Établir des règles de communication
Les managers et les chefs d'équipe doivent établir des règles de communication lorsqu’il s’agit de collaborer à distance. Décidez du moment idéal pour communiquer, des délais de réponse attendus et des outils à utiliser pour les appels audio, les appels vidéo (vidéoconférence) et la messagerie instantanée.
Pour que les membres de l'équipe puissent collaborer efficacement, la communication doit être aussi claire et directe que possible, afin que personne ne soit désorienté par ce qui doit être fait. Les responsables doivent également encourager les employés à réfléchir avant de rédiger des instructions et des messages importants. Lorsque les membres de l'équipe savent exactement ce qu'ils doivent faire, ils peuvent effectuer leur travail plus rapidement et améliorer leur productivité.
Définir des réunions bien ciblées
Des réunions efficaces et collaboratives sont essentielles si votre équipe est éloignée. Veillez donc à avoir un plan pour chaque réunion que vous organisez. Pour éviter que des communications inutiles ne viennent empiéter sur le temps précieux de votre équipe, créez l'ordre du jour avec le calendrier, les objectifs et les points à traiter avec votre équipe à l'avance.
Cependant, tout le charme du travail à distance réside dans le fait que les employés peuvent travailler de manière indépendante. Trop de réunions peuvent entraver la productivité de l'équipe et nuire à la qualité du travail. Par conséquent, les entreprises doivent réduire considérablement le nombre et la durée des réunions afin de donner aux employés le temps dont ils ont besoin pour travailler sur leurs propres tâches.
Choisir les bons outils de collaboration
Il peut être difficile de partager des informations, de coordonner des activités et de collaborer sur différents projets lorsque vos collègues ne se trouvent pas au bout du couloir. Essayez d'utiliser des outils de travail collaboratif éprouvés comme un logiciel collaboratif de mind mapping ou de carte mentale. Bénéficiez ainsi d'une structure de travail facile à voir, mettre les objectifs communs au premier plan et faire en sorte que chacun soit présent et responsable.
Il est tentant d'essayer tous les nouveaux outils de collaboration disponibles sur le marché, juste pour voir s'ils aident votre équipe à collaborer plus efficacement. Au lieu d'utiliser de nombreux outils, ce qui ne fera qu'accroître la confusion, vous pouvez intégrer un seul outil collaboratif, comme une plateforme collaborative en ligne. Une plateforme de travail numérique idéale offre une gestion de projet, une gestion des processus et une collaboration transparente par le biais d’outils de collaboration dédiés.
Préserver le côté humain
Le travail d’équipe devrait être une activité sociale. Pour compenser les sentiments de déconnexion et d'isolement pouvant étouffer la collaboration, vous devez trouver des moyens de retrouver la synergie qui se produit plus naturellement lorsque les gens sont physiquement proches les uns des autres.
Essayez ces techniques pour aider votre équipe à rester connectée :
- Pensez à prendre quelques minutes pour prendre le pouls émotionnel au début de chaque réunion quotidienne.
- Créez un concept de lieu de travail ouvert en encourageant les membres de l'équipe à garder leurs connexions vidéo multi-écrans ouvertes en arrière-plan tout au long de la journée de travail.
- Pour une collaboration plus efficace, prévoyez des déjeuners virtuels hebdomadaires ou des heures de convivialité pour parler de sujets n’ayant rien à voir avec le travail.
Vous aurez besoin des meilleurs outils collaboratifs à votre disposition pour réussir le défi du travail à distance en équipe. Parmi eux, Asana, Trello, Slack sont autant d’outils qui vous permettront de communiquer et d’échanger facilement avec vos équipes. Sachez qu’il existe également des plateformes collaboratives vous offrant toutes les fonctionnalités pour la création de diagramme, carte mentale, tableau en ligne etc.
