Plébiscités par les professionnels de l’information qui travaillent en mode collaboratif, les outils dédiés à la gestion de notes enrichissent régulièrement leurs fonctionnalités. Le marché est occupé par les mastodontes de l’économie numérique, mais il reste de la place pour les éditeurs qui font preuve d’imagination. Le tout à des prix compétitifs, voire gratuits. Voici notre comparatif entre applications mobiles (Evernote et Post it Plus App), applications de bureau (Google Keep et Microsoft OneNote), réseaux sociaux d'entreprise (Jalios et Jamespot) et d'autres types de solutions (MindManager, Sherpany et Visiativ).
En quelques années, ils sont devenus les outils incontournables du travail en mode collaboratif. Les programmes de prise de notes sont apparus au début des années 2000 et, depuis, n’ont cessé de se répandre. Leur succès s’explique aisément, car leurs atouts sont considérables : pratiques, faciles à prendre en main, accessibles en mobilité, ouverts aux formats multimédias (souvent), gratuits (parfois)...
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Les outils sélectionnés ici appartiennent à plusieurs univers :
- les applications mobiles ;
- les applications bureau ;
- les réseaux sociaux d’entreprise (RSE).
En réalité, les frontières entre ces trois univers ont tendance à s’estomper, car la plupart de ces outils fonctionnent indistinctement sur ordinateur fixe et appareil mobile. Grâce à la synchronisation, il est même possible de commencer une note sur un ordinateur, de la modifier sur un téléphone et de la partager via une tablette.
Réduire le nombre de clics
Les très gros éditeurs ont compris l’intérêt de proposer des outils dédiés à la gestion de notes. Cela leur permet de capter l’utilisateur et de le garder dans leur écosystème plutôt que de le voir partir vers des solutions concurrentes. L’utilisateur, de son côté, y trouve également son avantage. Il peut passer d’une application à une autre en réduisant le nombre de clics chronophages (identification, mot de passe, etc.). Une fois dans son espace de travail, il peut par exemple envoyer une photographie ou un document créé sur tableur en restant dans le même environnement.
Microsoft OneNote illustre bien ce principe. Ce bloc-notes numérique est intégré à la célèbre suite bureautique Office du géant de Redmond. Le passage entre les différents services (Word, Excel, etc.) et OneNote se fait donc sans accroc. L’interface graphique est déclinée sur l’ensemble de la suite : pratique pour se repérer dans les commandes.
Idem pour Google et son Google Keep, un outil de prise de notes peu connu des internautes. Là aussi, l’utilisateur peut passer de l’un des très nombreux services Google (messagerie, suite bureautique, gestion de photographies, agenda, carnet d’adresses…) à Google Keep. Il est par exemple possible de sélectionner une partie de texte créé sous Google Doc et de l’envoyer vers Keep par un simple glisser-déposer.
À noter que chez Microsoft comme chez Google, les notes sont hébergées dans leurs nuages respectifs.
Dans l’ADN des réseaux sociaux d’entreprise
Les réseaux sociaux d’entreprise (RSE) proposent eux aussi des outils de gestion de notes. On pourrait même dire que ces services sont dans l’ADN des RSE tant ils sont orientés vers le travail collaboratif et le partage d’information. La gestion de notes trouve naturellement sa place dans ce type de solutions professionnelles : « Pour les plus matures, les usages vont de l’environnement de travail bureautique (éditeur de documents, de tableaux, présentations, etc.) à la productivité individuelle (agenda, notes, tâches, etc.), à la collaboration des équipes, aux pages intranet fédératrices, aux portails, aux intégrations d’applications métier », constate le cabinet Spectrum Groupe dans une étude consacrée aux réseaux sociaux d’entreprise.
Quant aux applications « pure player », elles connaissent un succès croissant, notamment EverNote qui, depuis son arrivée sur le marché en 2008, fait figure de proue parmi les outils de prise de notes. La version gratuite propose de très utiles fonctionnalités de gestion documentaire (classement, qualification, annotation). Elle s’adresse au grand public, mais intéressera aussi les professionnels. Les plus exigeants se tourneront vers les versions payantes.
D’une façon générale, la tarification de ces différents outils contentera tout le monde puisqu’elle va de la gratuité au paiement d’une licence. Sans surprise, les solutions payantes (notamment les RSE) sont celles qui offrent le plus grand nombre de fonctionnalités.
Comparatif
Applications bureautiques :
Arrivé tardivement sur le marché par rapport à ses concurrents (en 2013 seulement), Google Keep assure les tâches primaires d’une application de prise de notes : saisie de texte, insertion d’images, qualification des notes grâce aux libellés et synchronisations dans l’écosystème de Google.
L’utilisation de Google Keep est un jeu d’enfant pour les utilisateurs de Google qui retrouvent l’interface épurée de l’éditeur. Les passerelles avec tous les services de Google fonctionnent à plein et il est possible de passer très facilement du traitement de texte (Google Doc) à l’agenda ou au répertoire de contacts. Le tout étant hébergé dans les nuages via Google Drive.
En situation de production quotidienne, il est conseillé d’installer l’extension Google Keep qui vient se nicher près de la barre d’adresse du navigateur. Cette extension offre la possibilité d’enregistrer à la volée tout ou partie d’une page web et de l’insérer dans une note. Gratuit.
Microsoft OneNote
www.onenote.com
Lancé en 2003 sous le nom de Microsoft Office OneNote, ce bloc-notes numérique est désormais inclus dans l’abonnement Office 365. Adossé au cloud de Microsoft (Drive), il permet de stocker jusqu’à 15 Go dans les nuages.
