Le glossaire de la dématérialisation en 10 mots clés

La dématérialisation des documents regorge de concepts ! Parce qu'il est toujours utile de revenir aux fondamentaux, voici LE glossaire de la dématérialisation contenant une sélection arbitraire de 10 mots-clés de la dématérialisation avec leurs définitions. Celles-ci privilégient non l’aspect technique, mais les préoccupations pratiques de l’utilisateur cherchant à appuyer son projet de dématérialisation zéro papier sur un vocabulaire clair. Qu'est-ce que l'archivage électronique ? En quoi consiste le cloud ? Que contient un référentiel documentaire ? Et que veut dire l'acronyme Ged ? Voici les réponses :

Le glossaire de la dématérialisation :

1. Archivage électronique
2. Cloud
3. Conception centrée sur l'utilisateur (user centered design)
4. Droit d’accès
5. Ged, Gec, ECM, RM, RSE
6. Interopérabilité, CMIS, service web, API
7. Référentiel documentaire
8. Saas, on premise
9. Sécurité
10. Versioning

1. Archivage électronique

L’archivage électronique a pour but la conservation des documents numériques sur le long terme ; il permet en particulier la constitution d’un fonds sécurisé des documents probatoires ou patrimoniaux de l’entreprise. Il concerne en général des documents dans leur version finalisée et également des données.

Un système d'archivage électronique empêche toute modification des données et des documents. Prenant en compte les durées de conservation, il interdit leur destruction en dehors d’une procédure de contrôle strict. Il s’appuie sur une structure de conservation et de stockage selon un plan de classement des activités (Pour en savoir plus : découvrez le guide pratique Archimag "Sécurité de l'information et archivage électronique + les durées de conservation").

Ne pas confondre archivage électronique et coffre-fort électronique (ou plutôt coffre-fort numérique). Le CFE est un dispositif technique visant à sécuriser les documents au format numérique qui y sont déposés pour garantir leur intégrité. Il met en jeu d'identification et de traçabilité. Il ne tient pas compte des durées de conservation.

2. Cloud

Le cloud computing ou informatique en nuage consiste à utiliser des serveurs informatiques distants par l'intermédiaire d'un réseau, généralement internet, pour stocker des données informatisées ou les exploiter.

Il se décline en différents services :

Software as a service (Saas) ;
Platform as a service (Paas) ;
Infrastructure as a service (Iaas).

On y souscrit le plus souvent sous forme d’abonnement.

3. Conception centrée sur l'utilisateur (user centered design)

La conception centrée sur l'utilisateur (user centered design) est une démarche de conception d’un logiciel ou d’une application prenant en compte les besoins, les attentes et les caractéristiques des utilisateurs finaux (critères d'ergonomie et d'utilisabilité). Afin que ce soient eux, qui profitent en premier des avantages de la dématérialisation.

4. Droit d’accès

Le droit d’accès est à la fois un élément d’administration du système d’information et un élément de sécurité. Il consiste en une permission accordée à l’utilisateur d’accéder à des matériels, logiciels et fichiers. Différents niveaux d’accès peuvent être attribués : administration, création, modification, commentaire, lecture. L’attribution s’adresse à un individu, un groupe, un profil ou un rôle.

Par ailleurs, le droit d’accès s’entend dans le sens de protection des données personnelles. La loi Informatique et Libertés permet à toute personne d’accéder aux données qui la concernent. Ce droit est renforcé avec le Règlement général sur la protection des données (RGPD) entré en application en mai 2018.

5. Ged, Gec, ECM, RM, RSE

La gestion électronique de documents (Ged) est un dispositif permettant l'acquisition, le classement (rangement et indexation) et l'exploitation des documents numériques, ces documents étant reçus ou produits. La Ged permet d’optimiser ou automatiser des opérations de gestion, d’exploitation et de contrôle des documents, via des workflows ou flux de travail. Elle s’appuie sur une gestion des droits d’accès.

La Ged est généralement considérée comme le fer de lance d’une famille de solutions de dématérialisation des processus et de traitement des données comprenant aussi la gestion électronique du courrier (Gec), la gestion de contenu d’entreprise (ECM), qui vise à prendre en compte l’information numérique non structurée, hors bases de données, le records management (RM), pour la gestion des documents d’activité ou documents d’archive engageants pour l’entreprise, et le réseau social d’entreprise (RSE), outil facilitant le fonctionnement partagé et collaboratif dans l'entreprise.

6. Interopérabilité, CMIS, service web, API

“L’interopérabilité est la capacité que possède un produit ou un système, dont les interfaces sont intégralement connues, à fonctionner avec d'autres produits ou systèmes existants ou futurs et ce sans restriction d'accès ou de mise en œuvre” (source Association francophone des utilisateurs de logiciels libres, Aful).

L’interopérabilité repose sur le respect de normes. Il s’agit en particulier, concernant les systèmes de gestion de contenu, du standard Content management interoperability services ou CMIS, géré par le consortium mondial Organization for the advancement of structured information standards (Oasis).

Les web services ou services web sont un protocole d'interface, de technologie web, permettant la communication et l'échange de données entre applications et systèmes hétérogènes. Ils sont un élément d’interopérabilité. L'Oasis et le World Wide Web Consortium (W3C) sont les comités de coordination responsables de l'architecture et de la standardisation des services web.

Une API sert d’interface entre deux applications différentes. Elle définit les méthodes par lesquelles un programme peut interagir avec un autre. Lorsque cette action implique l’envoi de données par un réseau, les web services entrent en jeu.

