(ad) Vitam (aeternam), l'archivage électronique de l'Etat

Sommaire :

• Archivage électronique : entrez dans le système !
• Comment mettre en place et gérer un système d'archivage électronique
• Quelle sécurité pour l'archivage électronique ?
• (ad) Vitam (aeternam), l'archivage électronique de l'Etat
• Un système d'archivage électronique à l'épreuve de l'interopérabilité​
• L'intérim archive en électronique

Face à l'accroissement des données qu'il produit, l'Etat a décidé de se doter d'une nouvelle plateforme d'archivage numérique qui servira de socle commun à toutes les administrations. D'un coût de 15 millions d'euros, Vitam devrait être opérationnel à l'horizon 2019.

Le 9 mars 2015, sous les lambris d'un hôtel particulier du septième arrondissement, deux ministres lançaient un ambitieux chantier : Fleur Pellerin et Thierry Mandon, alors en charge de la Culture et et de la Réforme de l'Etat, annonçaient la création d'une plateforme destinée à assurer l'archivage numérique des données produites par l'Etat. Baptisé Vitam (valeurs immatérielles transmises aux archives pour mémoire), ce programme aura vocation à conserver la production documentaire des administrations de l'Etat, mais aussi celle des collectivités.

"Vitam assurera l’équilibre entre la mémoire de la nation et l’accès aux documents administratifs dans le respect de la protection de la vie privée », expliquait alors Fleur Pellerin.

Mais avant d'atteindre sa vitesse de croisière, Vitam sera d'abord déployé dans les trois ministères qui oeuvrent à sa mise en place : la Culture, les Affaires étrangères et la Défense. Le choix de ces trois ministères ne doit rien au hasard : le ministère de la Culture est investi d'une mission d'archivage définitif pour tous les ministères à l'exception des Affaires étrangères et de la Défense qui procèdent eux-mêmes à l'archivage de leur propre production. A terme, Vitam deviendra le socle d'archivage électronique commun à toute l'administration. 

Archives courantes, intermédiaires et définitives

"Vitam concerne potentiellement tous les documents numériques que l'administration souhaite conserver à des fins d'archivage courant, intermédiaire ou définitif", expliquent les promoteurs du projet. Concrètement, la plateforme sera en mesure de conserver le dossier "ressources humaines" d'un agent (archive courante), un dossier dont la période d'application court toujours (archives intermédiaire) et le registre d'Etat civil des Français nés à l'étranger (archives définitives).

Un an après son lancement officiel, le projet Vitam avance à un rythme qui trouvera son apogée à l'horizon 2019 (voir encadré). Dès 2016, les premières interfaces seront livrées et des tests d'intégration seront réalisés dans les trois ministères pilotes. A la mi-2017 les premières versions de production verront le jour.

Logiciel libre, métadonnées et plan de classement

Bonne nouvelle pour les promoteurs du logiciel libre, Vitam sera développé en open source avec des interfaces (API) ouvertes. "Les bibliothèques informatiques fournies avec ces API permettront notamment de spécifier les métadonnées à associer aux contenus archivés, ainsi que les plans de classement dans lesquels ces derniers seront rangés", précise l'équipe de développement de Vitam. Et pour que la plateforme soit conforme aux besoins métier, le déploiement de ces interfaces sera mené de concert par des informaticiens et par des archivistes. 

A l'heure de l'explosion des volumes de données, les technologies retenues sont bien évidemment issues de la mouvance big data. La volumétrie du seul ministère de la Culture (sur une quinzaine d'années) est estimée à plusieurs dizaines de milliards d'objets : fichiers bureautiques, images, courriels, plans 3D, production sur les réseaux sociaux... Au-delà du volume, la question du temps d'accès se pose avec acuité pour les archivistes : une vélocité de moins de cinq secondes en moyenne est annoncée pour accéder au document. 

Tout cela a un coût : 15 millions d'euros qui seront financés par le programme d'investissement avenir (PIA). Le retour sur investissement est estimé à trois ans.

+ repères

Le calendrier de Vitam

• 9 mars 2015 : lancement du programme Vitam
• 12 août 2015 : publication des marchés pour la prestation de développement et d’intégration
• 30 septembre 2015 : fin de remise des offres
• Début 2016 : notification des marchés
• Mi-2016 : premiers livrables du socle Vitam (sous forme d’interfaces testables par les ministères)
• Mi-2017 : finalisation de la première version de production
• Mi-2018 : finalisation de la seconde version de production
• Mi-2019 : finalisation de la troisième version de production

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