Pour les salariés travaillant dans les entreprises de plus de 5 000 collaborateurs, les outils numériques facilitent leurs tâches mais génèrent également un risque de "chaos documentaire".
Cela ressemble à un plébiscite : 91 % des salariés se déclarent de plus en plus à l'aise avec le digital. Et pour une très forte majorité d'entre eux (76 %), le digital a facilité l'accès à l'information au sein de l'entreprise.
Selon une enquête menée par le cabinet Lecko (1), l'apport des outils numériques est incontestable : 70 % des personnes interrogées estiment que le digital permet de fluidifier leurs différentes activités, 65 % pensent que cela facilite le rapport entre salariés, 62 % soulignent que ces outils les aident à travailler en situation de mobilité.
Parmi les outils les plus utilisés, le courrier électronique et Facebook font la course en tête devant les espaces de stockage en ligne (Dropbox, OneDrive, etc). "Le mail reste l'outil de collaboration dominant" constate l'étude. Plus étonnant, les autres solutions de collaboration (réseaux sociaux d'entreprise, messageries d'équipe...) ne sont utilisées que par 7 % des personnes interrogées (et 15 % des managers).
Risques de saturation
Pour autant, ces nouvelles pratiques numériques ne sont pas sans effet sur la bonne marche des entreprises : "un des effets pervers de cette démocratisation des outils de communication à l'ensemble des collaborateurs est de surcharger en réunions les personnes ayant le statut cadre, dégradant au passage leur efficacité" expliquent les auteurs de l'enquête ; "saturés de sollicitations, les cadres déclarent ne plus avoir le temps de préparer lesdites réunions et faire autre chose durant ces temps d'échange. 32 % des managers interrogés souhaitent d'ailleurs réduire leur nombre et 28 % le nombre de mails".
Face au chaos documentaire
Résultat : les entreprises doivent simultanément faciliter l'accès à l'information et faire face à un chaos documentaire. Pour Arnaud Rayrole, Directeur général de Lecko, "le Travailler autrement a du mal à se matérialiser autrement qu'à travers l'usage trompeur des nouveaux outils, alors qu'il s'appuie sur la mise en réseau des acteurs et un management plus agiles. Ces notions émergent avec la démocratisation des RSE (réseaux sociaux d'entreprise) et des messageries d'équipes sans que l'entreprise ne s'en empare pour revoir en profondeur son organisation et son management".
(1) Enquête menée par Lecko, en collaboration avec YouGov, auprès d'un panel de 1 001 personnes travaillant en France dans une entreprise de plus de 5 000 collaborateurs.
