Dans de nombreuses entreprises, les applicatifs se sont multipliés durant ces dernières années, entraînant des incompatibilités ou une forte hausse des coûts de maintenance. Il est pourtant possible d'y voir plus clair dans le patrimoine applicatif et de le rationaliser, souvent en s'appuyant sur une Ged transversale ou une solution de gouvernance.
C'est bien connu, le numérique est un axe stratégique de transformation pour les entreprises et les collectivités françaises. Ce qui l'est moins, c'est que l'informatique peut aussi, dans certains cas, devenir un véritable casse-tête pour les dirigeants, confrontés à la multiplication d'applications isolées, souvent incompatibles entre elles, dans les services de leurs entreprises. « Les responsables de l'une des collectivités locales que nous avons rencontrées pour notre baromètre sur la gouvernance des systèmes d'information nous ont indiqué avoir dénombré pas moins de 200 applications en interne, dont seulement 9 solutions vraiment transversales », indique par exemple Caroline Buscal, responsable du département conseil de Serda. « C'est un problème fréquent. Le DRH, par exemple, utilise alors jusqu'à 5 bases de données différentes afin de gérer de bout en bout le processus de recrutement d'un nouvel agent. Et le comptable va avoir besoin d'utiliser 4 solutions pour générer un processus de paiement »...
Comment sortir de cette situation ? Un projet de gouvernance peut évidemment aider... Il devra avoir pour objectif « d'aligner le système d'information sur les besoins de l'entreprise », indique Thomas Vierling, consultant en stratégie et sécurité des systèmes d'information chez Acesi, une entreprise de services du numérique (ESN) alsacienne. Concrètement, cela passe par « la conception d'un schéma directeur » où sont définies les objectifs visés et les moyens alloués. « Nous essayons déjà de voir si les matériels et applications existantes répondent bien aux attentes des métiers », explique ce spécialiste. « S'il y a une solution de gestion documentaire, l'une des questions qui se posent est évidemment de savoir si cette solution permet ou pas de prendre en compte l'ensemble des informations dématérialisées créées par les applications métier ».
Mettre en place des architectures transversales
Dans une étude sur la « gouvernance du numérique » publiée en septembre 2014, le Cigref (réseau de grandes entreprises) estime qu'il est important, pour la DSI, de se doter « des architectures adaptées afin de rendre rationnels les outils numériques utilisés dans l’entreprise à travers un socle transversal », et donc « de déterminer quels sont les points sensibles à restructurer en priorité pour répondre aux demandes ».
Pour mettre en place un socle transversal de ce type, les solutions de Ged transversales peuvent s'avérer précieuses. L'éditeur Nuxeo, à l'origine de la solution de gestion de contenu d'entreprise Nuxeo Platform, qui vient de sortir en version 7.1, se targue par exemple d'être en mesure de « se connecter à de nombreuses applications et plateformes métier grâce aux standards et middlewares ouverts, tel que Mule ESB » (pour Enterprise Service Bus). En utilisant cette solution open source d'intégration de données, il est notamment possible de faire en sorte que toutes les applications basées sur la plateforme Nuxeo puissent « échanger des données et déclencher des workflows et des processus automatiques métier ».
Déployer des modules de gouvernance
Mais à cet objectif de fluidification, du « partage des informations et des documents au quotidien » s'ajoute un autre enjeu de la gouvernance de l'information, lié à « la conservation et la pérennité des documents et données », selon Caroline Buscal. Et s'il serait vain de croire que « la réponse est uniquement technologique », comme elle le souligne, certains éditeurs apportent des solutions très utiles pour rationaliser les opérations. C'est le cas de l'éditeur français Everteam, qui précise que l'un des apports majeurs de la nouvelle version de sa suite de gestion de contenu d'entreprise (Everteam 5.1) « tient à la création d’un nouveau référentiel de gouvernance ». Elle permet, selon lui, « de piloter finement les processus d’archivage mixte (papier et flux numériques) des entreprises multi-entités et présentes dans différents pays ». Avec la possibilité pour chaque entité juridique de faire appliquer ses contraintes légales spécifiques en termes d'archivage et de conservation.
