Archivage mixte : Salti archive en mode hybride

Spécialisée dans la location de matériel pour le BTP et l’industrie, Salti dématérialise et archive, depuis 2008, l’essentiel de ses processus de facturation et de recouvrement. Mais l’entreprise conserve aussi des dossiers papier qui sont archivés dans deux salles dédiées.

Fort d’un chiffre d’affaires de plus de 63 millions d’euros, avec plus de 320 collaborateurs, Salti émet chaque mois jusqu’à 12 000 factures et relances clients. Un processus chronophage et coûteux que cette entreprise nordique spécialisée dans la location de matériel pour le BTP et l’industrie a décidé d’optimiser depuis 2008. « À cette époque, notre plus gros client nous avait demandé de lui transmettre dans un délai d’un an des factures dématérialisées. Il nous avait alors invités à nous rapprocher d’un prestataire spécialisé », explique Frédéric Messier, responsable du service recouvrement de Salti, qui emploie trois agents de recouvrement et un gestionnaire du courrier et des archives.

Après avoir consulté plusieurs éditeurs de solutions de dématérialisation documentaire, Salti retient la solution de services cloud de l’éditeur lyonnais Esker, convaincu qu’elle lui offrirait « les meilleurs gains de productivité », indique Frédéric Messier. « C’était surtout la solution qui nous laissait le plus de possibilités de personnalisation pour les envois de factures et de relances. Il suffisait par exemple de préciser dans l’interface du service en ligne si un client souhaitait recevoir ses factures par courrier papier ou par e-mail, ce qui est encore très rare dans notre métier ». Autre avantage : « Nous étions alertés lorsque l’envoi d’une facture n’est pas conforme aux spécificités du client, par exemple s’il manquait un bon de commande associé ».

Archivage systématique des flux papier et électroniques

Que la facture soit transmise au format électronique ou au format papier, « les flux associés sont systématiquement archivés par Esker dans les règles de l’art », précise Claire Valencony, directrice d’Esker France. Les données sont accessibles à la demande dans un coffrefort électronique. Et elles peuvent désormais être recoupées assez rapidement avec les fichiers papier archivés par Salti. Car les factures électroniques ne sont pas la seule préoccupation de cette entreprise créée en 1950. Salti conserve aussi dans chacune de ses 26 agences hexagonales des dossiers clients papier stratégiques, regroupant « les bons de livraison et les contrats précisant les conditions de location, qui doivent encore être signés à la main », rappelle Frédéric Messier. Salti ambitionne d’adopter à l’avenir un processus de signature électronique pour tous les contrats.

L’entreprise vient de revoir ses règles d’archivage des dossiers pour faciliter la tâche des agences et la mutualisation des données clients. « Concrètement, lorsqu’une agence fermait un dossier client, elle devait jusqu’ici transmettre au siège de Salti la boîte d’archivage associée, qui était stockée dans l’une de nos deux salles d’archives de 50 mètres carrés », détaille Frédéric Messier. « Désormais, l’agence peut conserver le dossier papier un certain temps après sa clôture, mais elle doit systématiquement scanner tous les documents qu’il contient et les envoyer vers la solution de Ged Vdoc (Vdoc Software) que nous venons de déployer », Bénéfices ? « En cas de litige, toutes les archives papier liées à un client peuvent être retrouvées en quelques clics seulement par l’intermédiaire de Vdoc ». Il suffit d'effectuer une recherche dans la solution, sur le nom d’un contact, un numéro de facture ou une référence contrat...

Finalement, le plus difficile pour le responsable de recouvrement adepte des processus dématérialisés a été de dissiper les craintes de certains collaborateurs. Ces derniers avaient peur que la dématérialisation et l’automatisation du traitement du courrier n’entraînent des pertes d’emplois. Il a aussi dû convaincre sa hiérarchie. « Nos premières estimations sur les petits gains financiers susceptibles d’être réalisés avec la dématérialisation – en supprimant l’affranchissement, l’impression... - n’ont pas convaincu les dirigeants », confie ce responsable. « Ils se sont en revanche montrés plus intéressés dès que nous avons évoqué la possibilité d’améliorer la rapidité d’envoi des courriers et des relances et la qualité du service client ».

Cinq ans plus tard, toutes les factures sont archivées et consultables en ligne à tout moment par les équipes de Salti, qui ont aussi accès aux informations de traçabilité du courrier, dates et heures de traitement, d’envoi, de réception.