Box et Arondor modernisent l’ECM et la GED

Le 28/09/2016 (Mis à jour le 29/09/2016 )

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(Pixabay/Stokpic)

Box et Arondor font désormais cause commune et comptent ensemble révolutionner les habitudes de travail et la gestion de contenus en entreprise, en y ajoutant des dimensions conviviales, collaboratives et mobiles.

PUBLI-INFO. Pour répondre aux besoins de la nouvelle économie collaborative, Box et Arondor se sont engagés à marier leurs technologies pendant une période de 10 ans. Dans la dot commune, Box apporte le service et Arondor les outils d’intégration. Les clients ont même la possibilité de choisir dans quels datacenters seront stockées leurs données grâce au service Box Zones. Box propose, en effet, le stockage local des données dans 7 pays : ÉtatsUnis, Australie (cet automne), Canada (en fin d’année), Allemagne, Irlande, Japon et Singapour. « Nous ajoutons deux nouvelles localisations à Box Zones, explique Aaron Levie, le PDG de Box. Ces pays disposent d’une législation avancée en matière de protection des données et Box Zones permet aux clients de choisir le lieu de stockage de leurs données, que ce soit pour des raisons opérationnelles ou de conformité ».

Un cadre normatif pour les données personnelles dans le cloud

Par ailleurs, Box est désormais conforme à la norme ISO 27018, la norme de protection des données personnelles dans le cloud. Celle-ci s’inscrit dans le prolongement des normes existantes en matière de sécurité de l’information, telles que les normes ISO 27001 et ISO 27002 qui permettent d’identifier les risques de sécurité inhérents aux systèmes d’information et de mettre en œuvre les contrôles nécessaires pour les éviter (par exemple : la sécurisation des bureaux et des installations, les contrôles d’accès, la gestion des incidents, la continuité des opérations, etc.). La norme ISO 27018 est quant à elle spécifiquement adaptée aux services de cloud et augmente ainsi le nombre de contrôles prévus déjà par la norme ISO 27002, constituant ainsi l’« état de l’art » en la matière.

Un objectif commun : redéfinir l’ECM sans bouleverser les habitudes

Réunis autour de l’offre Box, les partenaires ont un objectif clair : redéfinir l’ECM sans modifier les habitudes de travail, ni bouleverser les systèmes existants. Car Box s’intègre aisément avec Office 365, Google Apps, Salesforce, Sharepoint, Netsuite et consorts. « Les possibilités d’intégration sont nombreuses grâce à des connecteurs spécifiques», précise Alain Le Bras, le PDG d’Arondor (filiale du groupe Neurones), intégrateur expert en GED et processus métiers. Pour créer ce tunnel sécurisé vers Box, il est aussi possible d’utiliser des API, ce qui autorise des intégrations plus poussées et permet d’automatiser certains processus. Outre les possibilités d’intégration forte de cette solution, Arondor met en avant plusieurs avantages décisifs : sa mise en route rapide, sa polyvalence (multi-terminaux et multi-OS), son ouverture aux usages mobiles ou encore sa sécurité. Sans oublier que la solution Box est une solution ouverte et qu’il est possible d’effectuer en interne des développements spécifiques, notamment pour des organisations complexes désirant s’ouvrir sur l’extérieur.

Une productivité en hausse et des coûts en baisse

« Box entend briser les silos et permettre aux entreprises de s’appuyer sur une plateforme unique pour gérer, partager et centraliser les documents » ajoute Jeremy Grinbaum, VP Europe du Sud de Box. La capacité de stockage est illimitée, la structure des dossiers est conservée quel que soit le terminal utilisé, les documents sont synchronisés et cryptés, chaque collaborateur pouvant disposer de droits différents (édition, lecture uniquement, etc.), sans oublier la possibilité d’annoter, de modifier, de laisser des commentaires, de travailler à plusieurs sur le même document, etc. D’après une étude Forrester, Box permettrait d’améliorer de 20 % la productivité de l’employé et de réduire les coûts IT de l’entreprise.

Des fonctionnalités qui se rapprochent de la GED

Que ce soit sur PC ou tablettes, Box propose, en effet, un large éventail de fonctionnalités permettant d’envisager l’outil comme une mini-GED, notamment pour les organisations de taille modeste : création d’un plan de classement, historique des modifications, tags pour retrouver facilement les documents, visionneuse intégrée compatible avec 120 formats de documents différents, possibilité d’ouvrir le document avec l’application native (Word, Excel, etc.), ajout de tâches et d’invitations de collaborateurs, console d’administration pour voir les différents usages de la plateforme, possibilité de partager un lien customisé avec une date d’expiration dans le temps, etc. Box permet d’aller très vite dans l’interaction avec les clients, partenaires, prestataires ou fournisseurs et pour l’utiliser, pas besoin de mode d’emploi.

Avec Box et Arondor, les entreprises vont ainsi pouvoir mettre en place de nouvelles méthodes de travail plus efficaces et plus collaboratives.

Le cloud, pour faire « plus » avec « moins »

Même si les usages évoluent rapidement, l’heure du « Pure Cloud » n’a pas encore sonné. Pendant un temps encore, le Cloud/SaaS devrait rester associé à des solutions on-premise, autrement dit installées sur les serveurs de l’entreprise. « Reste qu’à l’avenir, nous ne devrions consommer que du SaaS et du Cloud, explique l’un des responsables commerciaux d’un géant de l’IT. Économiquement c’est plus intéressant, puisqu’il n’y a pas à investir dans des ressources, elles sont déjà toutes prêtes, et que le paiement se fait à l’usage ». Sans compter que l’entreprise minimise également les risques, étant donné qu’elle n’a plus besoin de disposer de compétences spécifiques en interne pour le déploiement et la maintenance. Le Cloud permet donc de faire plus avec moins.