Quel impact la généralisation du travail hybride a-t-elle eu au sein des organisations ?
Matthieu Lluis : L’impact le plus fort, chez nos clients et sur le marché, concerne l’organisation des réunions. Comment organiser une réunion de façon claire et efficace pour tous, en mode hybride ? Déjà, au début de cette tendance, il y avait des problèmes de matériels (micro, webcam, etc.), qui sont à peu près résolus aujourd’hui. Ensuite se pose la question de l’engagement dans les réunions, qui reste un vrai problème aujourd’hui. Il y a 30 ans, dans les réunions présentielles, les collaborateurs n’avaient pas forcément leur ordinateur avec eux et écoutaient ce qui était dit en réunion. Aujourd’hui, chacun vient avec son ordinateur et se retrouve à moitié concentré sur la réunion, distrait par des mails, des pop-ups, etc. La conséquence, c’est qu’en termes de management, il faut répéter 3 fois le même message pour s’assurer qu’il passe auprès de tous.
Le travail hybride a amené une autre difficulté majeure, connue de tous : on ne sait pas toujours qui est au bureau et qui ne l’est pas. De ce fait, tout ce qui était informel du fait de la présence au bureau (se croiser dans les couloirs, discuter à la machine à café, etc.), a disparu. Il est difficile de réunir toute l’équipe, ensemble au même moment, ce qui crée des distorsions quotidiennes et qui empêche de travailler comme avant.
Enfin, le troisième enjeu concerne le sentiment d’appartenance : être dans une équipe, au sein d’une société, dans laquelle sont partagés des valeurs communes, un objectif commun, et pas seulement un enchaînement de tâches répétitives. Avec l’hybride, une certaine recherche de sens et d’identité est apparue. Le risque étant, pour le manager, de perdre ce lien et cette valeur au sein de l’équipe et de l’entreprise.
Comment la Digital Workplace peut-elle contribuer à lever ces freins ?
M. L. : Il y a 3 éléments à résoudre, dont deux qui sont fondamentaux : la notion de transfert de connaissances pour remédier aux échanges informels qui n’existent plus aujourd’hui, et le sentiment d’appartenance. Pour le gérer, il faut mettre en place des outils qui vont aider à solutionner cela.
La Digital Workplace apporte des éléments dans ce sens. Déjà, elle centralise l’information, les échanges, la communication, de façon numérique. Elle permet, en un lieu, de rassembler tous les collaborateurs. Dans ce lieu, chacun doit retrouver toutes les capacités permettant de réaliser ses tâches opérationnelles (CRM, outil de gestion des factures, solutions métiers, etc.), tout en accédant aux connaissances et aux échanges avec ses collègues, ses pairs, son manager, etc.
La Digital Workplace va recréer une centralité qui n’existe plus, ou moins bien, avec le travail hybride. Elle rassemble, à un seul endroit et en permanence, les outils, les connaissances et les personnes. C’est la grande force de la Digital Workplace, et c’est son objectif. Ce sont également ces trois éléments qui doivent être vérifiés par les managers avant de mettre en place une Digital Workplace.
Sur quelles fonctionnalités les managers peuvent-ils s’appuyer pour renforcer les liens avec et entre les collaborateurs ?
M. L. : En termes de management, il faut avoir a minima une échelle service ou équipe au sein de la Digital Workplace, avec une strate sur trois aspects :
- Un espace qui permet d’accéder facilement aux applications métiers utilisées par les équipes ;
- Un groupe pour communiquer avec et entre collaborateurs de façon asynchrone ;
- Un groupe pour communiquer en direct, poser des questions, etc.
Il faut aussi des fonctionnalités sociales : les emojis, les interactions sociales, etc. Ces éléments recréent du sentiment, de l’affectif, ce qui est extrêmement important. En mode hybride, nos visages parlent moins, il y a moins d’empathie. Ce lien affectif est crucial, et on le perd avec le travail hybride. Ces éléments, justement, sont des moyens de retrouver de l’affectif et du fun dans les échanges, et le manager doit faire circuler cet aspect affectif. Il s’agit aussi, pour le manager, d’identifier l’état mental et de santé de ses collaborateurs, ce qui est un vrai challenge.
Un autre point important concerne la personnalisation de la Digital Workplace. Au sein de l’entreprise, il faut avoir des éléments de graphisme, d’organisation, etc. Le fait de personnaliser la Digital Workplace, d’y faire entrer son identité visuelle et sa culture d’entreprise, est fondamental. Si vous utilisez un outil comme un autre, c’est impersonnel, il n’y a aucune différence avec une autre plateforme. Le problème des outils généralistes et universels étant qu’ils déshumanisent complètement le travail et renforcent le sentiment de non-sens des collaborateurs.
Quels bénéfices attendre de la Digital Workplace ?
M. L. : Le premier avantage est la centralité, qui permet aux collègues de ne pas se disperser et d’avoir un élément référent. Ensuite, le fait de pouvoir y retrouver ce qui constitue l’équipe : si la Digital Workplace est personnalisable et opérationnelle, elle favorise le sentiment d’appartenance et permet d’éviter le turn-over.
Après, il y a tout ce qui est fait des outils : les usages, les rituels, etc. Grâce aux fonctionnalités de la Digital Workplace, le manager peut mettre en place des rituels, quels qu’ils soient, pour que les collaborateurs se retrouvent ensemble au moins une fois tous les jours, pour se saluer ou raconter leur week-end par exemple. Ces rituels permettent de recréer des automatismes quotidiens et de préserver le lien pour se raccrocher à quelque chose qui est fixé dans le temps. Chez Jamespot, nous avons mis en place plus de 18 rituels, annuels, trimestriels, mensuels, hebdomadaires ou quotidiens, à l’échelle globale de l’entreprise ou d’une équipe. C’est l’occasion de partager des informations corporate tout en créant du lien social.
Comment se positionne Jamespot sur le sujet du management à l’ère du travail hybride ?
M. L. : Notre outil est une Digital Workplace, qui est utilisée en interne par nos propres collaborateurs. Nous lui avons adjoint notre métaverse, JLand, constitué de bureaux virtuels. Notre Digital Workplace fait ainsi le lien avec la visioconférence et le chat en temps réel pour le côté social, le partage d’informations, l’accès aux solutions métiers au sein d’un espace commun, et le métaverse matérialise la Digital Workplace. Les utilisateurs peuvent également voir qui est connecté, occupé ou non, et les collaborateurs peuvent se croiser pour recréer du lien social dans le métaverse. Cela matérialise le fait de ne pas être seul : je vois mes collègues, mon manager, mon patron, tout en étant à distance.
