Xelians, des prestations de numérisation à 360°

Xelians Digital s’avère, en effet, capable de prendre en charge une activité ou l’intégralité d’un métier, comme les factures, la saisie, la gestion du courrier pour les organisations, la constitution des dossiers adhérents pour les assurances, les enquêtes SLS/OPS pour les bailleurs sociaux, le traitement des offres de prêt, des dossiers de crédit ou encore la compensation pour les banques, etc. Grâce à cette offre d’externalisation, n’importe quelle organisation peut désormais tout déporter et centraliser chez un prestataire. Une possibilité très appréciable en temps de crise et inscrite dans bon nombre de Plan de Continuité d’activité (PCA). 

Vers une gestion documentaire totalement externalisée 

Cette opération se déroule en plusieurs étapes et s’intègre dans un processus éprouvé qui garantit la conformité :

• Xelians Digital analyse avec le client le processus et les flux documentaires actuels. L’idée étant de se rendre dans le service concerné pour voir comment cela fonctionne au travers d’un audit. Ce qui permet ensuite de suggérer des axes d’amélioration et de définir ensemble le processus de gestion qui sera mis en place entre le client et le prestataire.
   
• Les flux arrivent chez Xelians par différents canaux : papier, messagerie, dépôt en ligne (portail), etc. Pour le courrier, il est ainsi possible de mettre en place une boîte postale dédiée, des TSA (Tri Services Arrivée), ou de s’appuyer sur la solution Itinovia (processus de re-direction des courriers). Le courrier est alors acheminé directement chez Xelians Digital. Le client n’a plus à gérer sa réception et sa distribution. Xelians dispose également de sa propre flotte et de sa propre logistique, et peut assurer l’enlèvement des plis directement dans les locaux du client selon les besoins. Quant aux boîtes mail, elles peuvent être ouvertes et gérées au nom du client ou tout simplement re-routées chez Xelians. 
   
• Xelians Digital réceptionne donc l’ensemble des flux hybrides (physiques et électroniques) du client pour pouvoir les traiter. Si pour l’électronique, l’opération est relativement simple, le papier en revanche nécessite plus de manipulations. “2,5 milliards de factures sont échangées chaque année en France, et 94% des entreprises déclarent encore envoyer des factures au format papier, selon une étude FNFE”, rappelle Roseline Azambou, Responsable Marketing Offres chez Xelians. Le groupe dispose d’opérateurs expérimentés qui ouvrent les courriers, effectuent une dépollution des documents (retrait des agrafes, des punaises, etc.), trient, classent, créent des lots et réparent les documents déchirés pour une préparation optimale à la numérisation. “Cette étape de préparation est essentielle, car elle permet d’assurer une bonne qualité de numérisation”, précise Roseline Azambou. 
   
• Vient ensuite l’opération de numérisation qui peut se faire de manière standard ou en mode “fidèle”, conformément à la norme NF Z42-026. Xelians a d’ailleurs été le premier prestataire certifié en France. Cette certification a été renouvelée en 2020. Cette norme Afnor vient évaluer la chaîne de numérisation et précise les exigences techniques et fonctionnelles liées à la création d'un document numérisé en mode fidèle. La prestation de numérisation fidèle de Xelians intègre une convention de numérisation (CDN), qui formalise les caractéristiques de la prestation pour les deux parties du donneur d’ordres et du prestataire. Elle donne également lieu à des PV de recette et des attestations de numérisation incluant l'horodatage de chaque document numérisé. Associée au SAE, la numérisation fidèle permet de produire des copies fiables et de détruire le papier dans certains cas pour libérer de l’espace tout en facilitant la mise en conformité avec le RGPD.
   
• Une fois numérisés, les documents sont ensuite indexés. Cette indexation peut être automatique et basée sur les technologies les plus puissantes du marché (LAD/RAD/OCR/IA/RPA) ou manuelle. Chaque document est alors enrichi de métadonnées comme le nom du fournisseur, la date, le montant HT, la TVA, le SIRET, etc., s’il s’agit d’une facture fournisseur par exemple. Ces éléments s’avèrent indispensables pour pouvoir retrouver facilement le document dans la GED par la suite. L’indexation manuelle, elle, se fait par vidéocodage ou vidéotypage grâce à des opérateurs qualifiés qui vérifient la cohérence du document avec les informations saisies par le logiciel et les valident ou les rectifient. “Une centaine d’opérateurs sont à l'œuvre chez Xelians et font profiter les clients d’une véritable expertise en la matière, précise Roseline Azambou. Nous sommes également fiers d’afficher un faible turn-over (moins de 3%), ce qui contribue à la satisfaction client”. 
   
