Comment l’Intelligence Artificielle (I.A) contribue-t-elle à l’évolution des fonctions comptables et financières ?

Lorsque nous parlons d'I.A., les conversations se tournent presque toujours vers les chatbots qui devinent nos souhaits, ces haut-parleurs intelligents qui fournissent des informations dans un ton conversationnel, ou encore ces voitures qui peuvent localiser des piétons et se garer toute seules.

Ces sujets sont captivants, sans aucun doute, mais pour de nombreuses entreprises, la réalité se concrétise seulement au moment où l’on comprend quelles sont les applications pratiques ces technologies dans leur quotidien.

L’Intelligence Artificielle et le « Machine Learning », se sont, en réalité, et depuis des années, mis au service des directions financières des entreprises et de leur processus de traitement de commandes et de factures pour faciliter la vie des comptables et optimiser l’efficacité globale des processus financiers. 

L’Intelligence artificielle au service de l’un des domaines les plus traditionnels de l’entreprise : les processus financiers

A y regarder de plus près, vous verrez que l'I.A. a déjà fait son apparition dans l'un des domaines les plus traditionnels de l’entreprise : les services financiers. 

Avant l’apparition de l’I.A. dans les Directions financières, les comptables ouvraient une à une les enveloppes contenant des factures papier, des bons de commandes ou de livraison. D'autres factures arrivaient en parallèle dans une ou plusieurs boîtes mail. Charge à un comptable de les récupérer, voire de les imprimer. Ceci fait, ils les saisissaient manuellement dans leur système comptable, les imputaient, puis les transmettaient aux managers concernés, via des bannettes ou des parapheurs papier, pour approbation et paiement. Dans ce même monde, une expérience de type « parcours du combattant » attendait les fournisseurs de cette entreprise dès lors qu’ils souhaitaient savoir quand ils seraient payés.

Aujourd’hui, les systèmes experts sont habitués à traiter des volumes importants de factures, qu'elles soient en format papier ou électronique, imprimées ou présentées sous forme de reçu griffonné. Le logiciel ne se soucie pas de ce que vous lui soumettez : il lit, il analyse, il localise, il reconnait, il suggère, il traque l’erreur ou la fraude … au final, il vous fournit automatiquement le nom l’entité facturée et toutes les données présentes sur les factures, il détecte d’éventuelles pièces justificatives pour les associer aux factures concernées, puis alimente tout naturellement votre système d’informations.

Nous appelons ces assistants discrets et efficaces des « systèmes experts » : ils sont en mesure d'apprendre de leurs succès et de leurs erreurs, ainsi que d’observer ce que les humains corrigent pour devenir des experts. Les logiciels de dématérialisation de dernière génération sont déjà capables d'appliquer leur intelligence à toutes sortes de documents. Ils peuvent comparer les nouvelles factures avec les anciennes, automatiser leur saisie, proposer des imputations, décider si un document doit être classé dans telle ou telle catégorie, ou s'il doit être signalé pour vérification par un humain.

Et cette Intelligence Artificielle appliquée aux processus financiers, qui était encore il y a quelques années une affaire d’élites, réservée aux grands groupes qui avaient des moyens significatifs pour innover, investiguer, expérimenter… est devenue accessible à tous, y compris aux petites et moyennes entreprises. Il est tout à fait possible de nos jours d’utiliser une technologie dotée d’Intelligence Artificielle puissante, pour des budgets très raisonnables de quelques centaines d’euros… qui permettront de fluidifier et d’automatiser le traitement des flux documentaires.

Quel lien entre la conduite autonome (voiture sans conducteur) et les algorithmes intelligents de reconnaissance de factures ?
L’intelligence Artificielle ! 

Des algorithmes semblables à ce qui rend possible la conduite autonome de votre voiture permettent aux entreprises de reconnaître automatiquement leurs factures, d’identifier de nouveaux fournisseurs, de définir les managers qui devront apposer leur validation…

Ces logiciels de pointe sont même capables d’explorer de façon proactive la totalité des documents et de reconnaître des mots ou des concepts entiers. Et grâce au Cloud, ils enrichissent leur potentiel à chaque lecture d’un nouveau document. Les experts parlent de « réseaux de neurones progressifs » qui peuvent apprendre et assimiler de nouvelles données sans dégrader les performances du réseau neuronal ni oublier les anciennes entrées.

C'est cette même approche d’apprentissage machine (ou « Machine Learning ») que des entreprises comme Google appliquent avec succès pour créer leurs services de recherche, de traduction, de cartes géographiques, tous basés sur des jeux de données toujours croissants. 

De la même manière, les factures traditionnelles peuvent être capturées et converties automatiquement en données structurées, intégrables dans votre Système d’Informations. Un « Robot » qui apprend aussi bien qu’un apprenti passionné, qui sait avec quelles entreprises vous faites affaires, quelles sont leurs conditions de paiement particulières ou qui, dans l’entreprise, est à même d’interagir avec un fournisseur. En somme, tout cela crée ce que nous appelons l'Intelligence Financière : l’Intelligence Artificielle au service des Directions Financières.

Le Machine Learning : automatisation + fiabilisation

Les investisseurs ont pris conscience du potentiel que l'apprentissage automatique et l'intelligence artificielle représentent pour la Fintech. La Fintech est l'un des principaux domaines dans lesquels les algorithmes intelligents peuvent faire une différence. Selon CB Insights, le premier semestre de 2016 a vu la conclusion de plus de 200 affaires d'I.A. ce qui représente près de 1,5 milliards de dollars.

Nous venons seulement de gratter la surface du potentiel que l’I.A. peut apporter au traitement de documents. Imaginez un flux de documents financiers ou administratifs, où les systèmes experts pourraient comparer automatiquement les informations fournies sur un bon de commande, un reçu ou une facture avec des informations disponibles sur le Web ou au sein des Systèmes d’informations de l’Entreprise, pour vérifier des coordonnées, pour comparer des prix, pour analyser un risque financier ou une solvabilité… et qui identifierait également des documents suspects ou frauduleux et les signalerait à l’intervenant idoine… ?

Dans ce nouveau monde, les humains ne produisent que de la valeur ajoutée réelle, ils ont du temps pour le contrôle, pour l'analyse et pour la prise de décision. 

N’imaginez surtout pas que les paillettes qui font briller l’Intelligence Artificielle soient si loin de la réalité quotidienne. L’Intelligence Artificielle, le Machine Learning, les systèmes experts et autres bots, sont d’ores et déjà au service des entreprises pour leur permettre, dès à présent, d’optimiser, dans toutes les dimensions, les performances de leurs équipes. 

Les potentiels extraordinaires offerts par ces technologies aux entreprises, en matière d’automatisation des processus répétitifs et de détection de fraude seront réalité chez vous bien avant qu'un camion autonome ne dépose le dernier lot de factures papier à vos bureaux !

* La Fintech ou technologie financière est un terme anglais composé de 2 mots Finance et Technology. Les Fintech sont généralement des start-ups qui utilisent les nouvelles technologies et bouleversent le monde classique de la banque et assurance car alliant : innovation, flexibilité, simplicité et efficacité

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