Le parcours du salarié est complexe – de son arrivée à son départ de l’entreprise – surtout au vu du nombre de tâches administratives et du volume exponentiel de documents qu’il occasionne de ce fait. Un dossier individuel peut contenir entre 100 et 300 types de documents différents (état-civil, paie, suivi carrière, évaluation, maladie, démission, retraite). Ce traitement administratif s’avère, par ailleurs, chronophage pour les équipes RH.
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Depuis plusieurs années, l’automatisation s’impose progressivement comme “LE” modèle économique pour mettre fin aux tâches répétitives liées au traitement de ces données ; et à la perte d’information qui est souvent la conséquence d’un manque de traçabilité et de sécurité de ces mêmes documents. Dans ce cadre, le contexte de la digitalisation des usages offre de réelles perspectives au développement de la dématérialisation des supports. Tout document ou écrit électronique peut porter la même valeur probante que, le document papier et ceci depuis 2000 (loi du 13 mars 2000). Toutefois pour garder force probante, il est recommandé de conserver le document dans un système électronique d’archivage « SAE », définit par l’AFNOR « NF Z 42-013 ». Par ailleurs, la notion de copie fiable a en effet été intégrée au Code civil (art. 1379) depuis 2016.
> Article 1379 du Code civil dans lequel il apparaît « la copie fiable a la même force probante que l’original (…) ».
“ La dématérialisation offre un large éventail de solutions aux salariés comme aux équipes RH dans le respect du nouveau règlement général sur la protection des données (RGPD), souligne Sébastien Guillaume, directeur technique Data Management pour le groupe Océane Consulting. De l’échanges de pièces justificatives du collaborateur à la signature du contrat de travail, en passant par les avenants au contrat ou encore les échanges de documents administratifs, la signature électronique et l’archivage probant des documents RH assurent une diffusion sécurisée de ces éléments. Ainsi, la gestion dématérialisée des notes de frais, par exemple, ou bien encore des factures ou tout autre document livrable illustrent bien le gain de temps pour les équipes. Cet objectif s’accompagne d’un traitement numérique plus fiable et de la recevabilité des données", conclut Sébastien Guillaume.
Cette démarche de gestion des données personnelles présente de nombreux avantages en termes d’optimisation des processus et de réduction des coûts :
- le coffre-fort électronique (norme NF Z 42-020) comme vecteur d’échanges sécurisés entre l’entreprise et les collaborateurs (conformité CNIL et RGPD, recevabilité, durée d’archivage, accès contrôlés) ;
- le coffre-fort électronique comme facilitateur d’intégration (tous les documents du salarié ou du futur collaborateur forment un même coffre-fort disponible pour toutes les solutions RH via le système des API) ;
- la signature électronique pour assurer la fiabilité, la sécurité, la conformité et la recevabilité de vos documents.
Le groupe Océane Consulting est une entreprise de services numériques multi-spécialiste. La famille métier Data Management du Groupe est réputée pour son expertise sur les enjeux de dématérialisation et de gestion électronique des documents (GED). Pour en savoir plus, vous pouvez retrouver les webinars et webconférences animés par leurs consultants. L’occasion d’en apprendre plus sur les nouvelles règles en vigueur et de découvrir une approche viable des échanges documentaires basés sur les solutions Cecurity.com et Oodrive CertSign (partenaires du groupe Océane Consulting).
> Webinar Parcours RH simplifié, par Sébastien Guillaume, directeur technique groupe Océane Consulting
> Webinar Dématérialisation des notes de frais, par Alain Halvick, directeur de projet groupe Océane Consulting
Créé en 2008, le groupe Océane Consulting est une entreprise de service numérique et éditeur de logiciels (Tanaguru, SmartPublish). Spécialisée sur les solutions IT, l’entreprise s’appuie sur un large réseau d’entrepreneurs qui lui permet de développer un savoir-faire unique autour de 6 familles métiers : Développement Applicatif – Digital et Accessibilité Numérique – Data Management – Conseil et Expertise Métier (AMOA) – Tests logiciels et Qualité du SI – Management des Infrastructures et de la Production.
Le Groupe fédère aujourd’hui près de 400 consultants pour un chiffre d’affaires de 40 M€. En forte croissance en 2018 (de près de 50 % de son activité dont plus de la moitié en croissance organique), Océane Consulting a investi dans de nouvelles expertises pour répondre aux besoins technologiques de ses clients ; notamment avec l’acquisition de Dalisys (Océane Consulting Testing Services) et de Stepnet (Océane Consulting Digital Services). 130 nouveaux talents ont par ailleurs été recrutés afin d’accompagner le développement de ses familles métiers et de challenger ses équipes sur les nouveaux métiers de l’informatique et du digital.
“ Les compétences de chacun en lien avec les expertises complémentaires de ses familles métiers font la réussite de cette entreprise de service numérique, depuis 10 ans, dans sa conquête de nouveaux marchés. Parce-que l’humain est au centre de notre modèle d’organisation et de notre histoire entrepreneuriale ; cela nous a permis de donner toujours plus de sens aux projets et de la valeur à nos clients. Plus que jamais, l’innovation et l’esprit d’équipe sont au cœur de notre croissance. ”, explique Jean-François Fellmann, associé fondateur du groupe Océane Consulting.
