5 raisons de toujours s’intéresser à la gestion documentaire. Spécial Documation-MIS 2015

Salon Documation-MIS 2015. Flux d’information, travail collaboratif, big data : les nouvelles formes de l’information tendraient à faire oublier que le document reste un vecteur fondamental qu’il faut savoir gérer. Voici pourquoi.

1. Le document est un support d’activité

Qu’il soit sous forme papier ou électronique le document porte l’activité de nombre d’organismes. C’est un contrat, une facture, un courrier, une note de projet, un compte rendu… Suivant des règles précises, on a tout intérêt à le numériser s’il n’est pas nativement électronique, et à l’injecter dans le système d’information et ses workflows.

2. Bien gérer ses documents, ça rapporte

Combien de temps passé à rechercher un document ? Cinq minutes par jours et par personne ? Une demi heure ? Faites le calcul, multipliez par le nombre de salariés dans l’organisation et leur coût horaire et vous obtenez le total de l’argent que vous jetez par la fenêtre. Il faut donc une solution documentaire bien gouvernée, bien managée au quotidien, avec un accompagnement du changement proche de chacun et des règles d’accès claires. Sans oublier un moteur de recherche performant.

3. La gestion documentaire s’est transformée

Les besoins de technologie exprimés a priori le sont souvent pour réclamer de la gestion de contenu, du réseau social, de l’archivage cloud. Seulement voilà : bien souvent, rien n’est possible sans partir d’une gestion électronique des documents (Ged), avec un solide plan de classement et une indexation rigoureuse. Dépassée la Ged ? Elle ne s’arrête pas là, elle inclut des fonctions collaboratives, est apte à la publication web et s’interface autant avec un ECM (gestion de contenu) qu’avec un CRM (gestion de la relation client) ou un ERP (gestion intégrée).

4. Une bonne gestion documentaire est une condition incontournable de sécurité

On ne plaisante pas avec la réglementation. Celle des données personnelles pour le respect de laquelle la Commission nationale de l’informatique et des libertés (Cnil) accorde la plus forte vigilance. Celle de la conformité qui repose sur une multitude de textes de portée générale ou particulière. Pour exemple, les durées de conservation des documents, un beau casse-tête pour les archivistes. Traçabilité et pérennité de l’information sont en jeu. Ne pas s’y plier peut se traduire par des sanctions ou la perte d’un procès. Toute solution passe par un appel à des compétences en records management et archivage électronique - qui est loin d’être un problème exclusivement technique.

5. La gestion électronique de document, c’est bon pour l’environnement

Difficile d’évaluer le bilan écologique d’un ordinateur, d’un serveur ou d’un data center. Bien sûr, il est améliorable. Bien sûr aussi, il est d’abord opportun de réduire sa consommation de papier. En limitant les envois de papier, les impressions et en numérisant en amont tout ce qui gagnera à être traité numériquement. Le tout électronique est possible en interne et dans les échanges autant avec les fournisseurs qu’avec les clients et les administrés. La “transformation digitale” des entreprises doit s’inscrire dans la durée.

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