CotraSTPA : réseau d’ateliers de numérisation de documents

Le réseau CotraSTPA (Cotranet et Secteur du Travail Protégé et Adapté) réunit différents ateliers de numérisation créés au sein de structures d’aide et d’inclusion par le travail pour des personnes en situation de handicap ou fragilisées (ESAT, EA, EI). Ces ateliers s’appuient tous sur le même socle technique fourni par la société Cotranet, éditeur de solutions documentaires basé à Grenoble.

Née d’une collaboration réussie sur un projet de numérisation entre un ESAT et un client Cotranet, son PDG, Christophe Mathevet, décide de créer en 2016, dans le cadre de sa volonté de démarche RSE, l’offre CotraSTPA permettant d’accompagner les ESAT/EA et EI sur le développement d’une activité de numérisation de documents.

Une solution sur mesure et facile à utiliser

Une offre structurée permet de fournir aux ateliers un outil facile à utiliser, adapté aux besoins d’une chaîne de production documentaire, et permettant d'automatiser certaines tâches afin d'obtenir des opérateurs une productivité et une qualité constantes. Fonctionnant en mode SaaS, cette solution n’a cessé d’évoluer au fil des ans.

Un accompagnement dédié

En parallèle, Cotranet met en place une démarche d’accompagnement opérationnel, en proposant aux ateliers des forma- tions au métier, au marché, à l’état de l’art, aux normes, et à l’organisation de l’atelier. Les consultants Cotranet interviennent également en assis- tant les ateliers sur la qualification, le chiffrage, la mise en œuvre et le pilotage de leurs projets clients.

Priorité à la qualité et à la traçabilité

À chaque projet est associé une phase de cadrage, une phase test et une validation des règles de ges- tion avant de lancer la production. malies. Les ateliers de numérisation membres du réseau CotraSTPA doivent s’engager par une charte qualité, sécurité et confidentialité de leurs personnels. Un intranet de suivi de production permet au client de suivre en temps réel le chantier.

Une démarche qui séduit des donneurs d’ordre

Apportant un niveau de services et une qualité de réalisation identiques à celles des entreprises spécialisées du marché, le réseau CotraSTPA est de plus en plus sollicité par les donneurs d’ordre. En 4 ans, de nombreux projets ont été réalisés pour des clients aussi variés que des constructeurs, des banques, des organismes publics, des bailleurs sociaux, des centres de R&D ou encore des sociétés de services.

Une infrastructure en mode SaaS dédiée à la production numérique en atelier

La solution technique fonctionne en mode SaaS et relie les ateliers de numérisation à l’infrastructure Cotranet. Une fois les documents préparés et numérisés, leur stoc- kage se fait en temps réel au sein d’un coffre client dédié et sécurisé du Data center. Les traitements sont ensuite réalisés par Cotranet (OCR, LAD, etc.) et par les ateliers (Indexation, contrôle qualité) avant d’exporter les documents vers le client via un serveur de fichiers FTP ou un support externe crypté.

Cotranet, éditeur et intégrateur en solution de gestion documentaire

Créé en 1999, Cotranet possède 4 niveaux d’expertise :

• Logiciel GED : 20 ans de projets avec la solution COTRANET, plus de 25 000 utilisateurs finaux (Casino, Engie, CSA Belgique, Hôpitaux Privés de Metz, collectivités, etc.).
• Dématérialisation de documents : analyse, mise en place et exploitation de nombreux projets d’applications docu- mentaires.
• Solutions métiers : dossiers RH, BDES, dématérialisation de factures, GEC, etc.
• Hébergement : DataCenter situé en France, labellisé ASIP pour les données de santé.
   

Quelques membres du réseau CotraSTPA

Le groupe Document’hom (siège à Orléans) comprend 3 Entreprises Adaptées situées en centre Loire et 1 en création en Île-de-France. Documenthom est spécia- lisé depuis 2012 en gestion administrative et solutions d’éditique pour les Entreprises. C’est le plus important par- tenaire du réseau Cotra STPA avec plus de 60 opérateurs. Parmi ses nombreuses références, il dématérialise depuis 5 ans les dossiers salariés d’une grande multinationale, soit 500 000 dossiers répartis sur 60 pays à ce jour.

L’Esat Le Roitelet, géré par l’Association des Papillons blancs, est situé à Tourcoing et emploie 230 travailleurs en situation de handicap. Ses activités tertiaires sont l’imprimerie, la repro- graphie, la saisie de données et la numérisation. Disposant d’un atelier de 10 opérateurs de numérisation, l’atelier vient de numériser, après la gestion du courrier d’un organisme public, les 80000 registres de la Chambre des Métiers et de l’Artisanat des Hauts de France, en mutualisation avec l’EA Document’hom de Chartres.

L’Esat Denis Cordonnier est implanté dans la banlieue lyonnaise, à Dardilly. C’est un des plus gros ESAT de France et il propose une dizaine d’activités (salle blanche, câblage, logistique, etc.). La création de l’atelier de numérisation remonte à 2007 (un des pionniers) et comprend à ce jour plus de 25 opérateurs. Fort d’une expertise éprouvée il gère en parallèle plusieurs projets dont actuellement la numérisation des documents R&D d’un important groupe chimiste, représentant 1300 ML d’archives.

L’Entreprise Adaptée, Citad’Ailes, créée en 2015, est basée à Palaiseau en Essonne. Elle répond à toutes demandes dans le secteur tertiaire, en présentiel ou à distance : Gestion du courrier, Numérisation de Document, GED, Secrétariat, Assistanat. Dotée de scanners professionnels comme tous les membres du réseau CotraSTPA, Citad’Ailes numérise en ce moment 1200 dossiers collaborateurs d’une société de services avec 5 travailleurs en situation de handicap. 

L’EA Cap Sud Valorisation est localisée près de Perpignan. Spécialisée dans le recyclage de documents et la destruction certifiée (Franchise Elise) elle a créé un atelier de numérisa- tion complémentaire à sa première activité. La société intervient sur toute la région Occitanie et peut créer si be- soin un groupement de moyens avec 2 autres ESAT régionaux membres de CotraSTPA, représentant plus de 20 opérateurs de numérisation. Elle numérise actuellement les dossiers techniques d’une filiale d’une compagnie aérienne.

L’Entreprise d’insertion CAP Revivre est située à Colombelles, à côté de Caen. Elle dispose de plusieurs activités (bâtiment, espaces verts, propreté, etc.). Voulant se diversifier sur l’activité numérisation, elle a choisi la solution proposée par CotraSTPA et devient le nouveau et douzième atelier de numérisation du réseau. Avant de démarrer prochainement un premier projet client, l’atelier de numérisation, composé de 5 opérateurs et d’une monitrice, est en cours de numérisation des dossiers RH de l’Association.

Alain CHAMBON
Responsable du réseau CotraSTPA Le réseau CotraSTPA dispose de 12 ateliers de numérisation répartis sur tout le territoire et totalisant plus de 180 opérateurs de préparation, de numérisation et d’indexation de documents, et 25 scanners professionnels. Nos projets actuels sont orientés en majorité sur la numérisation des archives mortes ou vivantes. Dès 2021, CotraSTPA développera la gestion des flux en lançant deux offres portées par nos solutions documentaires : la gestion électronique du courrier et la dématérialisation de factures fournisseurs. Notre réseau continue de s’agrandir, avec notamment de nouveaux ateliers de numérisation. Notre ambition est d’atteindre + de 20 ateliers à terme.