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Au sommaire :
- Dossier : Télétravail et cloud : où en sommes-nous ?
- Conseils pour sécuriser le nomadisme numérique
- Cloud : une stratégie à décliner
- Télétravail : le reflux du papier
- Le cloud devient de facto le standard
Lorsqu’une partie de l’activité repose sur des documents papier et que l’on utilise au bureau des multifonctions, scanners et imprimantes, comment peut-on parvenir à télétravailler ? Comment peut-on négocier ce passage de l’univers de l’entreprise à celui du domicile ?
C’est un challenge autant pour les organisations que pour les constructeurs. Parmi eux, Canon, avec sa division BtoB et qui possède Iris, éditeur en logiciels d’OCR et aussi producteur de scanners d’entrée de gamme. De quoi servir les entreprises — et les professions libérales — comme les particuliers.
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Ce qui convient à ses derniers, estime Philippe Pelletier, directeur marketing de Canon France, ce sont soit des scanners embarqués dans des multifonctions, soit de petits scanners dédiés. Et de souligner une constante : quel que soit le lieu, la question reste celle du document et de la collaboration. Autrement dit, comment stocker, intégrer dans un workflow, partager, archiver.
Par exemple, il faudra bien rapprocher une facture de telle commande, lancer son traitement. Pour cela, la solution de gestion des documents Therefore répond présente.
Usages professionnels et peut-être aussi scolaires
Dans les faits, le télétravail se traduit-il par un accroissement des équipements personnels sur ses fonds propres ou avec un financement de l’entreprise ? Difficile de répondre de manière tranchée, même si, au moment des confinements, davantage de petits multifonctions se sont vendus. Pour des usages professionnels et peut-être aussi scolaires, les enfants ayant des devoirs à imprimer…
Parallèlement, Philippe Pelletier rappelle une limite, à savoir qu’un télétravailleur n’a pas forcément la possibilité ou même le droit d’apporter des documents papier chez lui. On pense à des dossiers de ressources humaines, par exemple. La protection des données est en cause.
Un sujet de réflexion ancien
Autre acteur, Xerox. Cette société s’adresse aux grands comptes, TPE-PME et arts graphiques, et propose une offre qui va de la petite imprimante personnelle à la presse de production, soit du matériel accompagné de logiciels et d’applications. Si le « print » est son cœur de métier, ses solutions équipent aussi l’amont et l’aval.
Pour Xerox, le télétravail est un sujet de réflexion ancien. En 2017, la société prévoyait que, cinq ans plus tard, la moitié des collaborateurs serait mobile. Une donnée à prendre en compte par ses clients cherchant à structurer ou restructurer leur flotte d’équipements et de solutions. À l’ordre du jour, l’accès à l’information, aux documents, aux processus. Via des contrats de service, Xerox procède à des audits.
Le but poursuivi est l’optimisation des installations. La politique d’impression est révisée tandis qu’entre en jeu celle de responsabilité sociétale de l’entreprise (RSE). Cette dernière pousse à des impressions en recto verso et noir et blanc, à réduire le dimensionnement du parc de matériel, à « chasser » les périphériques isolés… Tandis que sont encouragées les installations partageables et collaboratives.
Utiliser ses propres moyens
Gérard Brun est marketing program manager, managed print services and workplace solutions chez Xerox. Aujourd’hui, il constate que les télétravailleurs se sont équipés en local — d’eux-mêmes ou via leur entreprise. Pour de petits volumes, ils utilisent ainsi leurs propres moyens d’impression. En même temps, une tendance voit les collaborateurs s’organiser selon leur présence au bureau : ils prévoient leurs impressions durant ce créneau.
Dans ce mouvement de réorganisation, Xerox propose son offre de Managed Print Service (MPS). Elle répertorie tous les appareils voulus, imprimantes, copieurs et multifonctions, où qu’ils se trouvent. Pour un matériel installé à domicile, MPS se connecte via la box internet du collaborateur. Cela permet de récupérer des informations de gestion d’une flotte complète et donc de lancer quand il y a besoin une commande automatique de toner, une maintenance, la livraison de consommables. Même à la maison ! « Ainsi, le collaborateur bénéficie du même niveau de service, qu’il soit au bureau ou chez lui », se félicite Gérard Brun.
Les entreprises font leurs comptes : certes plus de coûts de matériels et de services, du fait des nouveaux équipements personnels, mais de moindres dépenses pour leurs propres sites.
