Série 4/5 : Découvrez les clés d’un numérique responsable avec la digitalisation !
Le 23 janvier 2025, participez à une demi-journée 100 % digitale dédiée au numérique responsable. Cet événement vise à offrir des solutions concrètes pour réduire l’empreinte environnementale des organisations tout en optimisant leurs performances.
Dans ce quatrième volet, découvrez comment Aguaro peut donner les moyens à vos équipes opérationnelles de comptabiliser l'impact de tout le cycle de vie d'un document.
Comptabiliser l’impact de tout le cycle de vie d’un document
Qu’il s’agisse de papier ou de numérique, il convient de comptabiliser les impacts des moyens qui ont permis de produire, de transporter et de diffuser les documents considérés. Dans le cas du papier, on compte par exemple des tonnes de papier, des litres d’encre, des machines d’impression et des kilomètres parcourus. Dans le cas d’un support numérique, on compte des serveurs, des ordinateurs, des flux réseaux ou encore des écrans.
Cette logique de comptabilisation de toute la chaine allant de la production d’un document à sa destruction en passant par son utilisation s’appelle une analyse de cycle de vie (ACV).
Approfondir les usages
Une comparaison trop rapide n’a pas forcément de sens puisque les usages entre papier et numérique sont souvent différents.
L’étude de Quantis réalisée avec le Groupe la Poste en 2020 montre à quel point la comparaison entre numérique et papier dépend des cas d’usages et des critères d’impacts analysés. Ainsi l’envoi d’une facture par courrier ou par mail a, comme pour les Gaz à Effet de Serre (GES), des impacts environnementaux différenciés : 9 des critères d’impact* sur 16 sont en faveur du papier et les autres en faveur du numérique.
Notons également l’importance de l'effet rebond dans ce domaine, où l’immatérialité ressentie des utilisateurs au regard d’une impression ou d’un archivage physique entraîne, in fine, une augmentation en absolu de la quantité de documents (image, document, vidéo etc.) générés et stockés (sauvegardes multiples).
De plus de nouveaux usages émergent avec, dans le cas des archives patrimoniales par exemple, une numérisation qui ouvre la consultation du document à des utilisateurs plus nombreux. Elle peut aussi amener à des innovations d’usage comme la modélisation d’espaces à partir de plans anciens pour développer une application de visite en réalité augmentée.
Enfin, selon l’étude « The Strategic and Evolving Role of data governance » menée par MEGA en 2022, l’augmentation de la quantité des données générées en entreprise et établissement public ne semble pas prêt de ralentir, avec une tendance qui montre un doublement du volume générées tous les deux ans. La démocratisation de l’IA (en particulier Gen AI) et ses multiples usages accentue encore un peu plus le besoin de mettre ces impacts sous contrôle.
Pourquoi se doter d’outil de pilotage par la mesure et de sensibilisation ?
Face à ces enjeux, il ne s’agit pas, pour une organisation, de renoncer aux bénéfices offerts par la numérisation mais de se mettre en conditions de maîtriser ses coûts environnementaux. Cela implique de responsabiliser les professions de l’information-documentation et d’intégrer ces enjeux environnementaux à leur activité ; et ce, le plus en amont dans la chaine de décision. Pour autant :
- Les opérationnels n’ont souvent ni les connaissances ni les outils pour être autonomes dans l’évaluation et/ou le comparaison de l’empreinte environnementale de leurs projets ou services; Sinon avec trop peu de détails pour agir au mieux.
- Réaliser une ACV ad’hoc pour chaque projet ou produit est exclu au regard du nombre de projets ou services pilotés et représenterait une aide à la décision très vite obsolète (besoin d’avoir différents scénarios et de suivre l’évolution dans le temps : prévu vs réalisé)
- Le recours aux fichiers Excel est vite limité par les enjeux de consolidation, de collaboration et de pilotage associés.
Aguaro : une solution complète et éprouvée.
Aguaro offre une solution fiable et éprouvée par les plus grandes organisations françaises & européennes qui répond à ces enjeux, de la stratégie globale, à la mise en œuvre opérationnelle et à la sensibilisation. Quelques fonctionnalités clés :
- Calculateurs ad’hoc pour les métiers de l’information/documentation fortement personnalisables au contexte de l’organisation.
- Gestion et comparaison de scénarios couvrant l’ensemble des activités : Postes utilisateurs, Imprimantes, Scanners, Serveurs de stockage, Réseaux, Prestations de Services, Transports et Déplacements, Cloud etc
- Moteur Multicritères pour comptabiliser les différents impacts environnementaux au-delà des émissions de gaz à effet de serre
- Suivi des projets dans le temps (Prévu vs Réalisé)
- Granularité fine pour des mesures actionnables à l’échelle des gestionnaires, avec tableaux de bord personnalisés pour un suivi en temps réel
- Automatisation : Collecte et Intégration de données, Recommandations & Reporting.
- Conformité avec les standards réglementaires (Méthode Bilan Carbone®, CSRD, loi REEN).
- Favoriser l'adoption en limitant au maximum les re-saisies en automatisant à partir des données déjà saisies par ailleurs
Aguaro permet également d’impliquer et de sensibiliser les usagers des projets numériques :
- Campagnes d’enquêtes/questionnaires pour collecter de l’information directement auprès des utilisateurs : cela permet d’affiner les projets mais aussi de capter le sentiment et les usages des utilisateurs pour ainsi mieux cibler les actions de sensibilisation
- Création de pages à l’identité visuelle de l’organisation pour une communication en masse
- Personnalisation des principaux indicateurs clés de la démarche pour favoriser le changement de pratiques
- Possibilités d’intégration aux outils de communication internes.
En conclusion, se doter d’un outil de pilotage des projets de “dé(re)matérialisation” par la comptabilité environnementale est indispensable à toute organisation qui souhaite maîtriser son empreinte environnementale. Mettre l’intérêt d’usage, qu’il soit patrimonial ou interne à l’organisation, au regard des coûts environnementaux, et trouver les meilleurs scénarios possibles.
Sources :
Quantis & La Poste 2020
https://solutionsbtob.laposte.fr/sites/p8_u3/files/BROCHURE ACV_web.pdf
Berthoud, F. (2013). Papier ou support numérique, quel est le bon choix écologique ? GDS ECOINFO / CNRS: https://ecoinfo.cnrs.fr/wp content/uploads/2015/01/papier_ou_numerique.pdf
[1] https://ecoinfo.cnrs.fr/wp-content/uploads/2015/01/papier_ou_numerique.pdf
[2] https://solutionsbtob.laposte.fr/sites/p8_u3/files/BROCHURE%20ACV_web.pdf