Au menu : rédaction de notes via un clavier ou un stylet, insertion de photos, vidéos, tableaux et pièces jointes, enregistrement de documents audio, synchronisation des notes entre les appareils... La dimension collaborative n’a pas été oubliée grâce à la possibilité de partager des notes avec des collaborateurs qui peuvent les consulter et les modifier à distance.
Directement relié à l’environnement Microsoft, OneNote travaille de façon très fluide avec la suite Office et les diverses applications de l’éditeur comme Outlook par exemple.
OneNote est compatible avec quasiment toutes les plateformes du marché : Windows (bureau, téléphone, tablette), Apple (Mac, iPad, iPhone, montre connectée) et Android.
Applications mobiles :
Créé en 2008, Evernote est un outil de prise de notes au sens large. Il permet en effet d’enregistrer des textes, des images, des vidéos et des pages web. Celles-ci peuvent ensuite être classées dans des dossiers, qualifiées avec des mots-clés (tags), annotées et éditées.
Plusieurs versions sont mises à disposition des internautes, dont Evernotes Business plus particulièrement adaptée aux usages professionnels. Cette mouture propose, entre autres, une fonction de numérisation de cartes de visite. Pour le travail en équipe, un module de gestion des collaborateurs permet de gérer les droits d’accès. La gestion de projets est facilitée par la création d’espace de travail collaboratif. Enfin, une assistance prioritaire est proposée aux abonnés.
Evernote est proposée en trois versions : Basic (gratuit), Plus (29,99 euros par an) et Premium (59,99 euros par mois).
Le service est compatible avec la très grande majorité des environnements du marché (Windows, Apple, Android, BlackBerry...).
Post it Plus App
www.post-it.com
Mondialement connu, le Post It se retrouve sur les bureaux de toutes les organisations. Il se décline aujourd’hui en application mobile. Celle-ci utilise la caméra de votre téléphone pour capturer du texte et le convertir en image. Compatible avec divers formats (PowerPoint, Excel, PDF, entre autres), Post it Plus App permet aux membres d’un groupe de travail d’échanger leurs notes et de les modifier. Ces notes peuvent à tout moment être classées dans un dossier et sont synchronisées sur plusieurs appareils. Disponible sur l’App Store uniquement.
Réseaux sociaux d'entreprise :
Du côté des réseaux sociaux d’entreprise, la gestion de notes fait partie des fonctions élémentaires. L’éditeur Jalios propose une série de fonctionnalités avancées parmi lesquelles « le social learning qui a vocation à intégrer formation, information et collaboration ». Un « catalogue des savoirs » permet de créer des fiches qui peuvent prendre, entre autres, la forme de notes communication interne.
Ces notes peuvent ensuite être assemblées en parcours thématiques (marketing, bureautique), par rôles (ingénieur commercial, technicien), ou par objectifs. À tout moment, un tableau de bord permet d’avoir une vue générale sur ces savoirs et ces parcours.
Bien entendu, une gestion des droits d’accès est embarquée dans la solution qui est accessible via des tablettes et téléphones iOS et Android.
JamespotJamespot propose une fonctionnalité dédiée à la gestion des connaissances qui permet aux collaborateurs de produire et d’accéder à des notes en tous genres : comptes-rendus de réunion, échanges entre salariés, documents annotés. Cette base de connaissances peut être enrichie par des commentaires et propose une chronologie des différentes versions d’un même
document. La gestion des notes peut également se faire via un module dédié à la communication interne. Sont ainsi prises en charge les inscriptions à un événement et les actualités. Les collaborateurs de l’entreprise peuvent également commenter ces notes via un système de « like ».
Jamespot propose par ailleurs un « appstore » chargé d’applications (gratuites et payantes) consacrées à la productivité, à la gestion de projet ou à la communication. Une bonne partie d’entre elles permet de gérer les notes.
Jamespot est disponible en mode payant à partir de 7 euros par mois et par utilisateur.
Autres solutions :
MindManager
www.mindjet.com/fr/
« MindManager révèle ces connaissances en centralisant les idées dispersées », explique l’éditeur de ce service en ligne qui
se présente sous la forme d’un tableau blanc virtuel sur lequel on peut rédiger des notes. Celles-ci sont ensuite modifiables,
partageables et organisables.
Disponible pour Windows et Mac, MindManager est proposé en essai gratuit pendant 30 jours.
L’éditeur Sherpany propose une application baptisée Sherpany Boardroom, plus particulièrement destinée aux directions et aux secrétaires généraux en entreprise. L’application permet à l’utilisateur d’annoter et commenter des documents numériques et de sauvegarder de manière sécurisée les notes personnelles.
Une nouvelle fonctionnalité permet également la validation des décisions et le contrôle de leur suivi.
L’application est compatible avec la suite bureautique de Microsoft ainsi qu’avec les documents créés au format PDF.
L’éditeur Visiativ propose des solutions dédiées à la transformation numérique des entreprises via une plateforme collaborative et sociale orientée métiers (Moovapps). Celle-ci permet aux utilisateurs de procéder aux principales actions
de gestion de notes : échange, glisser-déposer, visionneuses intégrées, navigation entre les fichiers. Il faut pour cela acquérir
une application (Moovapps Customer Document Industrie, par exemple) qui propose des fonctionnalités plus avancées :
plan de classement dédié, classement automatique via QR code, intégration avec des systèmes de gestion de type ERP ou CRM. Plus particulièrement destinée au segment clients-affaires, cette application est commercialisée à partir de 125 euros par mois pour cinq utilisateurs.
La plupart des formats bureautiques traditionnels sont acceptés : Word, PowerPoint, Excel, PDF, images...
