Selon le Rapport de la gouvernance de l'information numérique 2025, publié par Archimag et Serda Conseil ce mois-ci, à, 46 % des projets de transformation numérique intègrent l’intelligence artificielle générative. Un chiffre révélateur de l’intérêt croissant pour l’IA, notamment dans la gestion documentaire, où les éditeurs de solutions explorent de nouvelles opportunités. À l’occasion du Salon Documation, qui se tient les 19 et 20 mars, les professionnels s’interrogent sur les enjeux et impacts de cette technologie en pleine expansion.
Déjà intégrée dans les outils de gestion documentaire depuis plusieurs années, notamment pour numériser et reconnaître des documents, aider à la recherche d’information, et automatiser certains processus, l’IA soulève de nombreuses interrogations depuis l’avènement des agents autonomes. Vont-ils supprimer des emplois ? Comment l’IA est-elle amenée à évoluer et comment encadrer sa gouvernance ?
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Évolution ou révolution de l’IA dans la gestion documentaire ?
Lors de la conférence inaugurale du salon, Mountaha Ndiaye, directeur des ventes et des programmes commerciaux chez l’éditeur en gestion de contenu et de l'information Hyland, s’est positionné de manière tranchée sur ces questions : « L’IA est amenée à transformer profondément la structure des organisations et les relations interprofessionnelles, voire même à faire disparaître certains métiers, particulièrement pour les cols blancs ». Pour lui, c’est certain : « nous sommes au cœur d’une révolution ». Pour Philippe Nieuwbourg, consultant et formateur en data et IA chez Decideo, chez Decideo et qui vient de lancer Nexus Gouv, un club francophone des professionnels de la gouvernance des données et de l'IA, il s’agit plutôt d’une « évolution » des métiers, qui doit pousser les professionnels à se former et à s’informer. « Surtout, il ne faut tendre au maximum vers une IA qui soit la plus responsable possible, avec le moins d'impacts sociaux et environnementaux négatifs », martèle-t-il.
Avec l’arrivée imminente de ChatGPT Connector, une extension d’OpenAI intégrée aux applications de digital workplace, comme Google Drive, Mountaha Ndiaye recommande aux organisations de privilégier les solutions open source pour leurs projets de gestion documentaire. Il conseille également de s’appuyer sur des partenaires reconnus en IA, comme le français Mistral, afin de sécuriser leurs données et de simplifier la gestion des enjeux de cybersécurité
Stéphane Roder, président d’AI Builders, une société de conseil en IA fondée en 2018, et auteur du « Guide pratique de l’intelligence artificielle en entreprise, 2e édition” (2024), estime de son côté qu'il est encore trop tôt pour mesurer les impacts de cette révolution à venir : « nous sommes encore dans la phase de déploiement, mais ce qu'on observe c'est que la performance augmente de façon drastique ».
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Les clefs de l’innovation documentaire
Les éditeurs de solutions documentaires continuent d’intégrer l’IA pour simplifier le travail des professionnels. Pour Guillaume Braux, directeur technique chez Box, un éditeur de logiciel cloud pour la gestion de contenu, « l’IA est une technologie particulièrement adaptée à la gestion documentaire, notamment grâce à la recherche en langage naturel ». L’IA, intégrée dans toutes les solutions de Box et adaptée à tous les métiers, facilite également l’accès et la visualisation des données à chaque étape des projets.
Pour Mustapha Laouari, responsable du service client chez M-Files, spécialisé en gestion documentaire, les organisations ont tout à gagner en termes de productivité grâce à l’IA. Les bénéfices sont doubles dans le cas des multinationales confrontées à des documents en plusieurs langues, puisque l’IA permet de faire des recherches sans barrière de la langue.
L'effervescence des progrès en IA inspire confiance à Adrien Angeli qui affirme que cette technologie pourra « apporter une nouvelle forme de valeur ajoutée au niveau décisionnel. » Selon lui, l’IA est bientôt capable « d’extraire une quantité de données beaucoup plus importante et d'y apporter un éclairage analytique détaillé, sans pour autant prendre la décision à la place de l'utilisateur”, précise-t-il.
La protection des données : un enjeu majeur
La protection des données est une priorité pour les éditeurs. Chez M-Files par exemple, leurs clients peuvent « sélectionner eux-mêmes la zone géographique du service où seront indexées les données », une manière d’assurer leur traçabilité et leur sécurité, précise Mustapha Laouari. Quant à Zeendoc, le choix d’une solution souveraine, entièrement développée en interne avec des serveurs localisés en France, permet d’assurer une confidentialité des données à toutes les étapes, sans aucune dépendance à des éditeurs extérieurs comme OpenAI.
