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Au sommaire
- Dossier : Ged automatisée, quelle valeur ajoutée ?
- Comment automatiser la gestion documentaire
- Ged : automatiser pour performer
- La Ged au cœur des enjeux RH
- Automatisation du courrier : « les entreprises françaises fonctionnent à deux vitesses »
- Comptabilité et ged : faciliter la facture
Aujourd’hui, près de 80 dossiers sont traités quotidiennement par Ged Expertise et ses quatre membres. Le cabinet comptable fondé en 2018 accompagne ses clients au quotidien en mettant à leur disposition des solutions de Ged.
Celles-ci permettent de se concentrer sur les tâches fondamentales, en réduisant le temps de traitement des documents via un outil unique, centralisé et sécurisé.
L’aspect collaboratif de la Ged est crucial : "Ce qui est intéressant, c’est de partager des données avec à la fois un client, un fournisseur, etc. Cela permet également d’avoir un gain de temps et de place, en évitant de stocker plusieurs fois le même document", explique Romain Giraud.
Opter pour l’automatisation
Selon l’expert-comptable, ergonomie et gain en productivité sont les points clés pour une Ged dans ce secteur. "Ce qui est automatisable ? Avec le temps, la totalité de nos outils", déclare-t-il. Ces critères ont dirigé son choix vers ACD Groupe, éditeur de logiciels pour les experts-comptables.
La saisie et la révision comptables, la gestion sociale des travailleurs salariés, ainsi que l’établissement des comptes annuels sont grandement facilités désormais pour Ged Expertise. Sans compter la collecte de documents et des différents éléments grâce à l’automatisation qui économise un temps considérable.
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"Il faut également une Ged connectée avec des API afin d’utiliser d’autres outils". En comptabilité, face au volume de documents à traiter chaque jour, une solution de Ged couplée à des outils d’optical character recognition (OCR), dans ce cas précis ACD Fact, constitue un véritable atout.
"Par exemple, lorsque nous avons des factures d’achat, nous utilisons nos outils d’OCR. Cela permet d’extraire toutes les données dont nous avons besoin sur un PDF, tels que la date, le nom du fournisseur, les montants hors taxe, de TVA et en TTC, etc.". Dans ce cas précis, les OCR permettent de lire les factures et de prémâcher la comptabilité en générant l’écriture comptable, un autre avantage de l’automatisation.
Côté facture
"Près d’un tiers des experts-comptables possèdent le même outil de facturation, Mon Expert en Gestion (Meg), édité par RCA", observe Romain Giraud. Cette plateforme en ligne fournit plusieurs modules de gestion, dont la facturation.
"Pour les clients qui ne possèdent pas ce genre de solution, je les dirige vers Meg. Ainsi, ils peuvent réaliser des devis, des bons de commande et de livraison, des factures. Tout ce qui concerne le domaine de la gestion commerciale".
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Un réel avantage pour le cabinet qui récupère les factures dans les différents dossiers des clients. "Un véritable gain de temps au niveau de la collecte de documents. Nous ne sommes plus dépendants des clients".
Autre point positif, un tel outil permet de se tenir au courant de la situation des clients, d’être vigilant par exemple sur les soucis de trésorerie. "Avoir une comptabilité en temps réel est un atout de taille. Cela nous aide à anticiper les résultats des entreprises avec une grande marge de pilotage ".
Facteur humain
Parmi les difficultés rencontrées, le facteur humain est à souligner. "Il faut que cela soit simple pour le client". L’utilisation de certains outils peut s’avérer compliquée, notamment lorsque cela bouleverse radicalement des habitudes, notamment les manipulations manuelles.
Pour Romain Giraud, le fait de ne pas pouvoir éditer en ligne pose problème. Une caractéristique qui demeure encore peu développée dans les Ged.
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"Pour ma part, je peux déposer des fichiers Word ou Excel au sein de ma Ged. Malheureusement, pour le client qui souhaite modifier ce genre de fichier, ce n’est pas possible. De fait, si vous voulez éditer, cela nécessite une licence Microsoft, mais les coûts sont importants".
C’est encore un obstacle pour nombre de clients, un frein à l’extension du collaboratif.
