Gestion de projet : quel logiciel ou application choisir ?

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122 millions de dollars. C’est la somme que gaspillent les entreprises du monde entier pour chaque milliard dépensé sur des projets, en raison de mauvaises pratiques de gestion de projet (1). Soit 12,2 % des sommes investies !

Pour aider les professionnels, l’offre de logiciels et d’applications de gestion du projet est variée. Nombreux sont les éditeurs à avoir identifié la gestion de projet comme un marché porteur, et ce à juste titre puisqu’il concerne tous les types d’organisations, de la PME au grand compte, et tous les secteurs d’activité.

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Imaginez : selon le Transparency Market Research, le marché mondial des logiciels de gestion de projet en ligne passera de 2,74 milliards de dollars en 2016 à 6 milliards de dollars en 2025.

« La gestion de projet dans les PME en France », la dernière enquête en date réalisée sur ce sujet en 2018 par Capterra, révélait d’ailleurs que 65 % des PME utilisaient déjà un ou plusieurs outils de gestion de projet.

Les défis de la gestion de projet

Rares sont les entreprises qui ne sont pas confrontées aux défis d’une bonne gestion de projet, qui s’avèrent nombreux.

L’enquête « La gestion de projet dans les PME en France » réalisée en 2018 par Capterra révèle qu’« arriver à respecter les délais » est le défi majeur des organisations en matière de gestion de projet (pour 17 % des répondants), suivi de près par « savoir réagir aux changements en cours de projet » (15 %). Viennent ensuite « savoir organiser et mettre en place les différentes tâches » (10 %), « ne pas dépasser le budget fixé » (9 %) et « pouvoir bien communiquer » (8 %). « Savoir réagir face à des risques inattendus » (7 %) ou encore « suivre de façon claire l’avancée du projet » (6 %) font également partie des préoccupations des professionnels.

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Cela tombe bien, car ce sont finalement à tous ces défis que permettent de répondre les différents logiciels de gestion de projet du marché, leurs fonctionnalités phares étant justement la gestion du planning, des tâches et du budget ainsi que la communication et la collaboration entre les membres de l’équipe.

Concrètement, ce type d’outil permet de planifier, d’organiser les différentes phases et de gérer les ressources disponibles pour un ou plusieurs projets. Les tâches et l’ensemble des informations sont mis à jour en temps réel afin que chacun puisse suivre l’avancement des projets.

La crise sanitaire mondiale du Covid-19 et la généralisation du télétravail qu’elle a entraînée décuplent aujourd’hui l’intérêt des organisations pour ces outils qui permettent de répondre aux différents enjeux de la gestion de projet à distance, que sont la communication et la collaboration, la centralisation des données et un monitoring efficace.

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Applications, plateformes, logiciels : quels outils ?

Mais de quels outils parle-t-on ? Sur le marché des outils dédiés à la gestion de projet, l’offre est aujourd’hui pléthorique. Près de 900 logiciels composent une vaste gamme de solutions qui vont des simples outils de gestion du travail à des logiciels plus avancés de gestion de portefeuille.

Environ 80 % de ces logiciels et applications sont proposés en Saas, hébergés dans le cloud et disponibles depuis un navigateur.

L’étude Capterra révélait pourtant en 2018 que plus de la moitié (53 %) des logiciels de gestion de projet utilisés par les professionnels en France étaient des logiciels « on premise », c’est-à-dire installés sur l’ordinateur, tandis que 35 % utilisaient un outil Saas.

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Les outils gratuits pour gérer ses projets en collaboration

Plusieurs outils gratuits ont magistralement tiré leur épingle du jeu de ce marché déjà saturé.

Citons le populaire Trello, décliné en une version web et une application mobile, plutôt basé sur la gestion des tâches avec son « mur » sur lequel accrocher ses post-it « to do ».

La plateforme interactive Freedcamp est également plébiscitée. Entièrement gratuite si le volume de stockage reste raisonnable, elle a l’avantage de disposer d’une fonctionnalité de facturation.

Citons également le puissant Asana dont la version gratuite (pour une équipe de 15 personnes maximum) disponible via le web ou sur mobile est plutôt robuste. Ses atouts ? En plus de la gestion des tâches et du calendrier, elle permet le partage de fichiers et le chat entre collaborateurs.

