Sommaire du dossier :
- Data centers : leur localisation en questions
- Droit : toutes les questions à se poser avant de migrer dans le cloud
- 3 solutions cloud au banc d'essai : du grand public à l'entreprise
- Le cloud, paradis de l'e-facturation
Terrain de jeu des coffres-forts électroniques, c'est dans le cloud que se déroulent nombre d'échanges dématérialisés entre entreprises et prestataires. C'est le cas chez Vosgelis qui a mis en place sa propre plateforme d'autofacturation numérique en 2013.
L'Office public de l'habitat du département des Vosges est loin d'être un débutant en matière de dématérialisation. En effet, Vosgelis (ex Opac des Vosges) avait reçu en 2009 le Trophée de la commande publique (1) pour sa démarche pédagogique ayant motivé 60 % de ses fournisseurs à répondre électroniquement à ses appels d'offres (contre 5 % de moyenne nationale à l'époque). Une action de sensibilisation indispensable face à l'importance du patrimoine que gère l'Office, constitué de 18 000 logements répartis sur 112 communes du département. Un parc locatif générant de multiples demandes aux entreprises chargées d'en assurer les réparations et les rénovations et aboutissant à l'émission de 15 000 commandes annuelles. C'est afin d'alléger leur gestion, au niveau du siège de l'Office basé à Épinal, mais aussi de ses cinq agences décentralisées, et même de ses fournisseurs, que l'idée de développer un dispositif électronique dématérialisant l'ensemble de la chaîne de facturation a germé courant 2011. L'objectif : mettre en place une plateforme d'autofacturation reposant sur différents coffres-forts électroniques propres à chaque fournisseur.
L'appel d'offres dédié à la recherche du prestataire chargé de sa mise en oeuvre s'est achevé fin 2011 par le choix de la société bretonne Efolia, laquelle a développé les spécificités techniques définies par Vosgelis en partenariat avec un assistant à maîtrise d'ouvrage.
Le fait que la solution s'appuie sur les coffres-forts électroniques de la société Cecurity fut déterminant pour l'Office. "Il était indispensable que la solution retenue soit capable de mettre à disposition des coffres-forts communicants, explique Régis Courroy, adjoint au directeur des ressources internes de Vosgelis ; de plus, choisir l'un des leaders du marché français en la matière nous a grandement rassurés".
Commandes et factures en un clic
Au total, six mois ont été nécessaires au développement de la solution, fruit d'une réflexion de l'ensemble des acteurs des différents métiers (achats, comptabilité, facturation, fournisseurs, etc.) ainsi que six mois supplémentaires pour les tests. Le 1er janvier 2013, la plateforme était fin prête pour son entrée en service.
Elle permet désormais l'émission et la signature d'une commande en un clic, avec notification automatique au locataire et au fournisseur par mail ou SMS. Une fois les travaux réalisés, l'entreprise signe une attestation d'intervention en ligne, notifiée au locataire et à Vosgelis, qui la valide. Cette chaîne aboutit enfin à l'émission (en autofacturation) d'une facture numérique déposée dans le coffre-fort numérique de l'entreprise et de l'Office, injectée dans le module comptable de Vosgelis en vue de son traitement final.
Les 75 000 euros investis dans la plateforme ont été amortis dès la première année grâce aux différentes économies réalisées sur les coûts d'émission des bons de commande et des factures, ainsi que sur les marchés gagnés grâce à elle. Une économie s'élevant pour Vosgelis à 230 000 euros dès la première année, presque autant que pour ses cinquante entreprises partenaires. Celles-ci ont toutes immédiatement adhéré au projet grâce à l'amélioration de la rapidité du traitement des bons qu'il a générés et la simplification des échanges liée à l'émission automatique de la facture. La traçabilité de l'ensemble des documents échangés a également constitué un autre atout non négligeable pour elles. De plus, trois postes (équivalents temps plein), initialement dédiés à l'émission de factures, ont pu être libérés pour rejoindre la direction financière. Enfin, la réponse rapide apportée aux demandes des locataires a considérablement amélioré la qualité du service rendu, et donc la satisfaction client.
"La dématérialisation représente l'avenir, car il est possible grâce à elle de faire plus avec moins de ressources, conclut Régis Courroy. C'est pourquoi nous souhaitons aller encore plus loin". En effet, de nouveaux échanges seront prochainement dématérialisés, tels que ceux réalisés avec les huissiers de justice, mais aussi avec les magasins de papier peint et peinture auprès desquels les locataires consomment les bons délivrés par Vosgelis et enfin les factures des autres marchés. Un nouveau projet représentant près de 20 000 documents et le passage à 250 fournisseurs adhérents.
(1) Trophée organisé par Achatpublic.com.
