Serda-Archimag édite son cinquième rapport sur la gouvernance de l’information, et le moins que l’on puisse dire, c’est que l’on peut - enfin ! - mesurer sa mise en œuvre dans les organisations en France, tant dans le secteur privé que dans le secteur public.
L’édition 2016 de notre enquête annuelle sur la gouvernance de l’information met en évidence la progression importante en quelques mois des projets de mise en œuvre (1). Comme si les deux années précédentes avaient marqué le pas et que, depuis quelques mois, la démarche de gouvernance avait repris sa course en avant : + 4 points en 1 an, passant de 62 % à 66 % des répondants.
À ce jour, on mesure une progression de 40 % sur 5 ans, ce qui en fait une démarche prioritaire dans les organisations tous secteurs confondus, pour répondre tout autant à la digitalisation des modes de travail qu’aux contextes économique et juridique contraignants.
Dorénavant plus de 7 organisations sur 10 sont engagées dans une démarche de gouvernance de l’information, et privilégient l’approche partielle et un mode d’organisation mixte qui est largement plébiscité par tous. Le palier des 60 % a été largement franchi cette année, on note une progression forte sur un an de la gouvernance de l’information dans les organisations.
Ecart entre le secteur public et le secteur privé
En revanche, l’écart entre le secteur public et le secteur privé reste important. Le secteur public tarde toujours à se mettre à niveau dans le domaine de la gouvernance et plus généralement dans celui de la digitalisation, malgré toutes les incitations publiques actuelles. Ainsi 72 % des entreprises privées ont mis en place une gouvernance de l’information, de manière globale ou partielle ; pour 7 % d’entre elles, un projet est prévu à court terme (2016 ou 2017). Mais seulement 56 % des organisations publiques (administrations, établissements publics et collectivités) ont avancé ; il n’y a toujours pas de progrès, malgré le plan France numérique 2020, les réglementations publiées (2), qui en ont fait un des axes pour la simplification administrative. La progression est d’ailleurs plus forte dans le secteur privé (+ 5 points en 1 an) que dans le secteur public (à peine 2 points).
Question des règles et process
Autre enseignement de l’enquête de cette année qui confirme le passage à la réalisation des projets de gouvernance de l’information : la place occupée par la question des règles et process. Cet enjeu passe de la 5e à la 2e place avec 52 %. Il a progressé de 19 points en 1 an ! On peut rapprocher cette progression de celle de la place occupée par les directions des systèmes d’information qui dorénavant occupent la 1ère place des acteurs principaux de la mise en œuvre des projets de gouvernance. L’année dernière, les DSI pointaient à la 3e place, à 18 % ; en 2016, ils représentent pour 30 % les acteurs principaux de tels projets.
Ainsi cette nouvelle place occupée par la « définition des règles et process en matière documentaire (versionning, workflow, nommage des documents...) » rappelle avec force le besoin de concrétiser ces enjeux liés à la gestion des risques, à travers des modes opératoires et des procédures, et de construire un programme de gouvernance qui allie à la fois méthodes de travail, outils et solutions logicielles.
Valorisation des informations en tant que capital immatériel
Par ailleurs, la valorisation des informations en tant que capital immatériel a presque doublé dans les résultats de l’enquête de cette année ; cet enjeu est passé de 25 % des répondants à 28 % en 1 an, soit une avancée de 3 points ; ce résultat renforce une avancée majeure de ce thème ces dernières années ; cet enjeu est notamment perçu comme important dans le secteur public.
L’enjeu économique continue de progresser (19 %), mais n’est toujours pas un motif suffisant pour déclencher un projet de gouvernance de l’information ou, en tout cas, le bénéfice ou le retour sur investissement ne sont pas perçus comme suffisamment incitatifs. Ils sont toujours placés en dernière position. Cela confirme le classement des différents enjeux déjà perçus les années précédentes, et c’est bien l’ensemble et leur équilibre qui constituent à notre sens une bonne gouvernance de l’information.
Problématique d’archivage électronique plus critique
Autre enseignement, la progression de la migration du papier vers l’électronique qui continue ; les chaînes de dématérialisation sont de plus en plus intégrées aux processus de travail, en revanche la problématique devient plus critique au niveau de l’archivage électronique.
