Comment assurer la pérennité de l’information tout en la gardant disponible et exploitable pour toute l’organisation ?

“Qu’il s’agisse de documents d'activité, d’archives intermédiaires ou de fonds historiques, il nous semble essentiel que le système de gestion soit ouvert et pérenne, qu’il puisse exister et évoluer avec les nouveaux besoins de ses utilisateurs, sans être dépendant de la feuille de route de son éditeur ou nécessiter des investissement lourds”, indique Cyril Vazquez, Responsable R&D Maarch chez Xelians. 

Une offre peu adaptée aux enjeux de demain

Comme dans bien des domaines, le modèle fonctionnel qui prévalait dans la gestion des archives physiques a simplement été reporté dans son équivalent numérique, sans profiter des énormes possibilités apportées par la dématérialisation. On observe aujourd'hui que l'offre en matière d’archivage électronique se décline globalement en trois grandes catégories : 

• les logiciels à destination exclusive des services d’Archive (notamment de la sphère publique) destinés aux spécialistes et leur permettant de gérer des fonds d'archives.
   
• les logiciels orientés core model (à l’instar de VITAM) sur lesquels il est possible de bâtir un système qui répond à tout besoin, mais nécessitant des projets d’intégration lourds et une infrastructure complexe.
   
• les solutions de GED et d’ECM qui peuvent être complétées avec des modules spécifiques qui prétendent faire de l’archivage électronique mais ne garantissent en rien la pérennité de l'information.

Maarch RM : la réponse aux besoins du marché

Avec Maarch RM, Xelians propose un logiciel intégrant des fonctionnalités d’archivage sans présumer du secteur d’activité dans lequel il est utilisé. Il peut s'adresser aussi bien aux archivistes du secteur public qu'aux utilisateurs des métiers. “Si pour l’archiviste, un document a d’autant plus de valeur qu'il doit être conservé longtemps, pour les métiers c'est l'inverse: l’information a de la valeur justement parce qu’elle est encore utilisable dans les processus qu'elle sous-tend", ajoute Cyril Vazquez. "Nous avons donc conçu une solution capable à la fois d’être intégrée au SI pour les documents qui sont encore utiles à l'activité de l’organisation et qui assure, en complément, leur conservation sécurisée et leur pérennité dans le respect des normes et standards en vigueur". 

Une solution hybride 

Concrètement, il est tout à fait possible d’injecter dans le système d’archivage des documents “vivants”, afin de les sécuriser dès que possible, et de compléter ensuite un dossier avec des pièces versées progressivement dans le SAE. Maarch RM possède des fonctions archivistiques, mais aussi des fonctions qui se rapprochent de ce que certains attendent d'une GED (dossiers, métadonnées, complétude, ajout de pièces, etc.), le tout encapsulé dans un logiciel totalement interfaçable avec le SI existant et facilement interrogeable par les applications métiers.

Ce positionnement permet aujourd'hui au produit d'être opéré aussi bien par des archivistes de collectivité que par des DSI de l'industrie, en passant par des administrations centrales et des opérateurs d'archivage.

Cyril Vazquez
Responsable R&D