En outre, Xerox est allé plus loin dans les fonctionnalités. Workplace Cloud, solution de print management, opère un tracking des impressions réalisées à partir des PC de l’entreprise et suit ainsi les files d’impressions quelles que soient les machines sollicitées, au bureau ou à domicile.
Cette gestion des volumes présente un avantage pour la sécurité, les flux passant par cette solution étant cryptés. Elle autorise aussi le déclenchement d’une impression que lorsque le collaborateur vient au bureau. En outre, avec ce tableau de bord, le manager voit les niveaux d’utilisation des machines personnelles et ajuste ainsi un défraiement éventuel. L’ensemble de ces données vient nourrir les analyses d’activité et les prévisions budgétaires.
Pas si évident
Pour les entreprises, équiper individuellement les collaborateurs et continuer à gérer le matériel n’est pas si évident, observe pour sa part Philippe Pelletier. Il peut souvent paraître préférable de doter les salariés d’un budget en leur laissant la responsabilité du matériel et des consommables. En revanche, vouloir poursuivre la gestion suppose de se connecter à une multitude de box, avec une foule d’adresses, ce qui n’a rien d’évident.
Le directeur marketing de Canon France appartient à la commission marketing et prospective du Syndicat national des entreprises de solutions et systèmes d’information et d’impression. Le Snessii a réalisé avec le cabinet d’analyses IDC une étude sur le point d’être publiée à l’heure où nous écrivons ces lignes. 160 décisionnaires d’entreprises y sont interrogés sur le télétravail.
Pour plus de 70 % d’entre eux, il n’est pas question dans ce contexte de changer de stratégie ni d’équiper leurs salariés à domicile. Pour les autres, près de 30 %, la tendance penche plus pour donner un budget que pour aller jusqu’à gérer l’ensemble des sites individuels — avec le risque d’ingérence dans la vie personnelle que cela comporte.
Difficile de demander à un collaborateur installé dans son salon d’utiliser son badge pour s’identifier sur son multifonction comme il le ferait au bureau. Certes, la technologie le permet, mais on voit là un véritable « frein social », remarque Philippe Pelletier. Dans les faits, il n’y aurait guère que les professions libérales pour pouvoir fonctionner exactement de la même façon au bureau ou à domicile.
Dans tous les cas de figure, maintenance et consommables peuvent être fournis au plus près.
Ne pas le rompre un processus digital par une étape papier
On le mesure aujourd’hui, dans les entreprises, les volumes d’impression sont en baisse, la numérisation s’accélère. Lorsqu’un processus digital se met en place, on cherche à ne pas le rompre par une étape papier. Et puis, « rares sont les besoins urgents de numérisation », lance Philippe Pelletier. S’il y a deux ou trois jours de télétravail par semaine, cela veut dire que la présence au bureau n’est pas lointaine, on peut se permettre d’attendre pour avoir accès à un scanner ou une imprimante.
Dès lors, Canon se positionne par rapport à cette transition numérique et fournit des logiciels applicatifs autour du document : pour la facture, la signature électronique, le bulletin de paie électronique (avec un coffre-fort électronique) et la lettre recommandée électronique.
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Évolution similaire chez Xerox où diverses applications de productivité sont disponibles pour les collaborateurs en mobilité comme pour les autres (suite d’applications Workflow Central). Par exemple, scanner un document en italien et l’imprimer en français, obtenir un résumé à x pour cent d’un fichier volumineux et ceci dans une autre langue, le convertir au format audio… La transformation du travail en mode hybride pousse à mettre à disposition ces outils de productivité.
L’impression du futur
L’industrie de l’impression de bureau a déjà engagé sa transformation numérique et s’attend encore à de profonds bouleversements d’ici 2025. C’est ce que confirme la deuxième édition du rapport Global Print 2025, publiée par le cabinet Quocirca, qui a interrogé 975 salariés et 650 directeurs informatiques aux États-Unis et en Europe sur le futur de l’impression.
Bonne nouvelle, on y apprend que le développement durable et les préoccupations environnementales constituent un enjeu prioritaire pour un décideur informatique sur deux (devant la réduction des coûts et la sécurité).
Le cloud est l’autre tendance clé de ce rapport. En effet, les répondants estiment que 66 % de la main-d’œuvre de leur organisation sera mobile d’ici 2025. De plus en plus d’organisations tirent donc déjà profit de la gestion de l’impression basée sur le cloud. 75 % d’entre elles prévoient d’augmenter l’utilisation de cette technologie d’ici trois ans.
