Et si vous nommiez un DAM manager ?

[TRIBUNE] Vous gérez à longueur de journée de visuels, des vidéos, des infographies et vous hésitez encore à adopter une solution de DAM (Digital Asset Management) ? Pour mettre en avant les avantages de l’outil, faire sa promotion, convaincre la direction, garantir une large utilisation par toutes les branches de l’organisation et assurer sa pérennité, n’hésitez pas à désigner un DAM manager.

L’essor de la communication visuelle sur les réseaux sociaux, en mobilité et l’importance grandissante des photos et de vidéos pour les acteurs du retail et du e-commerce (photos et vidéos contribuent fortement à l’achat), mais aussi pour les marques, les médias et la presse, les organisations ressentent aujourd’hui le besoin d’outil pour pouvoir agréger, gérer et partager tous ces contenus multimédia. D’où un net regain d’intérêt pour les plateformes de PIM (Product Information Management) pour le retail et de DAM (Digital Asset Management) pour les marques et la presse. Mais comme dans tout projet qui se respecte, il est important de nommer un chef de file. C’est lui portera le projet et sera l’artisan de sa réussite. C’est encore lui qui fera tout pour ne pas brusquer les utilisateurs et leur laisser le temps d’intégrer les avantages du DAM.

Augmentez votre productivité

Les organisations sont peu à peu en train de comprendre qu’elles doivent arrêter de travailler avec des outils inadaptés ou des solutions gratuites qui, certes, rendent certains services mais qui, sur le long terme, ne sont pas efficaces et freinent la productivité. Une étude réalisée par ADP (Workforce View in Europe 2018) confirme d’ailleurs que les salariés français ont du mal à être productifs au travail. Elle pointe du doigt à la fois des problèmes d’organisation et de management.

Ainsi, 17% des personnes interrogées affirment que l’inefficacité des processus est la principale raison qui les empêche d’être vraiment productifs.

Arrivent ensuite le nombre trop élevé de réunions (15 %), le mauvais management (14 %), puis des technologies lentes et inadaptées (13%). Les problèmes de productivité seraient d’ailleurs monnaie courante, plus particulièrement dans les secteurs du tourisme, du transport, de la santé, des médias et du marketing.

Vers plus de collaboration interne et externe

D’autant que si l’heure est à la communication digitale et à la preuve par l’image, elle est aussi au travail collaboratif. Poussées et pressées par une partie de leurs collaborateurs et les chantres de la Digital Workplace (qui plébiscitent aussi bien le travail en mobilité, que le télétravail et le flex office), les organisations veulent désormais partager les connaissances et les informations, et pouvoir collaborer. Et ce, aussi bien en interne (entre collaborateurs ou services) qu’en externe (avec des clients ou partenaires).

Conduire le changement : un chantier à ne pas sous-estimer

Reste à conduire et accompagner ce changement auprès des collaborateurs impliqués, car finalement, rares sont les entreprises qui, aujourd’hui, font du vrai travail collaboratif. Les vieilles habitudes sont, en effet, tenaces. On partage encore beaucoup de documents et ressources par mail - la gestion des mails devient d’ailleurs de plus en plus chronophage -, on les renomme, on les change de place dans l’espace de stockage, on les modifie sans prévenir personne, on fait des V2, des V3, sans vraiment collaborer de manière efficace. Les organisations se retrouvent au bout du compte avec des doublons et semi-doublons dont elles ne savent que faire et qu’il faudra à un moment ou un autre éliminer.

Le DAM pour se développer et optimiser l’expérience client

Marques et organisations font désormais face à des clients hyper connectés et sur-informés, désireux de vivre une expérience simple, riche et efficace. Aujourd’hui, un seul avis client faire ou défaire une marque. Toutes veillent donc sur cette expérience client comme le lait sur le feu. Demandez donc aux e-commerçants combien leur coûtent les retours produits. Des retours souvent dus à des informations erronées ou insuffisantes, ou à l’absence de visuels et de vidéos explicites. Sans parler de la volonté des marques d'être présentes simultanément sur plusieurs marchés, plusieurs canaux de diffusion, dans plusieurs pays et auprès de différentes cibles. Les plateformes de DAM permettent de répondre à tous ces enjeux.

