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Au sommaire :
- Dossier : prévenir et guérir l'infobésité
- Méthodes et outils pour éviter l’infobésité à tous les niveaux : des e-mails à la gestion de l’information, en passant par la lutte contre la désinformation
- Comment le réseau documentaire Ascodocpsy a adopté une digital workplace pour lutter contre l’infobésité
- Comment l’ISM a repris la main sur ses documents grâce à l’archivage électronique
Dix centimètres d’épaisseur. C’est la taille que peuvent atteindre certains des nombreux dossiers d’étudiants que conserve depuis plus de 25 ans l’International School of Monaco (ISM).
RETROUVEZ CET ARTICLE ET PLUS ENCORE DANS NOTRE NUMÉRO 370 : PRÉVENIR ET GUÉRIR L'INFOBÉSITÉ
Cet établissement scolaire privé, qui compte chaque année plus de 800 élèves ainsi que 170 personnels administratifs, accumule à l’intérieur de ces chemises des documents aussi variés que des formulaires, des demandes ou encore des dossiers scolaires.
"Les dossiers de nos élèves, qui nous accompagnent depuis la maternelle, et parfois jusqu’à la fin du lycée, font partie de la valeur de notre école", affirme Frédéric Mondou, responsable de la direction informatique de l’ISM depuis trois ans et à l’origine du projet de numérisation de ses archives. "Restructurer ses archives était devenu impératif pour l’institution".
Des archives papiers à numériques
Désencombrer des espaces saturés par les archives papier peut motiver certaines organisations à se lancer dans l’archivage numérique. Rechercher plus facilement des documents à l’intérieur de ces archives peut être l’objectif supplémentaire d’un tel projet.
"Nos salles d’archives sont remplies de documents", confirme Frédéric Mondou. "Avec le temps, les démarches administratives sont devenues trop chronophages".
Pour l’aider dans son projet, l’ISM fait appel à deux prestataires en 2021. Avec l’éditeur Zeendoc, l’établissement numérise et archive l’intégralité de ses documents, et les place dans un coffre-fort électronique. La solution de Zeendoc permet également au personnel administratif de l’école d’effectuer des recherches documentaires simples afin d’accéder à l’information archivée rapidement.
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Par ailleurs, l’éditeur LuxTrust se charge d’archiver les documents à valeur probante que l’ISM génère via une solution de signature électronique. "Nous devons transmettre et recevoir un certain nombre de documents authentifiés, notamment dans le cadre des dossiers d’admission ou médicaux des élèves", précise Frédéric Mondou.
Rationaliser la donnée
Pour ne pas se perdre entre l’utilisation de ces deux coffres-forts, l’ISM identifie l’usage de ces derniers. "Chaque document passant par LuxTrust est dupliqué à des fins de recherche documentaire dans Zeendoc et devient générique", poursuit le responsable de la direction informatique de l’école. "Seuls les documents à valeur probante sont conservés dans LuxTrust. Les deux usages sont totalement distincts".
Un nouvel enjeu apparaît avec ce projet : le coût financier engendré par le volume de ces documents numérisés. "Nos données sont externalisées dans les serveurs hébergés par Monaco Cloud", affirme Frédéric Mondou. "Nous devons donc être attentifs à disposer d’un crédit de données équivalent à celui que l’on utilise".
Rationaliser les données se révèle donc indispensable pour l’école, afin de ne pas tomber dans les travers de l’infobésité : "il faut une seule donnée pertinente pour chaque coffre-fort pour minimiser le volume de données."
Faciliter l’accès aux archives
Un autre enjeu apparaît pour l’ISM : bien que ses archives aient été restructurées, l’école doit être attentive à ne pas s’engouffrer dans un vrac numérique. Elle suggère donc la mise en place d’un système de recherche bien établi.
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"Lorsqu’un document est numérisé, celui-ci est indexé, puis une lecture plein texte lui est appliquée à l’aide de la fonction OCR (reconnaissance optique de caractères) de l’outil", explique Frédéric Mondou.
Par la suite, il suffit aux utilisateurs d’effectuer une recherche par mots-clés dans le corpus de documents, comme le nom d’un élève. "Désormais, quelques manipulations suffisent pour que l’on puisse accéder directement aux documents archivés".
