La gestion documentaire désigne l'ensemble des processus, méthodes et outils qui permettent de gérer de manière efficace les documents physiques et numériques au sein d'une organisation. Cela inclut la création, le stockage, la diffusion, la recherche, la conservation et l’archivage des documents, qu’ils soient au format papier ou électronique.
Son objectif est d’assurer un accès rapide et sécurisé à l’information, de gérer l’ensemble du cycle de vie des documents, depuis leur création à leur archivage ou leur destruction, tout en respectant les obligations légales et réglementaires, comme le RGPD (pour les données sensibles).
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La gestion documentaire est essentielle pour garantir une organisation optimale des informations, des documents et des données dans une organisation. Elle permet de répondre aux besoins croissants de structuration, de bonne gestion et de sécurisation des données.
Cas d’usage concrets :
Adopter une gestion documentaire efficace apporte de nombreux bénéfices :
Les normes ISO 15489 et ISO 30301 sont axées sur la gestion des documents et des informations à un niveau stratégique et opérationnel. Elles se concentrent sur la capture des documents, sur le stockage sécurisé, sur l’évaluation et l'amélioration et sur la réduction des coûts. En matière de records management, la série de normes ISO 30300 définit les principes des systèmes de gestion des documents d’activité (SGDA). La norme ISO 30301 définit les exigences d’un SGDA (principes, rôles de la direction…) et la norme ISO 30302 est consacrée à la mise en œuvre du SGDA (elle comprend aussi la liste des documentations à élaborer pour le bon fonctionnement d’un SGDA et sa mise en état d’auditabilité. Les normes de l’archivage électronique sont les suivantes : la norme NF Z 42-013, qui précise de nombreuses mesures techniques et organisationnelles autour du fonctionnement d’un système d’archivage électronique (SAE), le référentiel de certification NF 461 — Système d’archivage électronique, la norme OAIS (système ouvert d’archivage de l’information), et la norme internationale ISO 19005-1, qui définit le format PDF/A-1 (basé sur le format PDF1.4 de Adobe System) comme format de fichier de documents électroniques placés dans un SAE devant être conservés sur du long terme .
Les solutions logicielles incontournables de la gestion documentaire sont :
GED (Gestion électronique de documents) : une solution de gestion électronique de documents (Ged) est un logiciel de gestion documentaire qui permet aux entreprises de stocker, d’organiser, de partager, de récupérer et de sécuriser des documents, mais aussi de dématérialiser certains processus métier. Pour faire votre choix parmi les différentes Ged du marché, découvrez notre grand tableau comparatif des solutions de gestion électronique des documents.
Systèmes d’archivage électronique (SAE) : un logiciel d’archivage électronique permet de conserver les documents de manière sécurisée tout en respectant les normes légales. Il assure l’intégrité et la pérennité des documents et des informations à moyen et long termes et assure la protection des données personnelles.
Pour découvrir les principaux acteurs du marché de la gestion documentaire, consultez notre annuaire des éditeurs de logiciel de Ged (gestion électronique de documents).
Pour aller plus loin, plusieurs ressources sont disponibles pour perfectionner vos connaissances sur la gestion documentaire :
Formations spécialisées : le site formation-serda.com propose des programmes complets, adaptés aux débutants comme aux experts, sur la gestion de l'information et des documents : Initiation à la gestion documentaire, Optimiser l’organisation de vos documents électroniques, Passeport pour la documentation, Analyse documentaire, indexation et catalogage, Construire un thésaurus, Synthèse documentaire : techniques et méthodes de rédaction, etc.
Guide pratique : Découvrez le dernier guide pratique d’Archimag dédié à la gestion documentaire : "ECM, Ged : la gestion de contenu en évolutions", qui aborde les toutes dernières innovations proposées par les solutions de Ged, qu’il s’agisse de data management, d’intelligence artificielle (IA), ou d’automatisation.
Webinaires et conférences : Participez aux événements organisés par des acteurs comme Serda Archimag pour rester à jour sur les tendances et innovations du secteur.
![evenement-archimag-ged-ia-programme](https://www.archimag.com/sites/archimag.com/files/styles/taille_standard__400_/public/web_articles/image/archimag-journee-ged-ia-programme-complet_0.png?itok=pB6wPE66 "Il ne vous reste que quelques jours pour vous inscrire à la demi-journée Archimag "Le rôle et l'apport de l'IA dans la gestion de contenu". (DR)")
