La gestion des ressources numériques et les solutions pour l’optimiser étaient au cœur du Focus de la Rédaction organisé par Archimag en octobre dernier. Eric Le Ven, journaliste Archimag et responsable de l’agence ACE, en a ainsi profité pour faire le point sur les pratiques de gestion des ressources numériques adoptées par les organisations.
Une situation qui reste encore, dans la majorité des cas, lacunaire : entre factures, contrats, bons de commande, courriers, bulletins de salaire et documents de travail, les collaborateurs sont contraints de travailler avec des documents électroniques émanant de multiples canaux. Seulement, leur efficacité dépend de cette gestion de l’information qui ne demande qu’à être optimisée, comme ont pu le constater les invités présents à l’événement, qui ont découvert en avant-première les résultats de la grande enquête Archimag sur la gestion de contenus.
Le chaos du millefeuille technologique
Menée de septembre à octobre 2022, l’étude repose sur les réponses de 110 professionnels issus de tous les secteurs d’activité. Et le moins que l’on puisse dire à la lecture des résultats, c’est que la crise sanitaire n’a pas aidé les organisations à être plus efficaces dans la gestion de leurs contenus ! Selon l’enquête, les ressources documentaires sont encore majoritairement éparpillées dans différents systèmes (54 % sur les postes de travail, 46 % dans des solutions de stockage cloud et serveurs en interne, en plus du papier), le tout étant géré par plus de 150 applications et logiciels en moyenne, allant de la suite bureautique (67 %) aux ERP (25 %), en passant par le CRM (41 %) ou encore la suite collaborative (36 %).
Ces systèmes et applications font perdre un temps considérable, et sont de plus extrêmement coûteux aux organisations, comme le rappelle Sébastien Marotte, Président EMEA de Box. Les collaborateurs passent ainsi d’un outil à l’autre plusieurs centaines de fois dans la journée (plus de 1 000 fois dans certains cas). Pour couronner le tout, dans 57 % des cas, l’ensemble des contenus manipulés par ces applications n’est pas centralisé dans une solution sécurisée. Et pourtant, 61% des répondants aimeraient que ces contenus documentaires soient gérés via une solution centralisée.
Sécurité, recherche, et collaboration : le signal d’alarme
Pour inverser la tendance et faciliter le quotidien des professionnels, Sébastien Marotte a mis en exergue 3 points d’amélioration:
- La sécurité d’accès : 61 % des organisations considèrent en effet que la sécurité apportée à leurs contenus documentaires est insuffisante. Pour sécuriser les échanges documentaires, il convient de disposer d’une véritable traçabilité des accès (70%) et d’avoir la possibilité de créer un espace collaboratif dédié et éphémère (60%). Et c’est précisément une des fonctionnalités de la solution Box, qui assure la sécurité des informations en fonction du contexte et de sa manipulation. Box garantit ainsi la sensibilité des données en interne et à l’extérieur de l’entreprise.
- La recherche documentaire : il faut aujourd’hui faciliter la gouvernance des données, et rendre les contenus accessibles à tous les collaborateurs, et pas uniquement aux utilisateurs d’un même service. Box met ainsi à leur disposition une solution unifiée de gestion de contenus, quelle que soit la source de l’information, tout en assurant la cohérence de celle-ci.
- La collaboration : enfin, centraliser l’information est essentiel, mais faciliter la collaboration l’est tout autant ! Il est important de pouvoir tracer les échanges, d’accéder aux différentes versions d’un même document, ou encore de partager les informations en toute sécurité et le plus simplement pour tous les collaborateurs.
Box, une solution tout-en-un qui fait l’unanimité
Illustrant parfaitement les propos de Sébastien Marotte, Bertrand Kummel, RSI Group de PAC - teknowlogy Group, a partagé, à son tour, son expérience avec la solution Box. Fournissant des informations issues d’études de marché aux ESN du monde entier, PAC travaille avec une multitude de données, qui transitent entre les analystes et consultants de l’entreprise, et des intervenants extérieurs, et ce au niveau international. La donnée est donc au cœur des processus de la société, et sa gestion doit répondre à de multiples enjeux de traçabilité et de sécurité : (où transmettre l’information, la partager, la classer, savoir qui y a accès, depuis quels endroits de connexion, etc.).
Pour répondre à ces nombreux besoins, PAC a choisi la solution Box, qui réunit toutes les fonctionnalités dont l’entreprise a besoin pour assurer la gestion de ses ressources numériques :
- centralisation de l’information en toute sécurité ;
- collaboration autour de la donnée ;
- traçabilité et versionning des fichiers ;
- gestion des droits d’accès ;
- automatisation de certains processus internes (Box Relay pour la gestion des workflows et Box Sign pour la signature électronique).
“Utiliser un autre système que Box nous ferait perdre de l’argent, du temps, et nous poserait sûrement des problèmes au niveau de la qualité de la donnée”, avance Bertrand Kummel. “Nous avons cette vision de centraliser nos données pour collaborer entre nous et les sécuriser pour qu’elles ne soient pas divulguées”.
Forts de ce retour d’expérience, les 3 intervenants ont partagé leur vision de la gestion documentaire de demain, résolument tournée vers la sécurité et le collaboratif, comme l’a rappelé Sébastien Marotte.