À travers les résultats du classement des défis relevés par les répondants de l’enquête, on voit que le défi de l’archivage électronique fait un bond en avant spectaculaire. Il passe de la 4e à la 1ère place, c’est dorénavant le défi majeur pour 58 % des organisations, tous secteurs confondus. Il prend 26 points en 1 an !
Cette progression fait écho au quotidien des organisations qui incitent de plus en plus leurs équipes à organiser et conserver les contenus bureautiques, des photos, des vidéos, et à indexer des fichiers pour les rendre accessibles (+ 12 points sur le défi que représente « le partage et la collaboration »), puis à les archiver en fonction du cycle de gestion. Mais, face à plus de 100 To de fichiers comme pour certaines entreprises aujourd’hui, comment repérer dans la masse bureautique entre les serveurs partagés, les disques durs externes ou pas, etc., les « bons » fichiers à préserver, les dossiers électroniques devant faire l’objet d’une conservation au-delà d’une utilisation courante ?
Pendant ce temps, le support papier devient progressivement obsolète et recule tout doucement de la 1ère à la 4e place.
Il ne faut dorénavant plus confondre Ged et SAE ou système d’archivage électronique. Pour rappel, un SAE n’est accessible qu’à très peu de personnes, notamment pour en assurer correctement la sécurité. Il ne peut donc pas être confondu avec l’emplacement de stockage de fichiers dématérialisés. C’est donc un sujet à ne pas sous-estimer et sur lequel se penchent de plus en plus les DSI.
Salarié ou un agent face à la gestion du poste de travail
Le défi lié « au partage et la collaboration sur les fichiers » reste en deuxième place (46 %). Il est complété des défis quotidiens pour un salarié ou un agent que représentent « le traitement des e-mails », « la gestion du cycle de vie des documents », papier ou électroniques, ou « la disparité du parc des solutions »... Comme l’an dernier, la gestion du poste de travail au quotidien est une problématique prégnante. L’utilisateur interpelle son organisation pour lui demander de simplifier ses accès aux ressources d’information, de concevoir des modes de partage et de stockage d’information de plus en plus intégrés. Ainsi la « dématérialisation des dossiers de travail » et la « gestion électronique des courriers » sont devenues des préoccupations importantes pour optimiser les accès et partages de documents et simplifier la diffusion, à l’heure du déploiement de nouvelles habitudes de travail (travail collaboratif, nomadisme, mobilité, accessibilité, flex office...).
Les cinq défis classés en dernier relèvent plus de la préoccupation d’experts ou de spécialistes - la veille, l’intelligence économique, le cloud computing, ou la gestion des data publiques ou à caractère personnel.
À noter que « la gestion des factures », qui est pourtant devenue un sujet commun à toutes les organisations publiques ou privées, reste considérée comme un sujet uniquement métier. Ce qui est alertant au vu des évolutions actuelles de la réglementation qui contraint les organisations à une dématérialisation complète de la chaîne de mise en paiement (marchés, achats, facturation, suivi, contrôle de légalité...).
Solutions logicielles et outillage
L’enquête 2016 est donc pleine d’enseignements, elle permet également de mettre en évidence les profils de solutions logicielles les plus plébiscitées et met l’accent sur la réalité du niveau d’outillage dans les organisations. Le rapport (3) est aussi une grille de lecture qui permet à toute organisation de mesurer la réalité de sa mise en œuvre, ou pas, en termes de gouvernance, d’identifier son état d’avancement... et ce qui lui reste à faire. Bonne lecture !
Caroline Buscal
Manager de Serda Conseil.
(1) Enquête élaborée au cours du 1er trimestre 2016 et menée auprès de 250 organisations, tous secteurs d’activité confondus, sur la base de 120 questions.
(2) Décret 2016-131 du 10 février 2016 portant réforme du droit des contrats, du régime général et de la preuve des obligations, article 1379 :
« La copie fiable a la même force probante que l’original. La fiabilité est laissée à l’appréciation du juge. Néanmoins est réputée fiable la copie exécutoire ou authentique d’un écrit authentique.
“Est présumée fiable jusqu’à preuve du contraire toute copie résultant d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’acte, et dont l’intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d’État.
‘Si l’original subsiste, sa présentation peut toujours être exigée’.
