Comme de nombreuses autres organisations, l’International School of Monaco (ISM) était jusqu’alors confrontée à des défis administratifs de natures diverses. Entre autres, l’établissement avait besoin d’optimiser ses processus et de réduire ses coûts liés à la gestion de documents.
Pour y remédier, l’ISM a trouvé des solutions innovantes auprès de LuxTrust et Pineappli, qui ont mis en œuvre une stratégie de conservation numérique efficace grâce à leurs solutions de signature électronique, de parapheur et d’archivage électronique. De quoi révolutionner sa gestion de l’information en transformant 30 m² de stockage physique en une gestion électronique intégrée.
Une solution globale pour optimiser la gestion de l'information
L’une des clés de cette transformation a été l’adoption de la signature électronique et du parapheur de LuxTrust. Une fois signés, les documents sont numériquement anonymisés de manière à pouvoir être archivés au sein du bureau numérique Pineappli. C’est ainsi que l’ISM assure à ses élèves, parents d’élèves, employés et autres intervenants la protection de leurs données tout en assurant leur disponibilité et valeur juridique. Cette solution a offert la possibilité à l’ISM de dématérialiser ses processus, éliminant le besoin de stockage physique et assurant une déliverabilité à quasiment 100 % des documents.
De plus, un aspect crucial de la gestion de l’information est d’éviter la duplication inutile et le mélange entre les supports papier et numérique. LuxTrust a joué un rôle déterminant en permettant de maintenir la continuité numérique, réduisant ainsi le bruit informationnel et les volumes de données. La signature électronique a émergé comme un outil central qui a :
- permis de créer un processus numérique de bout en bout ;
- diminué de façon drastique le temps nécessaire à la signature des documents, surtout à distance ;
- économisé les coûts de transport ;
- et réduit la perte de temps dans la recherche de documents grâce à l’archivage automatique et organisé des documents signés.
Des bénéfices qui ouvrent la voie à de nouvelles collaborations
En contribuant à la définition de processus de gestion de l’information, LuxTrust a ainsi favorisé une approche proactive pour évaluer, stocker et organiser les données. L’intégration d’outils de gestion et de partage de documents, de signature électronique et d’archivage électronique offre une solution complète, permettant une collaboration efficace et réduisant le temps perdu à la recherche de documents.
De fait, grâce à sa collaboration avec LuxTrust et Pineappli, l’ISM a pu libérer le potentiel de l’information, optimiser sa gestion documentaire et augmenter la productivité de ses services. Preuve s’il en est que face à l’infobésité, une approche stratégique combinée à des technologies avancées peut apporter des solutions concrètes pour répondre aux exigences de la gouvernance de l’information dans un monde numérique en constante évolution.
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