Un cadre légal entoure désormais la copie numérique en France. Se débarrasser du papier n’est donc plus une lubie, mais une véritable « possibilité ». Ainsi, l’ordonnance n° 2016-131 du 10 février 2016 à introduit la notion de copie fiable dans le nouvel article 1379 du Code civil. À cela s’ajoute la norme NF Z42-026 offrant aux organisations un cadre technique leur permettant de détruire les originaux papier au profit d’une conservation électronique.
La solution selon Konica Minolta
Sachant qu’il existe désormais un cadre pour les entreprises souhaitant s’affranchir du papier, Konica Minolta s’est entouré d’experts du numérique pour analyser ce contexte et proposer une solution packagée afin que les entreprises puissent numériser leurs documents et les conserver dans un composant coffre-fort numérique à des fins probatoires.
Comment ça marche ?
Cette solution s’appuie sur un multifonction Konica Minolta préalablement calibré sur lequel l’opérateur de numérisation doit d’abord s’authentifier, avant de procéder à l’identification de la catégorie et du type de document. Celle-ci peut se faire directement depuis l’écran tactile du multifonction, en choisissant le type de document (par exemple : facture), l’année, le nom du client et en appuyant sur Start. La numérisation se fait au format PDF/A3 (ISO 19005-3) et le contrôle d’intégrité a lieu directement depuis le multifonction. Le logiciel intégré effectue, en effet, un calcul d’empreinte et un hachage du document. Une première sur le marché.
Normes, labels et certification
Un cachet électronique qualifié et un horodatage certifié (preuve du dépôt et de la date) sont ensuite appliqués au document numérisé, avant qu’il ne soit transféré de manière cryptée (grâce au protocole TLS 1.2) dans un composant coffre-fort numérique labellisé par la FNTC et conforme à la norme AFNOR NF Z42-020, lui-même hébergé au sein d’un datacenter français certifié ISO/CEI 27001.
Un service d’audit juridique
Konica Minolta fournit également une convention de numérisation permettant au chef d’entreprise de documenter son processus global de dématérialisation des documents papier (et de se conformer à la norme AFNOR NF Z42-026), ainsi qu’un service en ligne d’audit juridique permettant aux entreprises de savoir quels documents elles peuvent légalement détruire.
Contact
Konica Minolta Business Solutions France
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