Comment le PLM simplifie et structure la gestion du cycle de vie des projets du secteur pétrolier et gazier ?

Dans le secteur pétrolier et gazier, comme dans d’autres secteurs industriels (notamment l’énergie ou les infrastructures portuaires, aéroportuaires et ferrées), la gestion documentaire classique ne suffit pas pour gérer l’ensemble des données techniques des installations. Car non seulement, l’environnement est particulièrement hétérogène, mais en plus il est régi par des exigences fortes en matière de traçabilité et de conformité. Sans parler des contraintes de volumétrie documentaire, de l’impact des nouvelles méthodes de travail (numérique et collaboratif) et de enjeux financiers qui sont énormes.

Oil & Gas : des projets à part

Si toutes les sociétés d’ingénierie et les industriels ont besoin d’avoir une vision sur l’ensemble du cycle de vie de leurs infrastructures (étude, construction, exploitation), les projets du secteur pétrolier et gazier s’avèrent particulièrement complexes. Et ce, pour 6 raisons majeures :   

1. la grande multiplicité des intervenants (sous-traitants) avec pour certains d’entre eux un besoin de codification spécifique des documents. Pour un même document, plusieurs codifications différentes existent. Toute l'ambiguïté étant de pouvoir retrouver facilement les documents souhaités quelle que soit leur codification, de pouvoir les réutiliser, les échanger et que chaque intervenant puisse ensuite les indexer correctement dans son propre système documentaire. La diversification des nouveaux métiers et expertises renforcent par ailleurs les besoins de collaboration mais aussi de confidentialité pour protéger le savoir-faire dans ces domaines concurrentiels.
2. la variété des projets. Si certains projets sont complexes et exigent par exemple une gestion des droits avancée ; d’autres s’avèrent moins exigeants et beaucoup plus faciles à gérer. Il est toutefois important de disposer d’un même outil pour gérer les différents cas de figure. Avec sa solution de PLM, think project! France répond à cette hétérogénéité de projet avec un logiciel permettant de démarrer rapidement n’importe quel type de projet. Avec les fonctions de base pour les projets les plus simples, et la possibilité d’activer des fonctions avancées par la suite si le projet se complexifie.
3. le découpage des projets en phases. Dans le secteur pétrolier, la première phase est celle du prototypage (conceptual engineering ou pre-FEED result) (pour s’assurer de la capacité à gérer le projet). La seconde phase est celle de l’étude de conception détaillée et d’ingénierie (FEED) (avec la définition des codifications des documents). Puis, arrive ensuite la phase de définition du périmètre de travail de la partie contractante (EPC/EPCI) (la documentation est alors déjà produite). Le problème, c’est qu’il y a généralement un outil par phase et qu’il faut assurer le paramétrage de chaque outil, puis la reprise des données d’un outil à l’autre.
4. l’échange avec des applications tierces. Les entreprises du secteur pétrolier et gazier ont, en effet, le plus souvent des outils “maison” (gestion de planning, scope of work, procurement, requisition, documents de conformité pour chaque domaine de l’installation, etc.) et l’information est éparpillée au sein de ces différents outils. Un système de gestion électronique de document classique (EDMS) ne sachant pas gérer l’interconnexion de tous ces documents, une solution de PLM adaptée devient vite indispensable.
5. la gestion de l’information structurée et déstructurée (ce qui comprend tous les échanges gravitant autour du projet entre l’ingénierie et des sociétés de conseil, des services juridiques, etc.). Grâce à des connecteurs métiers, la solution de PLM de think project! France permet de transférer l’information non structurée dans l’EDMS et de la lier aux documents structurés. Ce qui permet de tracer précisément l’ensemble des échanges qui ont eu lieu sur le projet. Cela peut s’avérer très utile dans les cas d’oppositions, de litiges ou de contentieux qui peuvent survenir par exemple lors de la phase dite de Mechanical Completion  (MC) car l’information peut être facilement retrouvée.
6. la régionalité des outils. Chaque pays possède sa propre gestion informatique avec ses règles locales de paramétrage et des méthodes de travail qui ne sont forcément pas uniformes.

L’épine dorsale du système d’information technique

Face à de tel enjeux, la solution de PLM de think project! France se positionne comme la colonne vertébrale du système d’information technique et permet d’interconnecter tous les outils qui, jusqu’à présent fonctionnaient, chacun de leur côté. L’objectif étant de garantir l’unicité de l’information.

Un seul outil pour un ROI très important

L’intérêt d’un tel outil ? Un ROI très important dans la gestion des projets. Quel que soit son périmètre et son envergure, il est traité avec le même outil qui permet d’accéder à une information vérifiée et unifiée. Il n’y a par ailleurs pas de ressaisie ni de reprise des données d’une phase à l’autre.

On élimine ainsi complètement les phases de préparation de l’information à chaque étape du projet, ce qui réduit de manière considérable le risque d’erreurs. Il génère automatiquement les livrables (transmission notes ou sheet), et dispose de fonctions de contrôle qui permettent de garantir la conformité des livrables, et assure un suivi précis de l’avancement des projets avec un système automatisé d’alertes et de contrôles.

Le changement c’est maintenant

Quant à ceux qui s’inquiètent de savoir si cette solution vient en remplacement des outils existants, qu’ils se rassurent. Non, elle ne se substitue absolument pas aux applications métiers déjà en place, mais s’interface avec elles pour transmettre de l’information et en récupérer.

Dans le cas d’opérations de croissance externe et de rachats, il est même possible d’absorber les différents EDMS qui se trouvent au sein de la société et de constituer un référentiel unique. La conduite du changement s’en trouve facilitée.

Le graal pour les Document Controllers

Avec cette solution, les Document Controller (personnes chargées de vérifier la conformité et les flux de la documentation technique) disposent d’un ensemble de processus de relecture, d’approbation, de signature et de diffusion. Ce qui permet, dès lors que la bonne forme du document (date, en-tête et pieds de page, blocs correctement remplis, etc.) est contractuellement définie, d’avoir un suivi complet du projet basé sur des indicateurs provenant du moteur de reporting intégré à la solution que ce soit de façon graphique ou textuelle..

Bien plus qu’un simple EDMS (GED)

La solution de PLM de think project! France propose de nombreuses autres fonctions essentielles à la gestion de ce type de projets : des fonctions de visualisation multi formats (2D et 3D), de consolidation, d’annotation, de détection de tag ou encore d’import/export de masse pour transférer facilement l’information à un partenaire équipé de la même solution. Et comme il ne s’agit pas d’un simple EDMS mais d’une solution de PLM, il est possible de la conserver et de l’utiliser pour le maintien en condition opérationnelle de l’infrastructure construite.

Elle sera aussi capable de gérer les demandes d’évolution, de modification, d’intervention, etc.

Nous organisons une web-conférence dédiée aux méthodes pour optimiser les processus de Change Orders le 21 novembre prochain à 10H30, qui sera l’occasion de revenir sur les enjeux et solutions décrits dans cet article, au travers d’un exemple concret.

L’inscription est ouverte à tous en cliquant ici.

   Judicael Vandenbussche

​   Directeur technique chez think project! France