CET ARTICLE A INITIALEMENT ÉTÉ PUBLIÉ DANS ARCHIMAG N°373
Au sommaire :
- Dossier : les (nouvelles) meilleures pratiques collaboratives
- Du millefeuille numérique à l’entreprise collaborative : comment opérer un changement des pratiques et des mentalités
- Outils collaboratifs : les éditeurs innovent, notamment grâce à l’IA, aux API et au no-code, pour accompagner les nouveaux usages
- Comment Bouygues Telecom et le cabinet de conseil Mazars utilisent leur digital workplace pour transformer l’expérience collaborateur
- Avec le "citizen development", EDF mise sur les compétences internes pour booster l’intelligence collective
En 2024, certains critères sont devenus essentiels pour faire le tri entre les différents outils collaboratifs. "La notion de "temps réel" est un prérequis aujourd’hui", affirme Erwan Kezzar, cofondateur de Contournement, qui propose des formations pour créer des solutions, notamment collaboratives, avec des outils no-code. "La possibilité de commenter un message ou une tâche lors d’un travail en est un autre".
Les utilisateurs attendent de retrouver dans leurs outils professionnels les mêmes fonctionnalités que celles qu’ils ont l’habitude de trouver dans leurs applications personnelles.
Par ailleurs, avec l’avènement de l’intelligence artificielle (IA) générative, une nouvelle tendance a vu le jour. "Avant, l’IA ne permettait que l’automatisation de workflows, ce qui était pratique, mais demandait du temps", indique Chalom Malka, cofondateur et PDG de Siit, qui commercialise une plateforme de "helpdesk" interne. "Dorénavant, l’IA est capable d’apprendre et de produire par elle-même". Une révolution pour les outils collaboratifs.
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L’IA dans la digital workplace
De plus en plus présente, l’IA se démocratise et s’invite au sein des digital workplaces (DW). "La question de l’IA est constamment présente lors d’entretiens avec les clients", confirme Jean-Michel Lambert, responsable avant-vente chez Jalios, spécialiste de la DW, de l’intranet et des plateformes collaboratives. "La souveraineté et l’interaction avec l’humain font partie les sujets récurrents".
Pour Jalios, intégrer un "bouton IA" n’est pas suffisant. "Nous considérons l’IA comme un compagnon qui va aider le client à différents moments de son parcours d’utilisation de la plateforme", confie Jean-Michel Lambert.
En effet, l’IA s’applique à trois usages distincts : la production de contenus (rédaction d’articles, de commentaires, des comptes rendus de réunions, etc.), la création de bases de connaissances (pour remplir une fiche de connaissance avec un format et un cadre particulier) et la gestion documentaire. "Sur la base d’un thésaurus, intégré par Jalios, l’IA suggère les possibilités de lieux de dépôt de documents pour faciliter leur classement", précise Jean-Michel Lambert. Les apports de l’IA sont multiples et tout laisse penser qu’elle sera bientôt indissociable des digital workplaces.
Les API au cœur de la productivité
Outils collaboratifs et API (ou Interface de Programmation d’Application) vont de pair. L’API constitue la "brique de code" qui permet à deux applications ou logiciels de se connecter. "La notion d’intégration au sein des outils collaboratifs est devenue très attractive, voire essentielle pour les entreprises", poursuit Chalom Malka de Siit.
En outre, l’interopérabilité entre deux solutions permet de décloisonner les services d’une entreprise, notamment pour que deux équipes qui utilisent des outils différents puissent bénéficier du même niveau d’information. En effet, une circulation fluide des données conduit à une amélioration de la productivité.
De nos jours, les collaborateurs ont accès à un large panel d’outils. À titre d’exemple, la plateforme de communication collaborative Slack peut se connecter à un environnement CRM avec Salesforce (groupe auquel elle appartient) ou à un outil de calendrier comme Google Agenda.
La gestion de projet se réinvente
Pour innover, les outils de gestion de projet s’éloignent de leur modèle initial. C’est le cas de monday.com, qui se présentait auparavant comme une plateforme de gestion de projet et qui investit dorénavant le créneau plus large de la gestion de processus.
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En effet, l’outil intègre désormais de nouvelles fonctions comme monday sales CRM (pour gérer la relation client), monday work management (pour traiter l’ensemble des flux de travail, allant des RH au marketing), et monday dev (dédié aux développeurs de logiciels pour la gestion des produits à l’aide de roadmaps, par exemple). "Les outils de gestion de projet traditionnels étaient très contraignants", rapporte Gad Amar, directeur régional France, Benelux et pays nordiques chez monday.com. "Peu d’outils sont flexibles et permettent de traiter plusieurs secteurs d’activité".
Autre innovation de l’outil de gestion de projet : l’intégration de l’IA. "Notre assistant IA permet de fluidifier les processus internes", poursuit Gad Amar. Divers cas d’utilisation sont possibles : génération automatisée de tâches, rédaction et reformulation d’e-mails, synthétisation de textes, génération de formules pour gérer des projets. "Ces automatisations doivent être bénéfiques pour la productivité, en laissant les tâches redondantes à l’IA".
Communication en temps réel
La communication en temps réel est un point essentiel pour bien collaborer. Pour des outils de productivité collaborative tels que Slack, il faut avant tout faciliter le travail de l’utilisateur et bien organiser les canaux de communication. Cela se traduit par l’ajout de fonctionnalités telles que les "canevas", qui permettent la création d’espaces collaboratifs pour échanger des informations en direct à l’aide de différents moyens (messages ou appels).
En outre, Slack enrichit ses "canevas" avec la possibilité d’envoyer des clips audio ou vidéo pour favoriser le travail asynchrone. "L’objectif est d’optimiser le temps des collaborateurs sans pour autant nuire au rythme de travail de chacun", détaille Julien Simiand, ingénieur de solutions stratégiques chez Slack.
Pour plus de collaboration, la fonction Slack Connect est dédiée aux échanges avec des personnes extérieures à l’entreprise qui utilisent également l’outil. "Nous gardons les utilisateurs dans un environnement sécurisé et qu’ils connaissent", ajoute Julien Simiand.
Comme tout outil collaboratif à la page, Slack propose un assistant d’IA générative. Encore une fois, les prouesses de l’IA sont mises au service de l’utilisateur. À ce titre, elle fournit des résumés de canaux de discussion (pour éviter de remonter le fil de discussion), et propose même une barre de recherche optimisée pour obtenir des réponses personnalisées et des redirections vers d’autres sources susceptibles d’apporter des contenus supplémentaires.
Construire son outil avec le no-code
Autre alternative disponible sur le marché des solutions collaboratives : les outils no-code. Ils permettent de développer des solutions numériques sur mesure sans avoir à recourir à l’utilisation de code informatique et sont particulièrement efficaces pour l’automatisation de tâches répétitives, pour la gestion de processus bien formalisés, pour répondre à un besoin de personnalisation, ou encore pour pallier un manque de compétences en interne. Certains outils, comme Trello ou monday.com, proposent déjà de telles fonctionnalités.
"Tout d’abord, il est nécessaire de prendre le temps de schématiser ce que l’on veut construire", reprend Erwan Kezzar, de Contournement. Pour cela, il faudra se former un minimum pour comprendre les principes de base du no-code.
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"Notre rôle est de permettre aux entreprises de contourner les obstacles techniques qui les empêchent de créer leur projet numérique", ajoute Erwan Kezzar. De son côté, Contournement propose de manipuler les outils suivants : Airtable, Notion, Softer et Zapier. "De plus en plus de TPE veulent réussir leur transition numérique. Pour cela, le no-code est redoutablement efficace".
