Transformation numérique : le papier fait de la résistance dans les entreprises

Le 05/10/2022 Claire Martinez

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L'étude PFU-Quocirca démontre que 52 % des entreprises n'ont pas encore entièrement numérisé leurs bulletins de salaire.

Une étude réalisée par Quocirca et PFU Limited révèle que les entreprises restent fidèles au format papier et ne sont toujours pas véritablement lancées dans la numérisation de leurs documents : en effet, 22 % d’entre elles préfèrent le papier au numérique pour des raisons de sécurité et 41 % des documents papiers sont toujours stockés au bureau, même après leur numérisation.

Une récente étude réalisée par PFU Limited, chargé de la commercialisation et de la vente des scanners de documents de Fujitsu, et Quocirca, cabinet d’étude sur le marché de l'impression, démontre que l’utilisation du papier sur le lieu de travail reste prioritaire pour certaines tâches. Malgré la crise du Covid-19 et son bouleversement dans nos façons de travailler, les employés du secteur informatique restent timides face à la transformation numérique. Par exemple, cette étude révèle que 69 % des organisations stockent encore les dossiers de leurs clients sous format papier.

Un risque pour la sécurité des documents

Bien que 53 % des personnes interrogées considèrent la numérisation comme un levier pour une infrastructure informatique plus agile et évolutive, près d'un quart (22 %) d’entre elles préfèrent le papier au numérique pour des raisons de sécurité. Pourtant, le format papier constitue un risque : "Il est clair que les organisations s'appuient encore sur le papier pour de nombreuses opérations quotidiennes, ce qui peut être considéré comme problématique du point de vue de la sécurité. Ce peut également être révélateur d'un manque d'éducation parmi les organisations et les employés en ce qui concerne le stockage et la gestion du papier", commente Louella Fernandes, directrice chez Quocirca.
En effet, les entreprises préfèrent conserver le format papier pour certaines tâches. Ainsi, l’étude PFU-Quocirca démontre que 52 % des entreprises n'ont pas encore entièrement numérisé leurs bulletins de salaire. En plus d’être un risque pour la sécurité des documents, le papier représente également une perte de place conséquente : en effet, 41 % des documents papier sont toujours stockés au bureau, même après leur numérisation.

Numérisation des processus opérationnels

Cette enquête dévoile que l’utilisation persistante du papier dans les organisations est due à un certain nombre de facteurs : les besoins des clients (29 %) et les préférences des employés (25 %). L’utilisation du papier au sein des processus organisationnels est une habitude qui peine à changer.
Finalement, les entreprises opèrent leur transformation numérique dans une perspective de gain de temps et d’efficacité, puisqu’aujourd’hui, 77 % des organisations numérisent l’ensemble ou la majeure partie de leur paperasse directement dans leurs processus opérationnels.