Pouvant numériser jusqu’à une centaine de pages par minute, les scanners petit volume répondent à des besoins de production relativement constants, la plupart du temps dans le cadre d’une Ged. Et pour se rendre encore plus indispensables, ils misent aussi sur leur polyvalence.
On souligne régulièrement la difficulté de faire entrer les scanners dans des catégories homogènes : scanners de bureaux, de service, départementaux, de production… La performance en nombre de pages numérisées est certes un critère important, mais pas exclusif. Les scanners destinés à de petits volumes de numérisation n’échappent pas à ce constat. Il suffit de regarder les prix : le premier prix est inférieur au millier d’euros quand le plus cher dépasse allègrement 6 000 euros !
cartes, Vitale, bancaire, d’identité
Mais cette disparité ou variété de l’offre est probablement une réponse à des besoins qui eux-mêmes ne sont pas forcément homogènes. Tous les produits acceptent le format A4 - format professionnel le plus courant -, et assez souvent le format A3 (quitte à le plier en deux pour le scanner et à le reconstituer avec le logiciel). Tous aussi traitent les chèques et les cartes de visite. Le chargeur est également ouvert à d’autres cartes, Vitale, bancaire, d’identité… Selon les modèles, documents longs ou épais peuvent être traités, de même que des livres reliés. On quitte ici une logique de production pour entrer dans du ponctuel. Il n’est pas étonnant que ces scanners puissent s’adresser autant à des professionnels indépendants et des TPE qu’à des entreprises de types PME-PMI.
Reste que les scanners petit volume sont d’abord choisis dans le cadre d’une Gestion électronique de documents (Ged). C’est ce que souligne Kevin Nadin, responsable France chez le distributeur Autrex, qui souligne avoir affaire “autant à des nouveaux achats qu’à des remplacements”. Il précise aussi qu’intégrer un achat de scanner dans un projet de Ged permet de bénéficier de fonctionnalités de traitement à la fois plus souples et plus performantes que celles des logiciels embarqués nativement dans les scanners.
Si la volumétrie quotidienne s’étage de 6 000 à 25 000 pages, il faut aussi être attentif aux fonctionnalités en place, dont dépend aussi beaucoup la productivité à obtenir. On pense en particulier à :
- la détection de doubles (par ultrason) ;
- la détection de documents agrafés ;
- la détection et suppression de pages vierges ;
- la détection automatique des couleurs et du monochrome (pour conserver les documents dans leur aspect d’origine et optimiser la taille des fichiers) ;
- la distinction de lots ;
- la numérisation recto-verso automatique ;
- des fonctions de préréglage du contraste ;
- des fonctions d’envoi direct vers une destination prédéfinie (mail, dossier réseau, etc.) ;
- des fonctions de post-impression permettant d’imprimer des informations sur les documents originaux après numérisation à des fins de gestion ou de conformité… (Pour plus de détails et d’informations, voir le guide pratique Archimag n°55 “dématérialisation et pérennité de l’information”)
panneau de commande tactile
L’ergonomie est également considérer (place du chargeur, sortie des documents par l’avant ou par l’arrière) ; le panneau de commande tactile se généralise. Côté connexion, l’acceptation de l’USB est universelle. Au contraire du wifi, qui peut parfois être proposé, mais ne correspond pas à un besoin très répandu : il n’est pas question ici de mobilité et les bureaux et les équipements sont généralement pourvus des câblages et ports nécessaires.
En résumé, pour Kevin Nadin, les conseils d’achat à donner en priorité à un client sont au nombre de trois : s’assurer de la bonne préhension du papier (qu’il faut tester avec ses propres lots de documents), la robustesse du scanner (on peut se préserver avec une durée de garantie longue) et… le prix des consommables ! On ne l’identifie pas forcément en amont du projet d’équipement, il faut pourtant éviter les mauvaises surprises qui peuvent laisser des regrets.
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