Le circuit du dossier médical externalisé

La loi Kouchner de 2002 impose aux établissements de santé de fournir le dossier médical du patient s'il est réclamé. L'explosion des demandes, la forte pression des familles et l'obligation de résultat des services ont renforcé le risque juridique pour les établissements de santé. D'où la nécessité pour les hôpitaux d'une traçabilité sans faille et donc de l'expérience d'un professionnel de l'archivage agréé, comme Pro Archives Systemes.

Avis d'Expert / Publi Info - Découvrez en vidéo la gestion externalisée du dossier médical avec l'exemple des archives de l'hôpital Saint-Louis, établissement de l'AP-HP.

La responsabilité médicale en France relève actuellement de plusieurs juridictions :

• Responsabilité administrative : le dommage résulte d'un médecin hospitalier.
• Responsabilité ordinale : soumise au code de déontologie (art 19, 32, 35, 36 et 69).
• Responsabilité pénale : la faute doit être constitutive d'une infraction dont la répression est prévue par le code pénal.
• Responsabilité civile : est de nature contractuelle, basée sur l'arrêt Mercier depuis 1936, entraînant une obligation de moyens

La loi Kouchner du 4 mars 2002 prévoit que toute personne peut accéder à ses informations directement ou par l'intermédiaire d'un médecin qu'elle désigne à cet effet. Le délai de transmission est fixé à 48h si le patient est hospitalisé, 8 jours s'il a quitté l'établissement depuis moins de 5 ans et 2 mois lorsque les informations datent de plus de 5 ans.

Les modalités d'accès au dossier médical sont modifiées et un accès direct à celui-ci est désormais possible, tant pour le patient que pour ses ayants droits (art L1111-7 CSP).

Le dossier médical constitue un outil indispensable du parcours de soin du patient. C’est pourquoi sa gestion doit répondre autant aux obligations légales qu’aux nécessités médicales.

Nos solutions pour optimiser la gestion des archives médicales :

Classement

• Audit/ Diagnostic de votre organisation par un professionnel de la Santé et/ou un Expert en archivistique ;
• Classement des archives par année de dernière intervention ;
• Gestion différenciée pour les archives actives et celles passives (patients décédés) ;
• Gestion des mouvements avec traçabilité assurée par les codes-barres ;
• Création d'un Dossier Patient Unique (DPU) permettant le regroupement des différents éléments du dossier au moment d'une consultation.

Organisation

• Tri du contenu des dossiers médicaux en plusieurs catégories : papier, enveloppe kraft, film argentique, cartons, ... ;
• Revalorisation des déchets ;
• Archivage des lames anapath ;
• Transport en bacs plastique scellés.

Externalisation

• Sites de conservation agréés par le Ministère de la Culture sous délégation du Ministère de la Santé ;
• Accès rapide et sécurisé au dossier patient pour le communiquer au service demandeur ;
• Priorisation des modes de prises en charges permettant une traçabilité plus efficace et une disponibilité plus rapide des dossiers ;
• Conditionnement adapté aux dossiers médicaux de format A3+ ;
• Validation des demandes de consultation par un superviseur du service Archives.

Numérisation / Dématérialisation

• Solutions numériques pour des pathologies très évolutives (ex : numérisation des analyses externes pour les patients atteints du cancer) ;
• Intégrations des flux et reprise en application métiers ;
• Solution ArcHybrid : numérisation à la demande des dossiers médicaux et import dans interface client sécurisée ;
• Possibilité d'héberger les données dans un coffre-fort électronique HADS (Hébergeur Agréé des Données de Santé).

Élimination

• Destruction sécurisée sous le contrôle de l’Etat des dossiers patients à l’issue de leur durée d’utilité administrative (DUA) ;
• Préconisations sur le classement des dossiers DCD facilitant leur sélection lors de l’élimination ;
• Recyclage des dossiers détruits. Valorisation des déchets (argentique).

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