7. Référentiel

Il est possible de constituer un référentiel documentaire au fur et à mesure de la création des fichiers en archivant par exemple les documents dans leur version finale. Cependant, enregistrer ces documents originaux dans un système de fichiers sur un support quelconque ne suffit pas à donner une valeur de référence. Un minimum de métadonnées doit être associé au document pour en constituer l’originalité (voir les normes Dublin Core et Iso 15836 « Information et documentation - L'ensemble des éléments de métadonnées Dublin Core »).

8. Saas, on premise

Un logiciel Saas est une application hébergée sur un serveur, accessible et utilisable à distance, par exemple via un navigateur internet. On parle aussi de logiciel à la demande ou de logiciel hébergé. Le Saas virtualise le logiciel.

Maintenance, sécurisation et évolution des services sont à la charge du prestataire. Il faut veiller à s’assurer pratiquement et contractuellement de la réversibilité des services (récupération de ses documents et données).

Le Saas s’oppose à un logiciel acquis ou sous licence (on parle de logiciel “on premise”) et installé sur le serveur de l’entreprise ou un ordinateur. Pour ce dernier, il faut s’assurer des conditions de changement de version. Un logiciel on premise est personnalisable (développements). Volume, emplacements, accès : les conditions de stockage des données sont à la charge de l’entreprise. La maintenance applicative dépend de la direction des systèmes d’information (DSI) interne ou d’une tierce maintenance assurée par un prestataire externe.

9. Sécurité

La sécurité des systèmes d’information (SSI) ou plus simplement sécurité informatique, est l’ensemble des moyens techniques, organisationnels, juridiques et humains nécessaires à la mise en place de moyens visant à empêcher l'utilisation non-autorisée, le mauvais usage, la modification ou le détournement du système d'information. Assurer la sécurité du système d'information est une activité du management du système d'information (source Wikipedia).

La Commission nationale de l'informatique et des libertés (Cnil) énumère dix conseils pour la sécurité du système d’information :

Adopter une politique de mot de passe rigoureuse
Concevoir une procédure de création et de suppression des comptes utilisateurs
Sécuriser les postes de travail
Identifier précisément qui peut avoir accès aux fichiers
Veiller à la confidentialité des données vis-à-vis des prestataires
Sécuriser le réseau local
Sécuriser l’accès physique aux locaux
Anticiper le risque de perte ou de divulgation des données
Anticiper et formaliser une politique de sécurité du système d’information
Sensibiliser les utilisateurs aux “risques informatiques” et à la loi “Informatique et libertés".

10. Versioning

Une version est un état d’un fichier numérique à un instant donné. Ce fichier peut connaître plusieurs états successifs : de version courante à version définitive, versions mineure, majeure… Ils sont gérés manuellement avec un nommage spécifique ou gérés automatiquement par le système d’information, celui-ci étant capable, d’une part, d’afficher l’historique des versions, avec horodatage, noms des auteurs lorsqu’il s’agit de documents partagés, et modifications opérées successivement (ajouts, suppressions, annotations), d’autre part, de restaurer une version ancienne. C’est par exemple un enregistrement du fichier qui crée une nouvelle version et alimente son historisation automatique. La fonction comparaison de version permet de visualiser simultanément deux versions et leurs différences. La fonction fusion permet de choisir dans chaque version ce que l'on souhaite garder ou non afin de créer une nouvelle version.

Dans des contextes de travail d’équipe sur support numérique, éventuellement depuis des sites distants, et de travail en mobilité (en déplacement, dans les transports, en télétravail), de travail connecté ou hors ligne, il est particulièrement utile que le système d’information puisse prendre en compte la gestion des versions.

Une politique de nommage de fichiers peut utilement être instaurée.

Vous souhaitez en savoir plus sur la dématérialisation, sur ses tendances, sur les différents logiciels ainsi que sur les impératifs juridiques, les normes utiles et ainsi que des méthodes pour bien gérer vos projets ? Découvez le guide pratique Cloud et zéro papier : la dématérialisation nouvelle dimension, publié en septembre 2019 par Archimag.

Pour commander le guide pratique, le recevoir en quelques instants ou pour consulter son sommaire, cliquez-ici.

Cloud et zéro papier : la dématérialisation nouvelle dimension

Cherchant à toujours mieux répondre aux besoins des activités privées et publiques, la dématérialisation ne cesse d’évoluer. Selon le contexte, telle approche conviendra mieux qu’une autre… Affaire d’état du système d’information, de gouvernance et de stratégie. Mais derrière l’engouement pour le cloud (Saas), le marché doit être décrypté. De la Ged au réseau social d’entreprise, de multiples briques et assemblages peuvent servir la dématérialisation, tandis que l’intelligence artificielle bouscule les habitudes.

Les derniers impératifs juridiques sont rappelés. Les concepts et les normes utiles sont décrits. Des méthodes montrent comment analyser ses processus et flux documentaires et élaborer le Swot déclencheur de son projet de dématérialisation.

Comment se lancer dans la mise en oeuvre ? En connaissant les outils, matériels et logiciels, en acquérant de la méthode et en prenant exemple sur des retours d’expérience : gestion du courrier, traitement de la facture, signature électronique, coffre-fort numérique, automatisation des processus.

Feuilletez quelques extraits du guide "Cloud et zéro papier : la dématérialisation nouvelle dimension" en cliquant ici.