Comment, grâce à PMB, l’Institut International de la Marionnette affine son catalogage et valorise ses collections

[Publi-Info] Pour mieux valoriser ses collections, l’Institut International de la Marionnette a décidé de moderniser ses outils et d’adopter le modèle de catalogage FRBR. L’occasion de remettre en pleine lumière le rôle des documentalistes et d’en faire de véritables experts dans leur domaine.

L’Institut International de la Marionnette (IIM) est une association sous tutelle du Ministère de la Culture et de la Communication située à Charleville-Mézières. Il abrite l’Ecole Nationale Supérieure des Arts de la Marionnette (ESNAM), ainsi qu’un Centre de recherche et de documentation, qui conserve des collections patrimoniales (marionnettes, affiches et archives d’artistes, etc.) qui font régulièrement l’objet d’expositions.

Exposition partagée

L’Institut anime également le Portail des Arts de la Marionnette (PAM) qui permet de valoriser ses collections numérisées, mais aussi celles de 26 autres structures partenaires, notamment des musées, la BnF, des théâtres, des festivals et des compagnies qui partagent leurs archives, leurs photos, leurs vidéos, etc.

Migration et agrégation des données

Un nouveau portail va désormais accueillir la fusion de deux projets : le Portail des Arts de la Marionnette (avec des documents numériques consultables en ligne) d’un côté et le SIGB de l’Institut de l’autre, qui avait évolué en « catalogue mutualisé », un outil collaboratif pour permettre aux partenaires de signaler également leurs ressources physiques non numérisées. “Deux outils cohabitaient, explique Raphaèle Fleury, chercheuse de formation, en charge du projet PAM depuis 2009, et devenue responsable du Centre de recherche et de documentation de l’Institut. Nous manquions d’efficacité. Nous avons donc décidé d’agréger toutes les données au sein d’un seul et même outil, afin d’offrir aux contributeurs comme aux usagers, un outil plus riche, pour décrire l’ensemble de notre domaine”.

De nouvelles possibilités

Après appel d’offres, c’est la solution proposée par PMB Services qui a été choisie. Elle a permis à l’Institut de fusionner toutes les données et de développer de nouvelles fonctions autour de trois axes :

• la gestion des objets (les marionnettes et autres objets en 3 dimensions des collections de l’Institut ou de ses partenaires) avec des fonctions d’inventaire, de récolement, de gestion d’état, etc.  
• l’éditorialisation des autorités (collectivités, auteur, sujet, œuvres spectacles, vocabulaire etc) avec des biographies, des résumés, des descriptions etc.
• l’articulation entre données bibliographiques, documents numériques et autorités permettra plus tard, par des interopérabilités avec des outils d’annuaire et d’agenda, d’aller et venir entre des actualités du domaine de la marionnette et les archives qui retracent l’histoire de celui-ci.

Une nouvelle modélisation des données  

“Nous avons donc fait évoluer notre façon de faire, précise Raphaèle Fleury. Et c’est là que le modèle FRBR (Functional Requirements for Bibliographic Records / Fonctionnalités requises des notices bibliographiques) s’est avéré intéressant”. Il permet, en effet, de sortir des modélisations bibliocentrées et de placer au centre du modèle ce qui fait la spécificité de notre domaine culturel :  le “spectacle”, géré comme une “création intellectuelle”, dont on peut décrire les différentes versions, les interprétations, dans le contexte d’événements (jour et lieu de représentation) et rattacher tous les documents le concernant au bon niveau. “Le modèle FRBR nous permet d’être beaucoup plus précis dans l’indexation des données et de faire des liens pertinents entre des documents qui n’étaient pas liés entre eux auparavant. Rattacher une captation de spectacle à la représentation précise dans laquelle il a été tourné, par exemple”, poursuit la responsable. Désormais donc, les documents ne sont plus isolés, ils sont liés au sujet traité. “Nous faisons beaucoup plus de liens qu’auparavant et nous avons de moins en moins d’informations approximatives”, ajoute Aurélie Oudin, documentaliste à l’Institut.

Une toile d’informations sans limite

L’Institut s’est inspiré de ce qui a déjà été fait dans le monde de la musique qui rencontrait des échos dans le monde des marionnettes : des œuvres qui donnent lieu à des performances publiques, et qui mettent en jeu des objets. “Sauf que les marionnettes incarnent aussi des personnages. Elles ont des rôles qu’il est important de préciser”, continue Raphaèle Fleury. Nous sommes donc en train d’augmenter le modèle grâce à un module sémantique que PMB Services nous a mis à disposition, et qui permet de décrire assez finement tout notre univers, jusqu’aux propriétés des matériaux qui composent les marionnettes, au lexique, aux répertoires, aux personnages”. Ce qui, au final, forme une immense toile d’araignée d’informations. Et cette toile est sans limite. “Cela multiplie les types d’entrées possibles, complète Aurélie Oudin. Le chercheur peut ainsi trouver l’information par différents biais, et le grand public peut entrer dans les données par des sujets qui lui sont familiers”.

Les experts Charleville-Mézières

C’est donc un changement radical de méthode de travail pour les documentalistes de l’Institut qui collaborent désormais avec les chercheurs et disposent de davantage de champs pour ajouter des informations sur les différentes pièces du catalogue. “Notre travail est plus valorisant et plus stimulant, souligne Aurélie Oudin. En cataloguant de cette manière, nous apprenons beaucoup sur la marionnette et cet univers en général, et devenons de véritables experts”.

Prouver sa valeur

“La manière de cataloguer est aussi plus ludique, poursuit la documentaliste. Nous faisons des recherches, des enquêtes, c’est beaucoup plus gratifiant. Les résultats sont rapidement visibles via des graphes et cela donne immédiatement du sens à notre saisie. Nous ne sommes plus de simples robots catalogueurs, et développons notre rôle de médiation”.

Á l’Institut, le documentaliste est loin d’être une marionnette

Le travail est un peu plus long, en revanche, et oblige à définir les priorités pour éviter de perdre du temps dans un catalogage de trop haute précision. “Nous savons que le travail n’est jamais fini et que nous avons la possibilité d’y revenir à un autre moment”, poursuit la documentaliste. Ce modèle exige également plus de concentration, mais le résultat s’avère bien plus efficace, plus précis et plus qualitatif. “Nous oeuvrons dans un domaine – les arts de la marionnette - mal connu, victime de nombreux clichés réducteurs, et pour nous, la sémantisation de nos données et le choix du modèle FrBr étaient un vrai choix politique”, ajoute Raphaèle Fleury « cela devrait permettre une meilleure visibilité de ces arts, dans leur diversité ».

Un rayonnement nouveau

Prochaine étape : réaliser des interfaces qui permettent aux contributeurs des 26 partenaires, qui ne sont pas tous des professionnels de la documentation, de travailler ensemble, en lien avec les documentalistes. “Nous allons scénariser cette contribution pour que l’outil soit le plus intuitif possible et que nous ne perdions personne en route, conclut Raphaèle Fleury. PMB Services nous accompagne dans ce projet, à toutes les étapes : nous allons maintenant préparer des tutoriels, une hotline et même un réseau social”.

Et ce n’est pas tout, puisque certains partenaires à l’étranger aimeraient aussi décliner la plateforme.