La gestion électronique de courrier (Gec) reste, en effet, un vrai problème pour de nombreuses organisations qui doivent composer avec, d’une part, une baisse du courrier papier et, de l’autre, une multiplication des canaux numériques d’entrée (mail, formulaire, extranet, etc.). Cette gestion est pourtant capitale, car en découlent d’importants enjeux en termes d’efficacité, d’amélioration de la relation citoyen/usager et de réduction des coûts.
Un partenariat autour de la Gec
Deux acteurs du marché se sont associés pour proposer une offre complète autour de cette gestion multicanale de la correspondance : FAST (une marque de Docaposte) et Maarch (Groupe Xelians). Pour adresser ce besoin, FAST ne souhaitait pas développer sa propre solution de Gec et s’est donc tourné vers un éditeur spécialisé et reconnu du secteur : Maarch.
Un écosystème de services et une offre à 360°
Depuis plusieurs années, FAST collabore avec des partenaires commerciaux, des éditeurs de logiciel et crée des synergies avec les filiales de Docaposte pour proposer des services de qualité aux organisations. Toutes les étapes de la gestion des correspondances peuvent ainsi être adressées, depuis la numérisation en entrée jusqu’à la mise sous pli, l’affranchissement et la distribution physique en sortie, en passant par le BPO, la Ged et bien entendu la signature électronique, avec la possibilité de mettre en place des circuits de validation, de réviser les documents de manière collaborative et de les faire signer par des utilisateurs externes à l’organisation. La brique de gestion électronique du courrier constitue la pierre angulaire d’un tel écosystème.
Maarch Courrier : une version enrichie
Porte d’entrée centralisant les différentes sources de communication, la solution Maarch Courrier permet de faire circuler, de manière intuitive, les courriers au sein de l’organisation. De nombreuses fonctionnalités, encore enrichies par la nouvelle version 23.01, facilitent le travail d’équipe, en offrant des outils performants de gestion de contacts, d’annotations, d’ajouts de pièce jointe ou de visa hiérarchique. Connectés à d’autres systèmes, les documents peuvent ensuite être distribués vers le parapheur FAST ou archivés dans le système d’archivage électronique proposé par Xelians : Xelians Archives Management.
Caux Seine Agglomération, un client convaincu
Ce partenariat a déjà porté ses fruits : FAST-Courrier by Maarch équipe Caux Seine Agglomération (50 communes, 77000 habitants). « Le traitement dématérialisé de bout en bout de la gestion du courrier entrant jusqu’à son acheminement a été un point décisif dans le choix de cette solution, confie Yannick Boudet, directeur adjoint en charge des SI. La solution nous a permis de répondre aux besoins de la collectivité : améliorer le service rendu à nos administrés et partenaires. La rapidité de mise à disposition et du traitement du courrier avec l’automatisation des réponses permettent de réduire considérablement les temps de réponse. »
Vers une identification automatique des correspondances
Le mode SaaS ouvre des perspectives alléchantes. L’offre sera enrichie dans le courant de cette année par des fonctionnalités comme l’OCR (reconnaissance automatique de caractère), la Lad pour lire automatiquement l’objet et la date du courrier ou le rattacher à un contact existant ou encore des capacités de Rad (reconnaissance de document) pour proposer du typage et du routage automatiques des courriers en entrée.
