Des lois pour se passer enfin du papier

[TRIBUNE] Le 5 décembre dernier en France, le décret n°2016-1673 est venu remplir le vide entourant les conditions qui permettent d’affirmer qu’une copie numérique est fiable. Ce texte fait écho à la loi PSDC en vigueur depuis 2015 au Luxembourg, et au Digital Act en Belgique déployé en octobre 2016.

Les cadres légaux se multiplient en Europe autour de la dématérialisation et des procédés électroniques. Après le règlement eiDAS en juillet 2016 autour de l’horodatage, des cachets et de la signature électroniques, un cadre légal entoure désormais la copie numérique en France. Jusqu’à présent, seules des normes fixaient les règles du jeu. Aujourd’hui, législation et normes se complètent pour accélérer les projets de dématérialisation dans tous les secteurs d’activité et développer le marché de l’archivage électronique.

Le Luxembourg réforme son régime juridique

La France n’a finalement fait que suivre l’exemple du Luxembourg où depuis plus de dix ans le gouvernement souhaite développer des activités autour de la digitalisation et des datacenter et n’a pas hésité à réformer le régime juridique de l’archivage. Ainsi, en juillet 2015, le Grand-Duché a promulgué une loi sur l’archivage électronique à valeur probante. L’objectif étant de couper le cordon ombilical liant les organisations aux documents papier et d’alléger leurs devoirs en matière d’archivage.

Quand le document électronique a la même valeur que le document physique

La loi PSDC (Prestataire de Services de Dématérialisation ou de Conservation) permet, en effet, à une copie électronique de conserver la même valeur probante que son original papier, à condition que cette copie soit établie et conservée par un prestataire certifié PSDC. Elle permet surtout de détruire le papier original et définit ce qu’est un tiers de confiance. Ainsi, si une organisation a fait appel à un prestataire PSDC pour archiver ses documents électroniques, le juge ne peut pas les rejeter en cas de contentieux.

La pièce manquante pour supprimer le papier

Cette loi PSDC, qui s’appuie sur le référentiel ISO/IEC 27001 dédié au management de la sécurité de l’information, constitue la pièce manque du puzzle de la complète dématérialisation d’un processus. Les organisations n’ont donc maintenant plus besoin de conserver le papier. Pas tellement parce que l’archivage électronique leur offre un ROI colossal, mais plutôt pour tout ce qu’il apporte autour de la dématérialisation, en termes de productivité, d’efficacité et de sécurité.

Un cadre de confiance pour se développer à l’étranger

La loi PSDC renforce également la confiance des organisations luxembourgeoises dont beaucoup effectuent une partie de leur business à l’étranger. Ainsi, en cas un litige avec une contrepartie située dans un autre pays, elles pourront produire un document électronique archivé avec le tampon PSDC. Tout simplement parce qu’un juge étranger ne peut ignorer le cadre luxembourgeois et parce qu’avec le règlement eIDAS tous les pays de l’Union Européenne tendent vers cette homogénéisation juridique. La Belgique aussi a développé un cadre d’archivage électronique basé sur le règlement eiDAS.

Qu’elle est verte ma vallée

En France, contrairement à la certification PSDC, aucune obligation légale n’impose directement le recours aux normes NF Z 42-013 ou ISO 14-641. Reste que les normes apportent toujours des garanties susceptibles de renforcer la confiance et de faciliter le déploiement de la dématérialisation. Dans ce contexte, les organisations qui échangent dans un cadre transfrontalier vont là où l’herbe est la plus verte et choisissent la “domiciliation” juridictionnelle locale la plus favorable (Luxembourgeoise et donc désormais Belge ou Française), tout en profitant de la primauté européenne eIDAS sur tout texte local.

Que la France Digitale est belle  

De longue date, la destruction d’originaux papier après numérisation existe soit dans le secteur privé après analyse de risque (ex : chèques, …), soit dans le secteur public, après quelques autorisations ponctuelles par les archives de France (ex : numérisation et destruction des dossiers MDPH dans certains Conseils Départementaux). L’arsenal législatif récemment mis en œuvre va magnifier et démultiplier cette approche. Ainsi, la modification récente de l’article 1379 du Code Civil le 10 février 2016 « La copie fiable a la même force probante que l'original », la loi du 29 décembre 2016, concernant la dématérialisation des factures et autres pièces justificatives, l’ordonnance n°2017-29 du 12 janvier 2017 permettant la destruction des dossiers médicaux papier ne sont que des exemples de l’incitation majeure donnée par le législateur.

Yes, we can !

Les conditions de production d’une copie fiable étant établies, les entreprises et organisations vont donc intégrer dans leur réflexion et politique d’archivage la gestion de l’ensemble du cycle de vie du document et de l’information depuis sa version originale (papier) jusqu’à sa copie fidèle archivée électroniquement en intégrant notamment le changement de support, la gestion du « double » sort final (papier et électronique) au travers de solutions d’acquisition et d’archivage hybride adaptées.

Cette révolution se fait pour le plus grand bonheur des utilisateurs qui sont désormais dans une expérience 100% digitale. L’objectif étant d’arriver au “zéro archive papier”.

Notez que Numen organise le mardi 11 avril à 11h un webinar répondant à cette question : "Quelles solutions pour gérer une archive papier, un original ou double électronique et plus encore une copie fidèle et authentique ?". Plusieurs thèmes seront abordés dont les enjeux de la dématérialisation, le cadre réglementaire (européen et français), le Système d'Archivage Electronique Hybride (pour gérer les archives papiers et éléctroniques et copies fidèles) avec un retour d'expérience client portant sur la dématérialisation de l'original papier. Les inscriptions sont ouvertes ici. 

Laurent Richardeau
Directeur Général Délégué
Numen Solutions

Avec plus de 15 ans d’expérience dans l’univers de la transition numérique et des technologies du Cloud, Laurent Richardeau possède une très bonne connaissance des enjeux clés de la gestion de contenus numériques. Il a pour mission le développement de l’offre logicielle ECM de Numen (Case Management, GED, archivage, coffre) et partenaire ISV Microsoft. Il prend également en charge la conduite du programme « Solutions Métiers » du groupe (Solutions Finances, RH, Immobilier, KYC, Hôpital Digital).