Structurer l’information avec le DAM

Le DAM est un outil qui permet de structurer l’information, de fluidifier sa diffusion et son partage, et de produire avec fiabilité sur tous les canaux de communication (le print, le digital, les réseaux sociaux, etc.). Les marques de luxe et les spécialistes du tourisme sont les premiers à diffuser des photos et des vidéos, aussi bien à destination de leurs distributeurs pour les supports de vente, de leurs succursales à l’étranger pour des besoins de communication, et des médias. Tous viennent alors piocher dans la plateforme de DAM les éléments permettant d’alimenter leurs sites, leurs newsletters, leurs magazines, leurs catalogues, leurs PLV, etc. Cette base DAM peut aussi alimenter en toute sécurité des affichages dynamiques, des spots TV, etc. Les marques peuvent même envoyer aux utilisateurs des alertes leur indiquant de ne plus utiliser des médias déjà téléchargés, par exemple. Avec un véritable outil de DAM, tous accèdent au bon contenu, au bon moment et pour le bon public et le bon support.

Des attentes aux usages

Spotify, Air France KLM, Lacoste ou encore Pernod Ricard ont, par exemple, fait appel à Bynder pour gérer leurs données multimédia. La plupart recherche avant tout une plateforme capable de centraliser et d’administrer leurs contenus multimédia et de regrouper toutes les données stockées sur différents supports (ordinateur, serveur d’entreprise, clé USB, Dropbox, etc.). En termes d’usage, en revanche, les attentes sont variées. Si les équipes marketing de ces marques apprécient tout particulièrement les outils créatifs de Bynder (et de sa solution Orbit), comme la possibilité de redimensionner les images directement sur la plateforme ; d’autres préfèrent les fonctionnalités collaboratives, comme la révision, l’annotation et la validation des documents avant leur publication.

Comment l’IA permet de retrouver une aiguille dans une motte de paille

L’usage du DAM est également facilité par l’intégration d’algorithmes d’intelligence artificielle qui simplifient et automatisent la détection et l’indexation des contenus. Le tagging des photos et des vidéos est désormais automatique et permet à l’utilisateur de retrouver les contenus qu’il souhaite grâce à des mots-clés. Demain d’ailleurs, quand l’utilisateur uploadera une photo, la plateforme de DAM sera capable de savoir instantanément qu’il s’agit de la photo d’un chien (en allant même jusqu’à identifier sa race), prise en plein jour au format “portrait”, avec un paysage de montagne en arrière plan et une dominante bleue. Ce qui facilitera la recherche future et bien entendu sa réutilisation. Car le principal problème qui se pose aux marques, ce n’est pas tant la fourniture de contenus, mais sa réutilisation. Trop souvent encore, leurs équipes perdent un temps précieux à chercher des visuels, des infographies ou des vidéos qu’ils ont déjà vu passer, qui ont même déjà été utilisés et qui pourtant échappent totalement à leur plan de classement et à leurs outils de sauvegarde. En les retrouvant facilement, non seulement elles gagnent du temps, mais en plus elles réduisent les coûts de création (et de re-création).

Stockage, vélocité et sécurité

La plateforme de DAM doit également être personnalisable, ergonomique et véloce. Celle de Bynder par exemple est adossé à Amazon Web Services. Ce sont donc les serveurs d’Amazon qui hébergent les données clients et assurent une sécurité optimale, garantissent de bonnes vitesses d’exécution et des temps de téléchargement rapides aux utilisateurs. C’est sur les serveurs AWS que s’appuie donc la version premium du DAM de Bynder baptisée Orbit Plus. Celle-ci autorise un nombre illimité d’utilisateurs simultanés, jusqu’à 2 To de stockage et offre la possibilité de transférer des fichiers sans limite de taille et de s’intégrer avec différents outils tels que WordPress, Adobe CC ou encore Slack. Notez d’ailleurs que Bynder a fait très récemment l'acquisition de Webdam, la solution DAM de Shutterstock, afin de pouvoir proposer un outil encore plus riche et plus performant.

DAM manager, un rôle clé

Mais, quelle que soit la solution choisie, son adoption et sa démocratisation au sein de l’organisation doit être gérée par un collaborateur clairement identifié : le DAM manager. C’est lui vers qui les autres se tourneront en cas de problème, c’est lui qui évangélisera la plateforme, lui qui sera le garant des bonnes pratiques, lui qui sera son principal défenseur. Sans lui, le DAM se retrouvera au milieu des nombreux “bookshelf software”, tous ces outils que les organisations possèdent mais qui ne sont pas réellement utilisés.