• Le contrôle qualité, lui, intervient à chaque étape du processus. L’opérateur effectue un contrôle visuel de la qualité de l’image, vérifie la complétude des pages numérisées, détecte les doublons, les pages blanches, les erreurs et effectue, si besoin, des corrections manuelles (redressement, détourage, etc.). Tout se fait de manière extrêmement rapide afin de pouvoir générer les fichiers au format souhaité par le client et pouvoir les intégrer dans une GED ou dans un SAE.
   

Des documents centralisés et facilement accessibles à distance

Enfin, tous les documents numérisés sont centralisés pour que le client puisse aisément les consulter. Cet accès peut se faire de plusieurs manières : 

• soit via le portail de consultation Xelians, baptisé Digital. Il est accessible 24/7 pour chaque client, avec des habilitations spécifiques pour chaque service. Il s’agit d’un extranet dédié et sécurisé avec des bannettes virtuelles organisées en fonction de ses besoins (services, etc.).
   
• soit en injectant directement les documents dans une GED : la GED du client ou la GED Docuware que nous pouvons mettre à disposition (Xelians est le 1er intégrateur de Docuware dans les zones EMEA et APAC).
   
• soit en intégrant les documents dans le SI du client ou dans une application métier. 
   

Des KPI et un suivi en temps réel

Le client a également accès à des tableaux de bord, à des outils de Business Intelligence et à un historique des opérations en temps réel. Il peut ainsi savoir, parmi les courriers, documents ou dossiers reçus dans la journée, lesquels ont été numérisés et traités, ceux qui sont en attente ou encore ceux qui sont en anomalie. Pour ces derniers, Xelians Digital effectue une relance client par SMS, appel téléphonique ou mail. Pour certains de ses clients, notamment des banques ou des assurances, le prestataire se charge aussi de vérifier l’état des manquants, la conformité et la complétude des dossiers, d’effectuer le contrôle de certaines pièces et la cohérence d’ensemble des dossiers clients (on parle de KYC), de vérifier les signatures, jusqu’à la validation finale du dossier.

“Pour les banques par exemple, nous assurons le traitement des offres de prêt dans leur intégralité, de la réception des dossiers au déblocage de fonds en passant par la notification de l’accord clients”, confirme Roseline Azambou. 

Un archivage physique ou électronique… en attendant la destruction

Quant aux documents papiers, après numérisation, ils peuvent être archivés au sein des sites de conservation Xelians qui sont d’ailleurs certifiés et agréés SIAF (pour la conservation des archives publiques), mais ils peuvent aussi être reconditionnés et restitués aux clients. “Avec la crise sanitaire, nos clients peuvent bénéficier d’une livraison dématérialisée de leurs archives conservées dans nos sites sous 2 heures grâce à notre service spécifique de « Dématérialisation à la Demande », indique la Responsable Marketing Offres. Mais il est aussi possible de détruire certains documents après leur numérisation en mode fidèle”. Quant aux documents numériques, ils peuvent être archivés dans notre SAE certifié NF Z42-013. Ce qui permet de préserver l’intégrité et la pérennité de l’archive numérique pendant toute la durée légale de conservation. Xelians garantit ainsi l'authenticité des archives, à savoir que ces dernières ne seront jamais falsifiées, modifiées, supprimées, que ce soit de manière volontaire ou involontaire.

Forte de ses 750 collaborateurs, Xelians est une ETI qui possède l'agilité et la flexibilité d’une PME, pour apporter toujours plus de réactivité et de satisfaction à ses clients. L’entreprise est dotée de trois datacenters basés en France, garants d’un service de qualité et de proximité, et s’appuie sur un réseau de 10 centres de BPO / numérisation en réseau, qui permettent d’assurer une parfaite continuité de service en temps de crise. Au-delà du BPM (Business Process Management) et de la numérisation, Xelians accompagne les organisations dans la réussite de leur transformation digitale.

Pour aller plus loin, voici une présentation de l'offre Xelians en vidéo...