Montpellier Méditerranée Métropole a opté pour une solution collaborative afin de travailler de façon décloisonnée. Plusieurs dizaines d’espaces ont été créés dont certains ouverts à des prestataires extérieurs.
Le 1er janvier 2015, la Communauté d’agglomération de Montpellier est devenue Montpellier Méditerranée Métropole (Montpellier 3M). Un changement de nom qui ne doit rien au hasard. La nouvelle entité de 1 600 agents qui regroupe 31 communes, 450 000 habitants, est réputée pour son dynamisme.
Cette vitalité se retrouve dans la solution de gestion documentaire collaborative adoptée par cette collectivité. « Notre schéma directeur informatique 2008-2011 s’appuyait, entre autres, sur un socle de Ged destiné à supporter toutes les démarches de dématérialisation, souligne Philippe Gippet, directeur adjoint des ressources informatiques de Montpellier Méditerranée Métropole ; depuis plusieurs années, les collectivités sont en effet encouragées par l’Etat à dématérialiser de plus en plus de documents et de process ».
Une tendance d'autant plus forte que les compétences de Montpellier 3M sont multiples : transports, culture, sport, développement économique, urbanisme, collecte des déchets. L’ensemble de ces domaines de compétences donne lieu à une production documentaire devant être dématérialisée.
Les programmes Helios et Actes encadrent cette logique de dématérialisation. Le premier permet aux collectivités de communiquer les pièces comptables à la direction générale des finances publiques (DGFIP) ; le second vise à enregistrer tous les actes administratifs dématérialisés des collectivités.
Création de 80 espaces collaboratifs
C'est à la fin de l'année 2011 que Montpellier Méditerranée Métropole a déployé de façon opérationnelle une solution Alfresco. Plusieurs objectifs ont été assignés à ce nouveau logiciel : mettre en place un outil transverse capable de gérer les documents de référence (cahiers des charges, factures, bons de commande...), maîtriser le patrimoine documentaire au sens "métiers", disposer d'une solution collaborative afin que les différentes directions travaillent de façon décloisonnée... "Notre collectivité travaille beaucoup en mode collaboratif et il était important que les différents acteurs puissent travailler en réseau", explique Philippe Gippet.
A ce jour, environ 80 espaces collaboratifs ont été créés, chacun regroupant de 3 à 10 membres (une même personne peut être membre de plusieurs espaces). Au total, ce sont près de 300 personnes qui animent ces espaces collaboratifs dédiés, par exemple, à la construction d'une nouvelle piscine ou à des projets informatiques.
Le mode de fonctionnement de ces espaces est simple : un gestionnaire invite des contributeurs auxquels il attribue des droits d'accès, des droits d'écriture ou des droits de destruction selon les profils.
Montpellier 3M a souhaité ouvrir certains de ces espaces à des prestataires extérieurs sans pour autant renoncer à des impératifs de sécurité informatique.
La solution Afresco in the clouds est donc accessible pour ces intervenants extérieurs ; elle est également synchronisée avec le système d'information interne. Environ un tiers des 80 espaces collaboratifs existants sont ainsi synchronisés avec le cloud. De l'avis des utilisateurs, cette passerelle remplace avantageusement les courriers électronique et serveurs FTP qui étaient jusqu'ici utilisés pour échanger des fichiers bureautiques.
Périmètre métier
Le déploiement de cette solution a été facilité par un accompagnement des agents de Montpellier Méditerranée Métropole : présentation de l’outil en séance plénière, communication dans le journal interne, assistance lors de la création d’espaces collaboratifs, publication de guides d’utilisation…
"Au final, la Ged a été construite périmètre métier par périmètre métier en fonction des typologies de documents. Elle a ensuite été intégrée dans le portail intranet afin de faciliter sa prise en mains par les utilisateurs finaux", précise Philippe Gippet. Quant au choix de la solution open source Alfresco, il est motivé par plusieurs facteurs : intégration facile vers les applications métier, coût compatible avec les finances publiques… « L’objectif de Ged transverse et la dimension collaborative que nous espérions ont été atteints ».
