L'union fait la force de l'archivage électronique !

Maine-et-Loire, Sarthe, Mayenne, Loire-Atlantique et Vendée, Pays de la Loire : les cinq départements et la région des Pays de la Loire avancent main dans la main pour mettre en place un système d’archivage électronique mutualisé. Une expérience qui ne demande qu’à être copiée.

Quand on les interroge, ils tiennent à être au moins à deux pour répondre, car c’est sur deux piliers que se construit leur projet d’archivage électronique, le pilier archivistique et le pilier informatique.

Élisabeth Verry, directrice des archives départementales, et Sébastien Méchin, chef de projet informatique au conseil départemental (sous la direction de Christian Lecomte), tous deux du Maine-et-Loire, en sont les porte-parole.

Les cinq départements des Pays de la Loire n’ont pas attendu les textes pour entamer une démarche commune sur...

...la question de l’archivage électronique. Quand ils se mettent au travail, leur base juridique est celle du Code du patrimoine. Celui-ci a en effet déjà jeté les bases de possibles rapprochements au niveau des infrastructures, les départements gardant leur entière autorité d’archivage.

Dès fin 2014, dix personnes se mettent autour de la table avec, pour le Maine-et-Loire, la Sarthe, la Mayenne, la Loire-Atlantique et la Vendée, leurs cinq directeurs des archives (DAD) et leurs cinq directeurs des systèmes d'information (DSI).

Comment faire pour relever le challenge de l'archivage électronique (AE) dans un contexte de contraction budgétaire ? Pourquoi ne pas avancer ensemble ?

Trois points de réflexion

Très vite un consensus se dégage pour procéder à une étude de faisabilité. La société XDémat en est chargée. Les réflexions portent sur trois principaux points :

•  un archivage à long terme ;
•  le dimensionnement à prévoir ;
•  l'organisation des données.

L'étude se déroule de mars à juin 2015. Si elle apporte bien la preuve de la faisabilité du projet, à elle seule l’une de ses conclusions pourrait convaincre d’aller plus loin. Elle démontre en effet à quelle hauteur pourraient se situer les économies générées par la mutualisation : jusqu'à 60 % de dépenses en moins par rapport à des initiatives séparées !

À l’unanimité, on décide de continuer et de passer à l'opérationnel. L’organisation se précise. Aux cinq départements se joint la région des Pays de la Loire. À l'issue d'un tour de table, le Maine-et-Loire est choisi comme chef de file. Lui reviennent le « secrétariat » du projet et la responsabilité de l’engagement budgétaire.

L'étude de faisabilité a coûté 50 000 euros, partagée par les cinq départements et financée à 50 % par le service interministériel des Archives de France. Le Maine-et-Loire a porté la dépense et a ensuite facturé leur part à ses partenaires.

Convention et groupement de commandes

En entrant dans la phase opérationnelle, les coûts sont nécessairement plus lourds. Il faut investir dans une salle informatique - on n'en construit pas une, on aménage une salle des AD de Maine-et-Loire, avec une liaison par fibre optique (réseau MPLS) vers un site de réplication des données situé dans la Sarthe.

Pour encadrer le projet, une convention est signée dans les mêmes termes par tous les partenaires, accompagnée d’un groupement de commandes.

Élisabeth Verry se félicite de la forte participation de l'État : le ministère de la Culture apporte 85 000 euros en 2016 et 120 000 euros sont prévus pour 2017. De plus, une demande d'aide européenne est en attente (Fonds européen de développement régional ou Feder) et l'on a bon espoir qu'elle aboutisse.

Techniquement, si les serveurs du Maine-et-Loire centralisent l'hébergement des données, l’enregistrement n'est confirmé que lorsqu'il est validé également sur le site de réplication. Sébastien Méchin entend « pouvoir remonter les données avec zéro perdition ».

Côté logiciel, la solution Asalae est retenue. C'est une solution libre qui avait déjà été expérimentée par les AD de Loire-Atlantique où elle avait fait ses preuves. La société CGI est choisie comme intégrateur à l’issue du marché d’appel d’offres, cette entreprise ayant fait valoir des compétences aussi bien techniques qu'archivistiques.

Parallèlement à l'intégration, un travail sur les données est effectué. L'objectif est d'ouvrir des flux de données intéressant chacune des collectivités. En amont de la mise en oeuvre, la réflexion est répartie par type de données de la façon suivante :

• pour le Maine-et-Loire, les dossiers d'aide sociale ;
• pour la Sarthe, les marchés publics ;
• pour la Mayenne, le grand livre comptable ;
• pour la Loire-Atlantique, le cadastre ;
• pour la Vendée, les ressources iconographiques ;
• enfin pour la région, les enregistrements audiovisuels.

S'ajoutent des données faisant l'objet de projets transversaux, comme notamment le flux des délibérations.

Le projet prévoit une mise en production pour la fin de 2017. Aujourd'hui des bases de test sont mises à l'épreuve. « Nous venons de terminer une période d'analyse concernant les bordereaux, précise Sébastien Méchin ; ce qui nous permet de finaliser le paramétrage pour passer ensuite à la recette ».

Chaque entité pourra bien évidemment procéder à ses propres instances. La volumétrie est conséquente. Le système d'archivage électronique va disposer d'une capacité de 50 To de données sur 5 ans ! Cela prend en compte la montée en charge et l'ouverture à d'autres partenaires éventuels.

Aller chercher les données

Car le plus difficile n'est pas d'installer une salle informatique, ni de préparer les profils, mais bien « d'aller chercher les données, de les mettre en forme pour obtenir, à partir de données actives, des données électroniques archivables à long terme », souligne Élisabeth Verry. L'ensemble devra se plier au format Seda ​(Standard d'échange de données pour l'archivage).

En interne, on s'appuie sur les équipes et les compétences en place, « avec une gouvernance forte », déclare la directrice des Archives. On travaille en binômes : DAD-DSI au niveau de la collectivité, archiviste-informaticien à celui du projet.

Pas de rivalité ou d'incompréhension entre les métiers. « On a maintenant un langage commun », remarque Sébastien Méchin. Les échanges s'appuient sur un site Sharepoint, pour partager comptes rendus, documents et autres informations ; on pratique l'écriture collaborative, avec versionning, et les conférences téléphoniques.

L’entreprise CGI dispose elle aussi d'un accès. Pour cette dernière, cette dynamique est certainement un atout. Quant aux élus, ils ont tout approuvé. Le SAE des cinq départements et de la région des Pays de la Loire semble donc on ne peut mieux engagé.

+ repères

Conseils pour un SAE mutualisé réussi !

1.  Commencer par une étude : elle permet de débroussailler, d'estimer les gains, de démarrer avec un stock de connaissances et… d'apprendre à se connaître les uns les autres ;
2.  Travailler et avancer avec des binômes des deux métiers, archivistes et informaticiens.