Vitam et Xelians Archives Management

Xelians Archives Management est une plate-forme d’archivage hybride (électronique et physique) basé sur l’initiative open source VITAM

XELIANS a investi depuis 2018 dans un projet de renouvellement de se ses systèmes de tiers archivages orientés client, dans un premier temps pour le décommissionnement de son système d’archivage électronique DEXTO, puis pour l’unification de deux portails d’accès aux archives physiques externalisés des deux tiers archiveurs du Groupe : Locarchives et Archiveco.

Le produit issu de ce programme de R&D et innovation, Xelians Archives Management (XAM) est en production depuis 2019. Un plan de migration des 11 000 clients de Xelians contribue à la transition digitale des offres du groupe. XAM offre une nouvelle expérience utilisateur innovante ainsi que la capacité de gestion unifiée des fonds d’archives indépendamment de leur forme physique ou électronique : Il s’agit d’une plate-forme haute capacité de gestion des archives hybrides.

XAM en tant que service et opéré dans l’infrastructure cloud privé souverain de XELIANS fait bénéficier à ses utilisateurs du cadre de conformité nécessaire à la conservation externalisée d’archives (NFZ 42-013, agrément SIAF, certification ISO 27001 / HDS).

XAM, en tant que produit logiciel peut être intégré dans un environnement client dédié, associé à des prestations de pilotage fonctionnel, TMA et MCO. L’originalité de l’offre d’intégration est de proposer un service d’évolution continue de la plate-forme et de faire bénéficier à ses clients de l’expérience d’un opérateur SaaS pour l’exploitation de ce type de plate-forme dite « open stack ».

VITAM est un programme interministériel (Culture, Armée, Affaires Etrangères) dont l’objectif a été de développer un « back-office » d’archivage électronique de nouvelle génération en open source. Volontairement limité au back-office, le produit- livré en 2019 - expose l’ensemble des API pour adresser les fonctions métier d’archivage électronique (versement, consultation, sécurité, gestion de la valeur probante, …). Ce programme est passé sous un régime de Maintenance et d’Amélioration Continue (MAC) depuis 2020. La structure de la MAC est dotée pour moitié de ressources détachées de la fonction publique et pour l’autre moitié d’un marché de prestations attribué à un groupement SMILE – XELIANS.

L’initiative VITAM est saluée dans la communauté open source comme une réussite, tant par la qualité du résultat obtenu que par la maîtrise du budget et des délais. Cette réussite est le résultat d’un management de projet en mode Agile opéré en toute indépendance dans une structure de type start-up d’état.

Présentation de l’architecture de la solution et de l’intérêt de partenariat public et privé dans une initiative open source

Séduit par l’approche organisationnelle et Technique de VITAM, XELIANS a choisi d’intégrer le back-office open source et de se concentrer sur les interfaces d’usage de la solution pour composer la solution Xelians Archives Management. Ce choix a permis une accélération importante dans le projet XAM et une économie significative dans le développement.

En échange et pour jouer le jeu de l’open source, XELIANS a déposé en open source son framework de développement d’interface ; un design system commun, ainsi que la couche « portail » permettant d’agréger les applications d’usage de la solution, pour accélérer le développement communautaire d’interface utilisateur. Cette communauté VITAM UI (User Interfaces), très active, est pilotée par la MAC VITAM qui en assure la coordination de la maintenance collaborative. VITAM UI sera exploité notamment par le CEA, le CINES et la plate-forme VITAM accessible en tant que service (VAS) opérée dans le Réseau Interministériel de L’Etat (RIE).

La stratégie open source de XELIANS et le choix de VITAM a été un pari audacieux, mais finalement gagnant de par l’effet d’accélération qu’a permis la mutualisation des efforts. Xelians considère que la valeur de l’offre n’est pas liée à la propriété des sources mais à la qualité du service offert pour faire évoluer, intégrer et opérer la solution sur le long terme. D’un point de vue client, la stratégie n’est pas limitée à l’achat de droit d’usage, mais à une capacité de contribuer directement à l’évolution du produit, de bénéficier des contributions d’autre utilisateurs et de limiter la dépendance par rapport à un éditeur traditionnel.

Cette stratégie est concrétisée par l’usage de la solution XAM par une vingtaine de clients de la sphère privé pour l’instance SaaS, une première instance dédiée pour un grand groupe bancaire et de nombreux projets en cours de négociation laissant présager une large diffusion de l’initiative sur le marché Français et à l’international.

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