PUBLI-INFO. La Gestion électronique des documents (Ged) et le Système d'archivage électronique (SAE) sont des outils qui présentent des ressemblances, au point d'être parfois confondus. Pourtant leurs finalités et leurs fonctionnalités sont fondamentalement différentes.
Le top 3 des idées reçues sur la Ged et le Système d’archivage électronique
- Idée reçue n° 1 - La GED et le SAE, c'est la même chose : un seul outil suffit
Faux ! Certes, l'usage qui en est fait et l'expérience utilisateur qui est proposée sont souvent semblables : on se connecte via l'interface ergonomique d'un terminal informatique à un outil de recherche afin de trouver un document électronique. Pourtant les back offices d'une Ged et d'un SAE n'ont rien à voir... tout comme leurs finalités et leurs fonctionnalités !
- Idée reçue n° 2 - Je n'ai pas besoin d'un SAE pour sauvegarder mes documents importants !
Faux ! Seul un Système d'archivage électronique est à même de fournir un environnement physique et informatique sécurisé garantissant l'intégrité et la pérennité des documents probants de l'entreprise. Aucune Ged ne pourra remplir cette mission. Or, ne pas pouvoir apporter la preuve, c'est faire courir des risques juridiques et financiers à l'entreprise...
- Idée reçue n° 3 - Une Ged va compliquer ma recherche d'informations !
Faux ! La finalité d'une Ged est justement de permettre d'accéder facilement et rapidement au document recherché... Une Ged bien conçue facilitera donc les recherches des collaborateurs, sans accroître la complexité de la procédure d'accès aux documents.
Ged et Système d’archivage électronique : qui fait quoi ?
La finalité de ces outils diffère, car ils répondent à des besoins différents de l'entreprise. Il en est logiquement de même pour leurs fonctionnalités, qui permettent aisément de les distinguer.
La complémentarité de la Ged et du Système d’archivage électronique est une atout !
Comme on l'a vu, la Ged et le SAE sont des outils ayant des finalités bien différentes : faciliter l'activité de l'entreprise pour la Ged, la sécuriser pour le SAE. Il serait donc contreproductif d'essayer de substituer l'une à l'autre.
Au contraire, chacun gagne à avoir des fonctionnalités bien circonscrites à sa mission : une Ged sera d'autant plus facile à utiliser qu'elle n'aura pas à gérer les questions d'intégrité et de pérennité qui sont normalement du ressort du SAE. De même, la sélection des documents à conserver dans le SAE peut être facilitée par une Ged bien pensée et bien gérée.
Et pour une efficacité maximale, il est nécessaire de réfléchir à leur bonne articulation, en abordant de façon globale le besoin informationnel de l'entreprise, lui-même fonction de son métier.
Laurence Anouilh, consultante, Séverine Denys, responsable de l’activité archivage électronique, Locarchives
