Mettre en oeuvre la conservation à long terme des documents électroniques - sans modifier les habitudes d’accès à ceux-ci - est une préoccupation majeure des organisations, sachant que les utilisateurs n’ont pas forcément conscience des risques associés à une mauvaise administration du records management.
PUBLI-INFO. La gestion cohérente des archives électroniques, numérisées et physiques pour assurer une transition numérique conforme aux bonnes pratiques et aux obligations légales, est souvent perçue comme une nécessité, mais sa mise en oeuvre parait complexe. En effet, les organisations disposent souvent d’un système d’information structuré pour répondre aux besoins opérationnels mais déployé sans avoir pris en considération les enjeux liés à une bonne gestion des assets électroniques sur le long terme.
C’est pourquoi, en capitalisant sur son expérience dans la gestion des archives physiques, Spark Archives a développé autour de son système d’archivage électronique (SAE) des connecteurs permettant d’intégrer des fonctions de dépôt et de recherche au sein même des logiciels et applications métiers. Ainsi, l’archivage électronique est simple et son utilisation est totalement transparente pour les utilisateurs. Grâce à ces connecteurs, il devient possible d’accéder à tous les documents archivés directement depuis ces applications métiers et d’en ajouter de nouveaux.
Imaginons que vous soyez en train de traiter le dossier de sinistre automobile d’un client et que vous ayez besoin de consulter une pièce déjà archivée du dossier. Dans votre application métier, grâce à l’intégration de Spark Archives, il vous suffit de cliquer sur « Voir les pièces » pour que celles-ci soient automatiquement récupérées depuis le SAE et s’affichent à l’écran. L’opération est totalement transparente pour l’utilisateur.
Cette interaction avec le SAE peut se faire de deux manières :
- par le biais d’une intégration au sein du système ouvert offert par Spark Archives. Ceci permet de faire appel au SAE Spark Archives via les logiciels métier (facturation, comptabilité, RH, CRM, etc.).
- par le biais de connecteurs dédiés permettant aux applications de GED et de messagerie de communiquer avec le SAE Spark Archives.
La finalité est d’opérer une sécurisation et une pérennisation des contenus sans faire table rase de l’existant. Spark Archives fournit un socle transverse et intégré de gestion des règles de conservation, des droits d’accès et de gestion du stockage dans le respect des normes.
« Cas pratique »
Un groupe énergétique international, après comparatifs et études sur les solutions d’archivage physique et/ou électroniques, a choisi la solution Spark Archives physiques dans un premier temps, puis l’a complétée par l’archivage électronique récemment. La première tranche a permis de bien référencer et diffuser la politique de conservation des documents.
Une fois cette politique mise en oeuvre et appliquée automatiquement aux documents physiques, l’extension de l’usage de ces référentiels s’est propagée aux documents électroniques avec deux flux pilotes : un flux de versement manuel de documents bureautiques (des contrats) par les utilisateurs, un flux automatisé direct depuis l’éditique pour l’archivage des bulletins de paye.
Cette mise en oeuvre progressive a facilité l’adoption par les utilisateurs et responsables de cette gouvernance centralisée et automatisée de l’information. Ce grand groupe dispose aujourd’hui d’une solution unifiée et à couverture mondiale de gestion des données, tout en assurant une indépendance technique sur les formats sources et les applications productrices des documents.
Contact
Lionel Husson
Directeur de Spark Archives
Tél. : 01 46 29 25 25
E-mail : sparkarchives@kleegroup.com
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