prévoient l’implémentation complète de la facture électronique d’ici 6 mois, 35% pensent être prêtes dans moins d’un an et 40% dans plus d’un an. 

Notre conseil : n’attendez pas le dernier moment pour vous mettre en conformité !