Les logiciels de gestion d'archives sont aujourd'hui capables de prendre en charge une multitude de documents et proposent la possibilité de les convertir dans un format pérenne de type PDF/A. Disponibles en mode Saas ou en licence, ils sont de plus en plus paramétrables selon les besoins des clients. Panorama et tableau comparatif.
Le papier n'a pas dit son dernier mot et le numérique poursuit son irrésistible croissance. Résultat : les entreprises doivent être en mesure de traiter un double flux documentaire physique et dématérialisé. A leur disposition, de nombreux logiciels dédiés à la gestion d'archives sont présentés dans le tableau ci-contre.
Premier constat : les éditeurs ont pensé aux clients qui souhaitent alléger leur maintenance informatique avec des solutions proposées en mode Saas (sans installation sur les serveurs et accessibles via un simple navigateur). Plébiscité dans de nombreux domaines (gestion du courrier, veille...) le mode Saas gagne également la gestion d'archives. Il est proposé par tous les éditeurs, certains mettant même en avant le caractère "souverain" de leur offre avec une localisation sur le territoire français. Notons que le mode Saas est compatible avec les principaux navigateurs du marché (Firefox, Safari, Microsoft Edge et Chrome). Les éditeurs ont également pensé aux organisations qui préfèrent disposer d'une solution sur leur serveur et une très large majorité d'entre eux propose cette possibilité.
Deuxième constat : les solutions présentées ici sont capables de prendre en charge une multitude de documents : fichiers bureautiques (Word, Excel...), courriers électroniques, flux XML, images (jpg, png, gif...), fichiers compressés... Une fonctionnalité de conversion de formats est également présente dans toutes les solutions, généralement vers un format numérique pérenne comme le PDF/A.
Des types de classement paramétrables
Du côté des outils d'import, certaines solutions offrent une pluralité de modes d'action : par le portail éditeur, via des liens FTPS ou par service web. La possibilité d'acquisition de documents en masse est également répandue.
Bonne nouvelle pour les archivistes, les logiciels contemporains proposent une grande variété de types de classement. La plus pratique étant probablement la reprise du plan de classement en vigueur dans l'organisation. Le mode "arborescence" est également proposé ainsi que la création d'armoires virtuelles. D'une façon générale, ces solutions se singularisent par leur capacité à être paramétrées selon les besoins du client.
Autre bonne nouvelle : toutes les solutions proposent un module de suivi des versements en temps réel. Les moteurs de recherche, quant à eux, proposent désormais des capacités élevées. Simple, avancée ou fédérée, la recherche peut être réalisée par typologie de document, par métadonnée ou en plein texte. Elle peut également être enregistrée soit sur des requêtes locales soit sur des requêtes globales. Chez certains éditeurs, la recherche fédérée peut s'effectuer sur l'ensemble du fonds (papier ou électronique).
La quasi totalité des acteurs présents dans notre panorama peut se prévaloir d'une conformité avec la norme Afnor NF Z 42-013 (archives électroniques). Seul l'un d'entre eux explique être "en cours de certification". En revanche, tous n'ont pas reçu la certification de la norme Afnor NF Z 40-350 (archives papier). Chez Klee Group, on explique que cette norme "est non applicable aux éditeurs".
Secteur privé, secteur public
Les références client des éditeurs font apparaître des entreprises du secteur privé (de la PME aux grands comptes), mais aussi des organisations publiques au sens large : mairies, administrations, tribunaux... A la recherche de nouveaux clients, les éditeurs sont très souvent présents sur les segments public et privé, ce qui comporte au moins un avantage : ils connaissent les enjeux et les contraintes dans chacune des deux communautés.
Reste la question du prix. Sans surprise, les acteurs optent pour un prudent "non communiqué" ou pour un justifié "sur devis". Il est en effet difficile de communiquer un prix standard car plusieurs variables impactent la facture finale : volumétrie, spécificités, nombre d'utilisateurs... Selon le périmètre retenu, une fourchette se dégage : à partir d'environ 10 000 euros jusqu'à plusieurs centaines de milliers d'euros le tout étant exprimé en prix hors taxes. Sans perdre de vue que ces tarifs peuvent être discutés dans le cadre d'une négociation entre éditeur et client.
<<< Tableau comparatif des solutions de gestion d'archives >>>