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Autre outil payant dont la version gratuite est plutôt complète, Beesbusy permet de suivre un nombre de projets, de tâches et de collaborateurs illimités avec une vue multiprojet pour évaluer en un coup d’œil la charge de travail de chacun.

Tree.io se distingue par la possibilité de suivre différents projets par priorité et surtout celle d’éditer des rapports et des diagrammes de Gantt.

Bam Bam ! offre de son côté des fonctions classiques d’assignation, de gestion et de filtrage de tâches entre les membres d’une équipe, avec une version gratuite et illimitée jusqu’à dix collaborateurs.

Enfin, GanttProject mérite d’être mentionné pour l’ensemble des graphiques (diagrammes, tableaux, etc.) qu’il propose en plus de l’import de documents nécessaires au suivi et à l’accompagnement des différentes tâches et projets planifiés.

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Les logiciels open source de la gestion de projet

Des logiciels open source se sont largement fait une place dans le panel des applications utilisées par les développeurs, mais pas que !

Citons le célèbre ProjeQtor, très complet (voire complexe), à installer sur site mais auquel les collaborateurs peuvent accéder via leur navigateur. En plus de la gestion de tâches, il permet la gestion du planning, des ressources, du budget et le suivi des incidents.

Comme son nom l’indique, Collabtive mise sur la collaboration avec une messagerie intégrée en plus des traditionnelles fonctionnalités dédiées aux projets, aux jalons et aux tâches.

Enfin, si Redmine propose une offre améliorée et payante, sa version gratuite, qui permet de suivre les projets, la performance et les délais avec la création de diagrammes de Gantt, mérite d’être mentionnée.

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Les outils payants : la gestion de projet en grand

De leur côté, les outils payants sont souvent plus adaptés aux grosses structures en raison du nombre élevé de collaborateurs pouvant intervenir et du volume de stockage conséquent qu’ils proposent.

Impossible de ne pas citer les mastodontes tels que Slack et Monday.com. Si le premier mise sur la collaboration avec des canaux de conversation dédiés, le second vise la personnalisation, l’automatisation et l’intégration d’outils, avec des « espaces de travail » pour planifier, synchroniser et suivre les différents projets d’une équipe.

Également accessible en ligne ou sur mobile et permettant une gestion des projets approfondie, Zoho Projets se distingue par les nombreuses statistiques, diagrammes de Gantt et rapports détaillés qu’il propose, en plus des commentaires de documents.

Basecamp, qui propose lui aussi une application mobile, est la version optimisée de Freedcamp. Il planifie et organise automatiquement les tâches d’un projet tout en envoyant des alertes mail aux collaborateurs.

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De son côté, Wrike est entièrement hébergé dans le cloud et s’intègre à d’autres outils tels que GitHub ou Adobe. Si sa version gratuite est limitée à cinq utilisateurs, sa version payante est robuste et permet de planifier les tâches et de les suivre sur un calendrier interactif.

Teamwork supporte différentes méthodologies, modèles et personnalisation de gestion de projet et permet lui aussi l’intégration d’outils tiers, avec une fonctionnalité de facturation, générée à partir des feuilles de temps, bien utile.

Citons enfin Celaxis, qui est un des rares outils à être disponible à la fois en Saas et on premise, z0 Gravity, Maestro et Sciforma, dédiés à la gestion de portefeuilles de projets, ou encore Tamplo, qui permet de connecter des réunions à des plans d’action.

Les tendances et les innovations de la gestion de projet

Dynamique, le marché des logiciels de gestion de projet est en recherche constante d’innovations qui améliorent toujours plus l’agilité et la productivité des équipes.

Certaines tendances émergent, telle que l’intégration de chatbots enrichis d’intelligence artificielle ou encore les outils de collaboration sur les réseaux sociaux, qui « connaissent une popularité grandissante auprès des employés », selon Gartner.

Et comme ce sont eux, les utilisateurs, qui font et défont le succès d’un outil en l’adoptant ou en le délaissant, ces nouveaux usages méritent d’être surveillés.