Dans le cadre de la dématérialisation des documents et des procédures, les collectivités sont amenées à archiver des documents de plus en plus variés (bulletins de paie, factures, délibérations, pièces de marchés publics, etc.), et ce, tout en ayant l’assurance qu’ils conservent leur force probatoire en cas de litige. Quand on parle de “dématérialisation” au sein des collectivités, il est évidemment question du remplacement du papier par l’électronique.
Ainsi, après les actes administratifs et les flux comptables, c’est maintenant à la commande publique d’être depuis peu concernée par cette digitalisation. “Et cela ne fait que commencer, confirme Frédéric Losserand, Directeur des opérations de Libriciel SCOP.
C’est une véritable lame de fonds, et non un simple effet de mode.
Le gouvernement a notamment lancé le programme Action Publique 2022 qui vise à dématérialiser l’intégralité des démarches entre les administrations et les citoyens d’ici 4 ans. Pour mener à bien cette transformation digitale, l’Etat compte investir 700 millions d’euros sur cinq ans, dont 200 millions d’euros ont déjà été alloués en 2018.
Vers une alimentation automatisée du système d’archivage
Collectivités et administrations se sont donc lancées dans l’archivage électronique un peu contraintes et forcées. Mais maintenant que le pli est pris, elles envisagent de verser dans leur système d’archive, un plus grand nombre de flux dématérialisés. Et ce, que le système d’archivage soit internalisé ou confié à un tiers archiveur public ou privé. Puisqu’un nombre croissant de documents est amené à être versé, la logique d’alimentation automatisée et sécurisée devient un véritable enjeu. Il faut donc des outils capables de faire le lien entre les applications métier et les services producteurs et ce, pour des données plus ou moins structurées. “Le point d’entrée du SAE est éminemment important, car le SAE n’est finalement qu’une machine permettant de conserver les flux qui lui sont envoyés, précise Frédéric Losserand. Nous avons donc également développé des outils pour les structures versantes”.
as@lae, le SAE adapté aux collectivités
C’est là qu’entre en jeu as@lae, le système d’archivage électronique développé par Libriciel SCOP. S’appuyant sur le modèle OAIS et le format SEDA, il propose un florilège de fonctionnalités : versement et élimination, stockage et contrôle d’intégrité, consultation et communication, destruction et restitution, administration et interopérabilité. as@lae supporte différents types de transferts et s’avère capable de traiter à la fois les transferts structurés et automatisés, et les versements interactifs. Il autorise également de nombreux contrôles sur les transferts entrants et permet, soit l’alimentation directe du registre des entrées sur les transferts pleinement conformes à l’attendu paramétré, soit la soumission à un circuit validation. Les circuits autorisent les contrôles, l’édition et la signature électronique des bordereaux de transferts. Une fois validés, les transferts alimentent le registre des entrées, sur lequel des opérations réservées aux archivistes sont possibles (conversions, modification de métadonnées).
3 briques additionnelles pour un archivage simplifié et sur mesure
Libriciel propose également trois outils complémentaires à as@lae :
- Pastell, un moteur de génération de flux de documents au format SEDA. Il fait le lien avec les applications métiers et le SAE, et permet la mise en place d’un projet global de dématérialisation multi-flux et multi-acteurs. Il achemine des flux de natures variées, à l’unité ou par lots, en respectant le contexte de confidentialité défini pour chacun d’entre eux : flux XML (avec ou sans pièce jointe), documents (formats indifférents), formulaires, etc.
- vers@e s’adresse aux services d’archives, aux services internes des producteurs/versants et aux organismes extérieurs. Il permet de traiter les données non structurées, de proposer des formulaires de versement orienté “métier” et d’adresser un ou plusieurs SAE. Bien entendu, l’application permet aussi de faire des recherches sur les archives et de les consulter.
- ref@e qui permet aux services d’archives de centraliser des règles de gestion archivistiques (par typologie de document, par tableaux de gestion, etc.), de les rendre accessibles (pour les agents des services versants, pour les applications versantes et pour le SAE) et de les partager avec d’autres collectivités. Avec ref@e, le référentiel devient facilement manipulable et évolutif.
“Nous avons veillé au fait que ces solutions restent parfaitement interropérables, poursuit Frédéric Losserand. Elles peuvent donc fonctionner avec n’importe quel SAE”. L’enjeu d’interopérabilité est, en effet, crucial dans ce domaine.
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