« Un module de gouvernance est intégré à notre offre d'archivage mixte, Everteam.archive », ajoute Noureddine Lamriri, responsable consulting chez Ever Team. « Mais il existe d'autres solutions de gouvernance qui se sont imposées comme des solutions autonomes : la Ged est dans ce cas l'une des applications suivies par l'outil de gouvernance, au même titre que d'autres ». Le principe : un module de gouvernance recense et cartographie les types de documents créés et manipulés par chaque entité de l'entreprise. « Il est dès lors possible de définir des règles de conservation à appliquer pour chaque type de document et donc d'informatiser la gestion de son cycle de vie », précise le même expert.
Limiter le nombre de solutions « intermédiaires »
Pour les entreprises qui collectent et numérisent de nombreux papiers dans le cadre de leurs activités - elles sont toujours nombreuses -, Aline Saponara, responsable commerciale de Kodak Alaris conseille de son côté de prendre le temps de sélectionner des équipements de numérisation permettant d'injecter très rapidement dans le système d'information les données numériques collectées. Sans passage par une Ged intermédiaire où le collaborateur aurait à aller récupérer les documents qu'il vient de scanner... Kodak Alaris parle de « numérisation transactionnelle » pour définir les nouvelles opérations permettant de « transformer du document papier en format électronique de la façon la plus naturelle et la plus rapide qui soit ». Ce qui permettrait à la fois « de réduire les temps de numérisation et d’injection des données dans le système d’information et d’augmenter le temps passé auprès des administrés, clients ou patients... »
Un vœu pieux ? Pas vraiment... Dans un souci de ne pas alourdir le système d'information d'une nouvelle Ged intermédiaire, où seraient versés les documents en attente de traitement, Kodak Alaris offre la possibilité d'expédier très facilement au bon endroit « les documents ou liasses de documents numérisés », explique Aline Saponara. Concrètement, son logiciel Kodak Capture Pro v5.0, a par exemple été conçu pour faciliter l'envoi des données vers les applications métier ou des plateformes de Ged et de collaboration, comme Microsoft Sharepoint. Présenté fin 2014, il permet de numériser tous types de document (formulaire, facture...) et d'automatiser les processus d'indexation et d'extraction de données.
Dans un autre style, le nouveau logiciel Kodak Info Input dispose, lui, de toutes les fonctionnalités utiles pour automatiser « la saisie, le classement et l’extraction d’informations des formulaires papier » (lecture de code-barres, reconnaissance optique de caractères, indexation...). En mode « par lot » (ce qui nécessite une « applet », autrement dit une petite application qui s'exécute dans le navigateur web), cette solution permet d’importer – directement – les documents dans plusieurs applications métier et systèmes de gestion de contenu (EMC Captiva, Kofax ou IBM Filenet...). Et en « mode transactionnel », elle offre un accès à des interfaces de programmation (API, pour Application Programming Interfaces) qui permettront d'intégrer directement les outils de numérisation dans tous types d'applications déjà déployées dans l’entreprise (Sales Force.com, SAP...).
Côté équipements, le nouveau scanner ScanMate i1180 est pour sa part doté d'une fonctionnalité innovante, baptisée Smart Touch qui permet aux opérateurs « de numériser et d’envoyer les images vers des emplacements prédéfinis, par une simple pression sur un bouton », conclut Aline Saponara. Preuve s'il en est que les projets de rationalisation des systèmes d'information ne se font pas uniquement en aval, une fois les applications de Ged déployées. Ils peuvent aussi de plus en plus être envisagés dès les premières étapes de création des données, en privilégiant les équipements qui pourront facilement s'interfacer avec les applications déjà installées.
_______________________________________________________________________________________________________________
+ repères
Principales pistes pour rationaliser son parc d’applications
- initier un projet de gouvernance du système d'information
- adopter une architecture basée sur un socle transversal
- privilégier les solutions de Ged transversales
- sélectionner des équipements de numérisation permettant d'injecter les données très rapidement dans le SI
