Collecte-Pro, la nouvelle solution de collecte de documents de l’administration

L’Inspection générale des affaires sociales (Igas) et la Direction du numérique des ministères sociaux lancent Collecte-Pro, une solution de collecte, de dépôt et de partage de documents destinée à simplifier l’instruction des documents d’un dossier par les administrations d’inspection et de contrôle. Accessible en ligne, cette plateforme automatise le classement et le nommage des documents fournis par les organismes interrogés ainsi que la création de tableaux de suivi. 

La création de Collecte-pro, sur des bases déjà éprouvées par une start-up d'État en 2019, fait suite à un constat : les milliers de documents que nécessitent l'instruction de dossiers par les nombreuses administrations d'inspection et de contrôle alourdissent le travail des utilisateurs et des organismes répondants. “Pour chaque demande, l’administration peut collecter jusqu’à 7 gigaoctets de documents”, indique Maud Annic, directrice du projet Collecte-Pro. Soit plusieurs centaines, voire un millier, de fichiers. 

Un espace simple d’utilisation

Le principe est simple : chaque utilisateur peut créer un espace de dépôt à destination d’un organisme. Dans cet espace, l’utilisateur publie ses demandes sous forme de questionnaire (qui comprend des questions de gouvernance, de ressources humaines, etc.) afin de collecter les documents nécessaires. L'organisme répondant, averti par une notification, dépose ensuite ses documents de réponse par simple glisser-déposer. Un seul clic permet enfin à l'équipe d'instruction d'exporter la totalité des documents organisés en une arborescence de dossiers et de sous-dossiers. Des tableaux de suivi sont par ailleurs générés automatiquement.

“Avec Collecte-Pro, nous évitons aux organismes répondants de perdre du temps sur leurs missions en s’occupant du côté administratif”, indique Maud Annic. Et toute la plus-value de ce projet est là : “Avant la solution, la réponse de l’organisme contrôlé pouvait prendre des heures”, explique la directrice du projet. Depuis, les documents sont déposés simplement et centralisés dans un même espace et les réponses sont obtenues dans l'heure suivante.. 

Ne pas complexifier la solution

La solution se concentre sur un besoin particulier pour y répondre avec efficience ce qui évite de rendre la solution complexe. Un projet dont Maud Annic se félicite : “L’administration lance son projet numérique qui illustre son dynamisme dans l’évolution de ses outils.”